Uwaga! Od 18 kwietnia 2017 r. nowe obowiązki po stronie centralnych zamawiających i części wykonawców
Wraz z nadejściem wiosny centralni zamawiający będą testować i stosować w praktyce nowe narzędzia w ramach postępowań dotyczących zamówień publicznych. Wykonawcy, którzy będą starać się o uzyskanie zamówień w takich jednostkach, są z kolei zmuszeni zadbać o podpis elektroniczny – bez niego nie złożą już skutecznej oferty. Konieczność wprowadzenia elektronicznej komunikacji w postępowaniu przetargowym dotyczy na razie tylko części jednostek zamawiających. Szczegóły w artykule.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020) w postępowaniach wszczętych po 18 kwietnia 2017 r. centralni zamawiający będą mogli kontaktować się z wykonawcami wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W przypadku zaś postępowań wszczętych, ale niezakończonych przed tą datą:
- komunikacja między centralnym zamawiającym, a wykonawcą może nadal odbywać się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że w razie przekazywania informacji faksem lub przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron, na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania,
- w przypadku zamówień na roboty budowlane lub konkursów, zamawiający może wymagać użycia narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych, z tym zastrzeżeniem, że narzędzia te muszą być ogólnodostępne, albo zamawiający zapewni do nich alternatywne środki dostępu.
Dodatkowo, w postępowaniach wszczętych, ale niezakończonych przed 18 kwietnia 2017 r., oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu muszą być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Dopuszczalne jest, jeżeli zamawiający wyrazi na to zgodę, przedstawienie ich w postaci elektronicznej z podpisem własnoręcznym lub kwalifikowalnym.
|
Pamiętaj Zgodnie z art. 15b ust. 1 ustawy Pzp centralny zamawiający to podmiot, który:
|
Obowiązek komunikacji elektronicznej będzie dotyczył wszystkich oświadczeń składanych w procedurze zamówieniowej centralnego zamawiającego, w tym ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wyjątek stanowi formularz Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), który będzie składany wyłącznie elektronicznie od 18 kwietnia 2018 r. (zgodnie z art. 15 ust. 2 nowelizacji ustawy Pzp).
Wymogi dotyczące urządzeń i narzędzi do komunikacji
Centralni zamawiający zgodnie z nowymi przepisami ustawy Pzp będą zobowiązani do określenia w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania, zaroszeniu do składania ofert lub negocjacji, w jaki sposób mają być przedstawiane informacje w ofercie wykonawcy.
W związku z tym, że oferta będzie miała formę katalogu elektronicznego, ogłoszenia o zamówieniach będą musiały zawierać dane techniczne dotyczące:
- formatu katalogu elektronicznego,
- parametrów sprzętu niezbędnego do sporządzenia oferty,
- warunków i specyfikacji połączenia.
Istotnym wymaganiem w stosunku do zamawiających jest to, aby narzędzia i urządzenia używane do komunikacji elektronicznej spełniały generalne zasady Prawa zamówień publicznych tj. nie naruszały zakazu dyskryminacji oraz zapewniały równy dostęp do postępowania.
Zgodnie z art. 10b ustawy Pzp urządzenia i narzędzie używane do komunikacji w postępowaniu muszą być np. ogólnodostępne oraz interoperacyjne z powszechnie stosowanymi na rynku oprogramowaniami, i nie mogą ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania.
|
Ważne Stosowane przez zamawiających programy przetargowe muszą być tak skonstruowane, aby każdy wykonawca mógł za ich pośrednictwem złożyć ofertę bez ponoszenia niewspółmiernych kosztów finansowych i czasowych i aby taki program wszystkim zainteresowanym podmiotom skuteczne złożenie oferty. |
To zamawiający zapewni dostęp do odpowiednich narzędzi
Centralni zamawiający, co do zasady, powinni stosować ogólnodostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików. W razie odstąpienia od tej reguły muszą zaoferować do nich dostęp, który będzie nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny od dnia ogłoszenia zamówienia. Jeżeli wykonawcy nie będą mogli uzyskać takiego dostępu, centralni zamawiający będą zobowiązani w terminie umożliwiającym przystąpienie do postępowania:
- zapewnić możliwość zastosowania tymczasowych narzędzi lub
- udostępnić inny środek komunikacji elektronicznej.
Podobnie będzie należało postępować z programami do modelowania danych budowlanych.
Ponadto dane zgromadzone w programie muszą się „otwierać”, przesyłać i archiwizować w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią oferty i dokonanie jej oceny.
O czym powinien pamiętać wykonawca
Wykonawcy będą musieli przedstawiać centralnemu zamawiającemu oferty w formie katalogu elektronicznego lub dołączać do oferty taki katalog, w zależności od wymagań zamawiającego. Wskazać przy tym trzeba, że wykonawcy nie złożą w tym przypadku oferty bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
|
Pamiętaj Zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy Pzp oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału postępowaniu składane centralnemu zamawiającemu muszą być sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oferta złożona bez zachowania wymaganej formy będzie nieważna. Zostanie ona odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. |
Rezygnacja z elektronicznej komunikacji – tak, ale pod pewnymi warunkami
Centralni zamawiający są więc zobowiązani do dokonania daleko idących zmian przy organizacji postępowania przetargowego, zwłaszcza, że odstąpienie od wymogu użycia środka komunikacji elektronicznej jest możliwe jedynie po wykazaniu spełnienia restrykcyjnych przesłanek. Zgodnie z art. 10 c ustawy Pzp sprowadzają się one do wykazania braku możliwości użycia środków komunikacji elektronicznej z przyczyn technicznych lub bezpieczeństwa informacji.
dr Małgorzata Dobrzyńska- Dąbska
kancelaria Allen & Overy, A. Pędzich sp. k.
