POMOCNICZE DZIAŁANIA ZAKUPOWE

Pomocnicze działania zakupowe polegają w szczególności na:

1)       zapewnieniu infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych;

2)       doradztwie dotyczącym planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu;

3)       przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia;

4)       przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Ustawodawca wskazuje, że tylko te podmioty, które realizują pomocnicze działania zakupowe w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego, działają jako pełnomocnicy zamawiającego.

Pomocnicze działania zakupowe mogą być świadczone zarówno na rzecz pojedynczego zamawiającego, jak również dla zamawiających działających wspólnie.

Do pomocniczych działań zakupowych wykonywanych na etapie przygotowania postępowania należy zaliczyć w szczególności:

• ustalenie wartości zamówienia,
• dokonanie analizy potrzeb i wymagań,
• przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych,
• wybór trybu prowadzenia postępowania,
• przygotowanie projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego,
• opracowanie dokumentów zamówienia, w tym określenie warunków zamówienia tj. warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia, kryteria oceny ofert.

Przeprowadzenie postępowania obejmuje natomiast wszystkie niezbędne czynności w trakcie postępowania zmierzające do udzielania zamówienia publicznego, niezależnie od tego, czy dojdzie do udzielenia zamówienia, czy do unieważnienia postępowania.

Katalog pomocniczych działań zakupowych jest katalogiem otwartym, o czym świadczy zwrot „w szczególności”. Jako taki, jest również katalogiem „alternatywnym”, dopuszczającym wskazane w nim rozwiązania rozłącznie lub inne, niewymienione. Oznacza to, że pomocnicze działania zakupowe mogą polegać zarówno na realizacji tych, jak i innych czynności w zakresie przygotowania lub przeprowadzenia postępowania. Zamawiający może powierzyć do wykonania jedną, kilka lub wszystkie spośród wskazanych czynność, jak i może powierzyć inne czynności niż te wskazane.

Zakres czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzaniem postępowania, powierzonych do wykonania przez jednostkę organizacyjną zamawiającego lub osobę trzecią, powinien wynikać z treści dokumentu, z którego wynika upoważnienie tych podmiotów do działania w imieniu zamawiającego.

Ustawa Pzp nie wskazuje, w jaki sposób powinno nastąpić powierzenie wykonywania określonych czynności.  Warto przytoczyć tutaj art. 4 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zgodnie z jego brzmieniem: „W przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych określonego w art. 17 tej ustawy, osoba zobowiązana lub upoważniona do działania w imieniu podmiotu publicznego lub prywatnego, który oferuje pomocnicze działania zakupowe na rynku, któremu kierownik zamawiającego powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub przeprowadzenie konkursu, podlega odpowiedzialności za to naruszenie, jeżeli zamawiający jest jednostką sektora finansów publiczny”.

Dlatego zasadne wydaje się przyjęcie, że takie powierzenie powinno odbyć się poprzez udzielenie przez kierownika zamawiającego stosownego pełnomocnictwa rodzajowego, które określa dokładnie zakres czynności do wykonania przez pełnomocnika.

Czynności podejmowane na podstawie pełnomocnictwa są wiążące dla zamawiającego i traktowane jako działania samego zamawiającego, o ile mieszczą się w granicach umocowania.

Możliwość prowadzenia działalności w zakresie wykonywania pomocniczych działań zakupowych przysługuje jednostkom organizacyjnym zamawiającego oraz centralnemu zamawiającemu. Powierzenie pomocniczych działań zakupowych takim jednostkom następuje z reguły aktem prawa wewnętrznego i nie ma charakteru odpłatnego. Jako takie, odbywa się bez stosowania ustawy Pzp.

Powierzenie pomocniczych działań zakupowych osobom trzecim następuje zwykle na podstawie umowy o charakterze odpłatnym i powinno zostać dokonane z zastosowaniem właściwych procedur przewidzianych w Pzp.

Podmiot realizujący pomocnicze działania zakupowe nie nabywa statusu zamawiającego. Konsekwencją powyższego są obowiązki:

• zamawiającego w zakresie sporządzenia i przekazania prezesowi UZP, corocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w jego imieniu przez pełnomocnika (jednostkę organizacyjną zamawiającego lub osobę trzecią),
• dokonania czynności wymaganych przepisami ustawy Pzp na etapie po udzieleniu zamówienia, w tym zamieszczenia ogłoszenia o ewentualnej zmianie umowy, zamieszczenia ogłoszenia o wykonaniu umowy, przechowywania dokumentacji postępowania oraz ewentualnie sporządzenia raportu z realizacji zamówienia.

Zobacz także: ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE PRZEPISÓW USTAWY, KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH