Pytanie: W dniu 25 listopada 2024 r. gmina zgodnie z art. 216 ustawy Prawo zamówień publicznych zamieściła w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy przed udzieleniem zamówienia na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 11 tej ustawy (tzw. zamówienie in-house), wskazując swoją spółkę jako wykonawcę, z którym zamierza zawrzeć umowę. Zamówienie dotyczy świadczenia usług w zakresie odbioru i transportu odpadów komunalnych w 2025 roku. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza progi unijne. Dnia 5 grudnia 2024 r. wpłynęło odwołanie do KIO na to postępowanie, w którym odwołujący (inny wykonawca) zarzuca m.in. brak zamieszczenia w ogłoszeniu pełnego uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru zamówienia z wolnej ręki oraz brak informacji o zakresie, rodzaju i ilości odpadów wraz z precyzyjnym wskazaniem okresu, na jaki miałaby zostać zawarta umowa. Gmina faktycznie zamieściła krótki i mocno ogólny opis przedmiotu zamówienia, choć wystarczające uzasadnienie prawne i faktyczne zastosowania procedury z wolnej ręki. Czy gmina po wniesieniu odwołania przez innego wykonawcę do KIO oraz z uwagi na fakt, że nie podpisała jeszcze umów ze spółką, może dokonać zmiany ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy poprzez rozwinięcie opisu przedmiotu zamówienia i uzasadnienia faktycznego i prawnego? Zgodnie z art. 216 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający może zawrzeć umowę nie wcześniej niż po upływie 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia, a ten termin upływa 9 grudnia 2024 r.

Pytanie: Zamawiający przeprowadził postępowanie w zakresie świadczenia usługi dystrybucji energii elektrycznej. Podstawa prawna zastosowania trybu z wolnej ręki to art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a w zw. z art. 305 pkt 1 ustawy Pzp oraz art. 305 pkt 2 ustawy Pzp. Podstawa faktyczna zastosowania trybu z wolnej ręki: dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze (zamawiający nie ma innej możliwości niż zawarcie umowy z Operatorem Sieci Dystrybucyjnej na danym terenie). Dodatkowo w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym nie złożono żadnej oferty, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Po przeprowadzonych negocjacjach z wykonawcą została zawarta umowa na czas nieokreślony na wzorze wykonawcy – niezawierająca w swej treści określonej wartości. Czy zamawiający w opisanej sytuacji jest zobligowany zamieścić ogłoszenie o wyniku postępowania lub powinien przed udzieleniem zamówienia opublikować ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy w BZP? Pomiędzy zamawiającym a wykonawcą nie zachodzą powiązania określane w ustawie jako in-house. Czy w opisanej sytuacji zawarta umowa powinna zostać uzupełniona o szacowaną wartość i określony termin realizacji?

Pytanie: Zamawiający w planie zamówień na 2024 rok zaplanował postępowanie. Określił, ile posiada środków na sfinansowanie zamówienia. Przed wszczęciem postępowania w wyniku aktualizacji wartości szacunkowej okazało się, że kwota szacunkowa jest dużo wyższa np. było 500 tys. a jest 800 tys. zł. Czy zamawiający może wszcząć postępowanie odpowiednio dla progu wynikającego z ustalonej wartości szacunkowej, jednak mając mniej środków finansowych i podając kwotę mniejszą, którą ma zaplanowaną w planie finansowym jako tę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia?

Pytanie: Po ogłoszeniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeśli w postępowaniu mieliśmy więcej niż jedną ofertę, czekamy 10 dni do czasu podpisania umowy. Dziś 21.05 opublikowałam ogłoszenie o wyborze wykonawcy. Kiedy najwcześniej można podpisać umowę? Czy uwzględniać tutaj dni robocze?

Pytanie: Czy powiadomienie wykonawców o wyborze oferty poprzez zamieszczenie informacji na platformie prowadzonego postępowania można uznać za dopełnienie obowiązku informacyjnego, czy należy wysłać powyższą informację do poszczególnych oferentów? Zamawiający dotychczas publikował informację jedynie na stronie prowadzonego postępowania, kierując się założeniem, że w dobie elektronizacji zamówień komunikat o wyborze oferty jest wysyłany przez platformę elektroniczną w tym samym momencie i wykonawcy mają możliwość zapoznania się z informacją w zasadzie w tym samym czasie.

Pytanie: Przez pomyłkę zamiast opublikować ogłoszenie o umowie ramowej opublikowałam ogłoszenie o zamówieniu publicznym. Czy należy takie ogłoszenie unieważnić?

Pytanie: Czy w ogłoszeniu o wykonaniu umowy powinnam zaznaczyć, że umowa nie była wykonana w pierwotnym terminie? Otrzymałam informację dotyczącą ogłoszenia o wykonaniu umowy: „Zakończenie robót nastąpiło 27.12.2023 r., kiedy zgodnie z warunkami umowy wykonawca zgłosił gotowość odbioru (w umowie był zapis, że przy odbiorze bez istotnych wad, jest to data zakończonych prac). Odbiór na podstawie protokołu odbioru robót z 15.01.2024 r. – zakończenie odbioru komisyjnego. Jaką przyjąć datę zakończenia umowy i którą wpisać w ogłoszeniu – datę zgłoszenia czyli 27.12.2023 r. czy jednak zakończenia prac komisji odbiorowej?

Pytanie: Pytanie dotyczy sprawozdania z udzielonych zamówień. Zamawiający (podmiot przejmujący prawa i obowiązki na podstawie umowy cesji) w ciągu roku przejął umowy od innego zamawiającego (podmiotu udzielającego zamówienia) kilka umów. Zastanawiamy się zatem kto (który z zamawiających) powinien wykazać umowy w sprawozdaniu. Nasz podmiot nie zaciągnął zobowiązania a jedynie przejął umowę (umowy) w trakcie jej (ich) trwania. Czy zatem po naszej stronie jest obowiązek wykazania tej umowy, czy po stronie zamawiającego, który zaciągnął zobowiązanie (prowadził postępowania a następnie zawarł umowę z wykonawcą)?

Pytanie: Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu na program kadrowo-płacowy jako termin realizacji zamówienia podał datę 15 grudnia 2023 r. – było to wdrożenie programu. Zgłosił się jeden oferent, następnie został wybrany. Opublikowano ogłoszenie o wyniku postepowania: data zakończenia umowy 15 grudnia 2023 r. Zarówno w opisie przedmiotu zamówienia, w formularzu ofertowym, jak też w umowie zawarto informacje dotyczące płatnej comiesięcznie usługi gwarancji aktualizacyjnej przez 6 miesięcy po zakończeniu wdrożenia oraz 2-letni wynajem serwera, również płatny przez wskazany okres (24 miesięcy). Sporządzono protokół odbioru wdrożenia programu i wystawiono fakturę. Zamawiający z komórki merytorycznej otrzymał protokół realizacji umowy, tylko że niniejsza umowa obsługuje jeszcze zakupione aktualizacje przez 6 miesięcy i wynajem serwera przez 24 miesiące. Co w tej sytuacji powinien zrobić zamawiający?

Pytanie: Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy ująć zakupy pojazdów w formie leasingu finansowego? Jeśli tak, jaką wartość przyjąć – całkowitą cenę nabycia, czy wpłatę początkową, np. 30% wartości leasingu?