Zmiany w formularzach ogłoszeń unijnych – co nowego w eNotices 2

Od 25 października br. do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej należy stosować wyłącznie formularze ustanowione rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2019/1780 z 23 września 2019 r. ustanawiającym standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylające rozporządzenie wykonawcze (UE) 2015/1986. Aplikacją umożliwiającą zamawiającym przekazywanie ogłoszeń w sposób zgodny z wymogami zawartymi w rozporządzeniu UE jest eNotices2.

E-formularze obsługiwane przez aplikację podlegają modyfikacjom mającym w szczególności na celu usprawnienie procesu przekazywania ogłoszeń.

Najnowsza wersja eNotices2 (wersja 1.15.2) wprowadzająca nowy format e-formularzy, została udostępniona we wrześniu 2024 roku. Aktualizacja ta zawiera wiele zmian.

Oto najważniejsze z nich:

1. Walidacja „na żywo” – narzędzie do wypełniania formularzy dynamicznie dostosowuje się do wartości w polach, aby poprawić jakość danych, pomóc w wypełnieniu wymaganych pól i uniknąć błędów. Obejmuje to następujące funkcje:

• Wszystkie bezwzględnie obowiązkowe pola są oznaczone gwiazdką.
• Pola, które stają się obowiązkowe pod pewnymi warunkami, pojawią się dopiero po spełnieniu tych warunków. Po ich wprowadzeniu pola te będą również oznaczone gwiazdką.
• Jeśli pola będą zakazane ze względu na wprowadzone wartości, zostaną oznaczone nową ikoną, aby można je było łatwo zidentyfikować i poprawić. Zachęcamy użytkowników do wypełniania formularzy, zaczynając od sekcji procedury, a następnie wypełniając informacje o partiach i w stosownych przypadkach, kończąc na wynikach.
• Niektóre pola są wyłączone z walidacji na żywo, a mianowicie pola do publikowania niektórych informacji później (pola niepublikowane). Jeśli nie potrzebujesz żadnych poufnych pól, możesz ukryć tę opcję za pomocą Ustawienia formularza -> Pola poufne -> Ustaw wszystkie niepoufne. To ustawienie będzie miało zastosowanie do nowo utworzonych ogłoszeń.

2. Zmiany regulacyjne dotyczące w szczególności nowych pól do wypełnienia i oznaczenia ich obowiązkowości, w tym:

• Zaktualizowano i zmieniono pola dotyczące podstaw wykluczenia w procedurze. Nowe pole dotyczące źródła podstaw wykluczenia umożliwia określenie, czy informacje są dostępne w dokumentach zamówienia, w Jednolitym Europejskim Dokumencie Zamówienia (ESPD) czy w ogłoszeniu. Jeżeli wybrano jedną z dwóch pierwszych opcji, nie ma obowiązku uwzględniania podstaw wykluczenia w ogłoszeniu.
• Zaktualizowano i zmieniono pola dotyczące kryteriów kwalifikacji. Nowe pole „Źródło kryteriów kwalifikacji” umożliwia wybór dokumentów zamówienia lub ESPD jako alternatywnego sposobu dostarczenia informacji.

Niemniej, zwraca się uwagę na to, że zalecane (jako dobra praktyka) jest wskazywanie podstaw wykluczenia/warunków udziału w postępowaniu, bezpośrednio w ogłoszeniu, aby potencjalni wykonawcy mogli łatwo sprawdzić, czy mogą złożyć ofertę.

Na niemalże obowiązek stosowania ww. dobrej praktyki, bardzo często zwracają uwagę organy kontroli.  Zdarza się nawet, że kwestionują możliwość zastąpienia bezpośredniego wskazania przesłanek wykluczenia/warunków udziału w postępowaniu poprzez odniesienie do dokumentacji zamówienia. Jako główny powód wskazują tu brak przejrzystości i utrudniony dostęp do informacji.

Dodano pola dotyczące rozporządzenia (UE) 2022/2560 w sprawie subsydiów zagranicznych. W sekcji „Partia” w zakładce „Warunki przetargu” można zadeklarować w ogłoszeniu o konkursie, czy rozporządzenie ma zastosowanie do danej części (BT-681-Lot). W ogłoszeniu o wynikach, jeżeli rozporządzenie ma zastosowanie, można wprowadzić miarę FSR, która została zastosowana w polu (BT-682-Tender), które pojawi się w zakładce Przetargi w sekcji Wyniki.

3. Zmiany mające na celu ulepszenie e-formularzy, w tym m.in.:

• Zmieniono kolejność pól dotyczących podwykonawstwa w zakładce „Oferta” w sekcji „Wyniki”, aby ułatwić ich wypełnienie. Wskaźnik podwykonawstwa jest obecnie pierwszym polem, po którym następuje opis i informacje na temat wartości i odsetka podwykonawstwa.
• Pola CVD (Dyrektywa w sprawie czystych pojazdów) w wynikach partii zostały zmienione, aby uczynić je bardziej przyjaznymi dla użytkownika. Kategoria pojazdu jest teraz wybierana jako pierwsza, a następnie liczba i typ pojazdu.
• Pola związane z CVD w części zamówienia zostały dodane do rodzajów ogłoszeń o zmianie umowy.

Wprowadzono również wiele innych zmian w poszczególnych e-formularzach. Szczegółowe informacje na temat zmian dostępne są na stronie https://enotices2.ted.europa.eu.

Więcej o eNotices 2 tutaj: