Czy należy przygotować ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Pzp?

Proszę o poradę w zakresie zakupów, jakie musimy realizować w ramach pomocy dla uchodźców. Chodzi o zapewnienie im wyżywienia. Musimy kupować żywność na bieżąco, gdyż ani my ani nikt inny nie jest w stanie oszacować, ilu osobom trzeba będzie zapewnić posiłki. Ilości te mogą się diametralnie zmieniać z dnia na dzień. Na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 12 ust. 6 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa nie musimy w tym przypadku stosować ustawy Pzp. Problem polega na tym, że zgodnie z art. 12 ust. 7 ww. ustawy istnieje obowiązek, w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym udzielono zamówienia, zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych informacji o udzieleniu zamówienia. Co zrobić, jeżeli taka umowa nie zostanie zawarta, gdyż nie jesteśmy w stanie:

1)      dokonać zakupów u jednego dostawcy (różne kategorie artykułów spożywczych), a

2)      określić, ile żywności należy kupić,

gdyż jednego dnia możemy być zobowiązani przygotować wyżywienie dla np. 20 osób, a dzień później dla 300 osób. Informacje o tym, dla ilu osób należy przygotować wyżywienie, mogą zmieniać się w ciągu jednego dnia. Najlepszym dla nas rozwiązaniem jest robić zakupy na bieżąco, w zależności od tego ile osób zostanie do nas telefonicznie zgłoszonych. Przykładowo zdarzyło się, że otrzymaliśmy telefon, iż za klika minut do naszego miasta przyjedzie pociąg z określoną liczbą osób z Ukrainy i że musimy im jak najszybciej przygotować jedzenie. Wówczas musimy szybko zrobić zakupy w konkretnych ilościach. Jednak jeśli nie mamy podpisanej umowy, to jak odnieść się do obowiązku sporządzenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia? Czy należy przygotować ogłoszenie do każdej faktury?