Uprość dokonywanie zamówień – przyłącz się do grupy zakupowej

Do podstawowych korzyści związanych z funkcjonowaniem grup zakupowych zalicza się:

-       uzyskanie lepszych warunków zakupów, w tym przede wszystkim cen – rozmiar i zakres przedmiotu zamówienia wpływa na zainteresowanie nim wykonawców, co prowadzi do możliwości uzyskania przez zamawiających korzystniejszych cen zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych, jest to innymi słowy osiąganie takiej koordynacji popytu, która prowadzi do wystąpienia korzyści skali,

-       zmniejszenie kosztów transakcyjnych (dla dostawcy bardziej opłacalne jest negocjowanie z grupą niż indywidualnymi przedsiębiorcami),

-       zintensyfikowanie konkurencji wśród dostawców,

-       korzyści natury organizacyjnej – drobni zamawiający czy tacy, którzy nie dysponują kadrą odpowiednio przygotowaną albo do udzielania zamówień publicznych w ogóle, albo odnośnie do konkretnego zamówienia – ze względu na jego przedmiot, rozmiar czy zakres, mogą skorzystać z zasobów, infrastruktury, kadry, wiedzy i doświadczenia innej jednostki. 

Granicą możliwości łączenia przedmiotów zamówienia do wspólnego postępowania jest zachowanie zasad uczciwej konkurencji i równości wykonawców. Nieprawidłowe byłoby takie połączenie zamówień przez poszczególnych zamawiających, które będzie miało na celu albo wyeliminowanie z ubiegania się o zamówienie określonych wykonawców lub grup wykonawców albo faworyzowanie pewnych podmiotów. Problem dotyczy głównie małych i średnich przedsiębiorstw. Po utworzeniu grupy zakupowej zamówienie może stać się dla nich po prostu nieosiągalne.

Zwiększanie rozmiaru czy zakresu zamówienia może w niektórych sytuacjach nie przynieść zamawiającym oczekiwanych korzyści. Dotyczy to przedmiotów zamówienia, których realizacja wiąże się dla wykonawców z dużym ryzykiem. Przykładowo chodzi o duże zakupy sprzętu komputerowego rozłożone w czasie. Wtedy korzyści z efektu skali mogą okazać się mniejsze niż koszty ryzyka związanego np. z kursem waluty lub trudnościami związanymi z koniecznością zgromadzenia dużej ilości sprzętu.

Wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy Pzp mogą zdecydować się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia bez konieczności spełniania jakichkolwiek przesłanek lub warunków. Istnienie po stronie określonego podmiotu obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych nie stanowi przeszkody w udzieleniu przez niego zamówienia łącznie z innym podmiotem, który nie ma takiego obowiązku. Utworzenie grupy zakupowej nie pozbawia jednak nigdy statusu zamawiającego określonego ustawą Pzp.

Przy stosowaniu art. 16 ust. 1 ustawy Pzp trzeba wyznaczyć jednego ze wspólnie zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Brak takiej czynności uniemożliwia zastosowanie tej konstrukcji.

Pozycja zamawiającego działającego w imieniu i na rzecz pozostałych członków grupy zakupowej jest podkreślana poprzez wskazanie, że wypełnienie przez wykonawcę obowiązku wobec tego zamawiającego jest równoznaczne z wypełnieniem go wobec wszystkich wspólnie działających zmawiających.

Nie jest możliwe wyznaczenie przez porozumiewających się zamawiających do przeprowadzenia postępowania podmiotu, który nie jest stroną porozumienia. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby wyznaczony w trybie art. 16 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający powierzył (na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy Pzp) własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

W porozumieniu należy określić:

1)      upoważnienie jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz wszystkich podmiotów tworzących grupę zakupową;

2)      podział praw i obowiązków pomiędzy wspólnie działających zamawiających;

3)      zasady kumulowania, opisu i ewentualnego podziału przedmiotu zamówienia na części;

4)      reguły, jakie będą obowiązywały w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia np. powołanie członków i sposób działania komisji przetargowej, kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty, warunki udziału w postępowaniu;

5)      czy zamawiający decydują się na odrębne zawieranie umów, czy też wyznaczony zamawiający będzie upoważniony do udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz wszystkich członków grupy zakupowej;

6)      wszelkie kwestie finansowe – zarówno te dotyczące wzajemnych rozliczeń pomiędzy zamawiającymi, jak i związane z prowadzonym postępowaniem, w tym m.in.:  

