Sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia należy do wyłącznych uprawnień oraz obowiązków zamawiającego i jest jedną z najważniejszych czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ponieważ wskazuje na rzeczywiste potrzeby zamawiającego. Zamawiający jest gospodarzem postępowania i ma prawo, wyznaczając cel, jaki zamierza zrealizować, opisać go adekwatnie do tego celu. Musi przy tym jednocześnie zachować obiektywizm w formułowaniu opisu swoich potrzeb (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 26 stycznia 2017 r., sygn. akt KIO 75/17).
Jeżeli przedmiotem zamówienia jest rozbudowa systemu zarządzania ruchem i komunikacją w mieście, to system ten, jak już wynika z jego nazwy, jest kolejnym etapem prac wobec zrealizowania i funkcjonowania systemu wykonanego w ramach I etapu. Naturalne jest, że przedmiot zamówienia nie jest prostym zamówieniem na dostawę lub usługę, lecz jest to skomplikowany zespół czynności (robót budowlanych, dostaw, usług), które może zrealizować tylko bardzo doświadczony wykonawca. Fakt, iż przedmiot zamówienia został zakwalifikowany bezspornie i poprawnie jako roboty budowlane, implikuje jako naturalne sformułowanie warunków udziału w postępowaniu z uwzględnieniem m.in. doświadczenia w kierowaniu robotami budowlanymi także w zakresie systemów zarządzania ruchem.