• koszty stałe upoważnionego zamawiającego związane z wypełnianiem obowiązku stosowania ustawy Pzp,
• koszty dotyczące bezpośrednio prowadzonego postępowania,
• koszty przygotowania postępowania,
• ewentualne wynagrodzenie dla podmiotu przeprowadzającego postępowanie (choć ustawa nie przewiduje obowiązku takiego wynagrodzenia);

7)      kwotę, jaką zamawiający zamierzają przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 86 ust. 3 ustawy Pzp) oraz ewentualną możliwość jej zwiększenia (art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp) a także zasady przekazywania tych informacji zamawiającemu prowadzącemu postępowanie – przy wspólnym udzielaniu zamówień obie kwoty będą stanowić sumę możliwości finansowych poszczególnych zamawiających.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy Pzp, przepisy dotyczące zamawiającego stosuje się odpowiednio do wspólnie działających zamawiających. Oczywiście nieuzasadnione byłoby oczekiwanie, żeby każdy z członków grupy zakupowej wykonywał wszystkie, bądź część czynności w postępowaniu. W tym celu jest wyznaczany zamawiający działający w imieniu i na rzecz pozostałych.

W postępowaniach prowadzonych w imieniu grupy zakupowej zastosowanie mają wszystkie zasady udzielania zamówień publicznych w szczególności zasada przejrzystości. Dla spełnienia postulatu przejrzystości niezbędne jest m.in. ustalenie klarownych zasad wspólnego udzielania zamówień, w szczególności podziału obowiązków pomiędzy tych zamawiających, zasad finansowania, części przedmiotu zamówienia przypadających na konkretnego zamawiającego itd.

Jeśli chodzi o kwestie związane z przygotowaniem postępowania, to zamawiający mogą podzielić między siebie poszczególne związane z tym obowiązki bądź też może je wykonywać jeden z nich (w szczególności ten wyznaczony do przeprowadzenia postępowania).

Do obowiązków zamawiającego wyznaczonego przez członków grupy zakupowej do prowadzenia postępowania należy m.in.:

• zamieszczanie ogłoszeń, w szczególności ogłoszenia o zamówieniu (w którym musi zaznaczyć, że występuje w imieniu podmiotów wspólnie realizujących zamówienia, wskazując jednocześnie te podmioty),
• sporządzenie protokołu,
• uwzględnienie wspólnych udzielonych przez niego zamówień w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach; trzeba jednak podkreślić, że jeśli zamawiający jest upoważniony tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (a nie do zawarcia umowy) i na skutek przeprowadzonego postępowania umowy zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, obowiązek ujęcia ich w sprawozdaniu rocznym spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

Zamawiający mogą wyznaczyć spośród siebie zamawiającego upoważnionego jedynie do przeprowadzenia postępowania. Wówczas w następstwie takiej procedury każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę, której przedmiotem jest jego część zamówienia. Oczywiście warunkiem jest tutaj, by przedmiot postępowania był świadczeniem podzielnym.

W przypadku zawierania odrębnych umów przez zamawiających działających wspólnie, zobowiązanie wykonawcy wynikające z oferty musi być tożsame z sumą umów zawieranych przez poszczególnych zamawiających (sumą w zakresie przedmiotu zamówienia i sposobu jego świadczenia oraz wynagrodzenia należnego wykonawcy).

Jeżeli zamawiający zawierają odrębne umowy w zakresie właściwych dla siebie części, to w tych umowach zamieszcza się te specyficzne, właściwe dla nich, treści. Jeśli natomiast wyznaczony zamawiający podpisuje umowę w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, to jej treść musi uwzględniać specyfikę wynikającą z konieczności realizacji przez wykonawcę świadczenia na rzecz poszczególnych zamawiających.

Z umowy musi wynikać:

• jasny podział przedmiotu zamówienia pomiędzy poszczególnych zamawiających,
• odpowiednie wskazanie miejsc realizacji zamówienia,
• specyfika sposobu świadczenia na rzecz konkretnego zamawiającego,
• jasne zasady rozliczeń finansowych między zamawiającymi a wykonawcami.

Z praktycznego punktu widzenia należy jeszcze zwrócić uwagę na pewien aspekt techniczny – liczbę egzemplarzy umowy. Oczywiście nie jest on przedmiotem regulacji ustawowych. Zamawiającego, w imieniu i na rzecz którego została zawarta umowa, obowiązuje zasada jawności umów (art. 139 ust. 3 ustawy Pzp), a posiadanie własnego egzemplarza umowy bez wątpienia ułatwi jej realizację.

Źródło: www.uzp.gov.pl

Opracowanie: