PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Zanim dojdzie do wszczęcia postępowania, zamawiający musi dokonać kilku podstawowych czynności przygotowawczych, które można podzielić na 6 etapów.

1. Analiza potrzeb i wymagań – obligatoryjnie tylko wówczas, gdy wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub od nich wyższa.
2. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 99–103 ustawy Pzp.
3. Przygotowanie projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z art. 431–465 ustawy Pzp.
4. Oszacowanie wartości zamówienia z uwzględnieniem wszystkich wytycznych i wymagań zawartych w dokumentach opisowych w sposób określony w art. 28–36 ustawy Pzp.
5. Wybór trybu z zastosowaniem którego postępowanie zostanie przeprowadzone.
6. Sporządzenie stosownych dokumentów zamówienia (SWZ lub opisu potrzeb i wymagań), w których zostaną wskazane wszelkie proceduralne wymogi zamawiającego względem wykonawców.

W wyniku analizy zamawiający:

• zweryfikuje zasadność udzielenia zamówienia, w tym ustali, czy nie może zaspokoić danej potrzeby własnymi zasobami;
• zbada możliwość zastosowania alternatywnych sposobów i środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb oraz wskaże możliwe warianty;
• wstępnie oszacuje wartość przedmiotu zamówienia w przedstawionych wariantach;
• rozważy możliwość podziału zamówienia na części;
• wybierze odpowiedni tryb udzielenia zamówienia dostosowany do konkretnego przedmiotu zamówienia;
• zweryfikuje możliwość uwzględnienia w postępowaniu aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych;
• wskaże rodzaje ryzyka związanego z udzieleniem zamówienia oraz – w miarę możliwości – sposoby na jego ograniczenie.

Odstąpienie od analizy potrzeb i wymagań jest możliwe wyłącznie w dwóch przypadkach:

1. Gdy zamówienie jest udzielane w trybie negocjacji bez ogłoszenia ze względu na pilną potrzebę niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie mógł przewidzieć i gdy nie mógł zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego i ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
2. Gdy zamówienie jest udzielane w trybie z wolnej ręki, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć i gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów jego udzielenia.

Opis wyraża potrzeby zamawiającego w zakresie zlecanych dostaw, usług lub robót budowlanych. Jego rzetelne przygotowanie stanowi nie tylko warunek niezbędny dla prawidłowego dokonania kolejnych czynności w postępowaniu (szacowania czy określania warunków udziału w postępowaniu). Przede wszystkim decyduje o tym, czy wynikiem zawartej umowy będzie uzyskanie satysfakcjonującego zamawiającego świadczenia.

Przepisy ustawy Pzp wyznaczają sposób dokonywania opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiającego w art. 99–103. Na kanwie wskazanych regulacji można zdefiniować następujące zasady, które zamawiający obligatoryjnie bierze pod uwagę przy sporządzaniu opisu:

1. 1.       Opis musi być jednoznaczny i wyczerpujący, a na jego podstawie musi być możliwa identyfikacja rodzaju, kompletnego zakresu i pożądanego sposobu realizacji zamówienia.
2. 2.       Opis, co do zasady, tworzony jest poprzez wskazanie cech zamawianych świadczeń, określenie wymagań dotyczących wydajności lub funkcjonalności, w tym wymagań środowiskowych a także do wymaganych cech materiału, produktu lub usługi poprzez postawienie wymogu w zakresie norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych (dalej: normy) w kolejności preferencji wskazanej w art. 101 ust. 1–3 ustawy Pzp.
3. 3.       Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (kody CPV).
4. 4.       Opis nie może być tworzony w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
5. 5.       Stosowanie w opisie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jest istotnie ograniczone. Zakazane jest natomiast opisanie przedmiotu zamówienia w taki sposób bez jednoczesnego dopuszczenia rozwiązań równoważnych i bez wskazania kryteriów przesądzających o równoważności.
6. 6.       Opis tworzony jest przy uwzględnieniu potrzeby zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych lub poprzez projektowanie z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.

W toku prac nad opisem przedmiotu zamówienia warto rozważyć zasadność żądania przedmiotowych środków dowodowych, w tym m.in. etykiety czy certyfikatu. Następnie, zamawiający wskaże wymagane przedmiotowe środki dowodowe w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Przygotowując projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający powinien mieć na uwadze wytyczne ustawowe w zakresie jej obligatoryjnej treści.

Od ustalonej wartości zamówienia zależy to, jakie przepisy znajdą zastosowanie w danym postępowaniu, co z kolei przekłada się na zakres obowiązków spoczywających na zamawiającym. Zasady szacowania wartości przedmiotu zamówienia określone w art. 28–36 ustawy Pzp, są następujące:

1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania jego wartości.
3. Wartość zamówienia uwzględnia wartość przewidywanych do udzielenia w trybie z wolnej ręki zamówień oraz największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.
4. Łącznemu szacowaniu podlegają tożsame usługi i roboty budowlane oraz podobne dostawy.
5. Wartość zamówienia uwzględnia łączną wartość wszystkich części zamówienia, jeżeli zamawiający postanowił o podziale zamówienia na części, za wyjątkiem części, której wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80.000 euro dla dostaw lub usług oraz 1.000.000 euro dla robót budowlanych i nie większa niż 20% wartości zamówienia. Do udzielenia zamówienia na taką część zamawiający może stosować przepisy ustawy właściwe dla wartości tej części zamówienia.
6. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące (dla dostaw lub usług) lub 6 miesięcy (dla robót budowlanych) przed wszczęciem postępowania. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania zmienia wartość zamówienia. W przypadku udzielania zamówień w częściach, powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
7. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:
   1. kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wyłącznie wykonanie robót budowlanych,
   2. planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych.
   3. Szacowanie robót budowlanych odbywa się z uwzględnieniem przekazywanych wykonawcy dostaw lub usług.
   4. Szacując wartość zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się, ciągłe lub podlegające wznowieniu w określonym czasie, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest:
      1. rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
      2. łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
      3. Wartością partnerstwa innowacyjnego jest maksymalna kwota wszystkich działań w procesie badawczo-rozwojowym, które mają zostać przeprowadzone w ramach każdego z etapów planowanego partnerstwa, oraz wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być opracowane i zamówione na koniec partnerstwa. Ustawodawca wskazał, że w szacunkowej wartości zamówienia uwzględnia się również wysokość przewidzianych nagród.

Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający sporządza dokumenty zamówienia. Pod tym pojęciem w świetle przepisów ustawy Pzp należy rozumieć m.in. specyfikację warunków zamówienia (SWZ) oraz opis potrzeb i wymagań (OPiW).

Dokumentom zamówienia należy przypisać szczególnie ważną rolę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, gdyż regulują one wzajemne stosunki zamawiającego i wykonawców na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, począwszy od ogłoszenia zamówienia i wyjaśniania wątpliwości zgłoszonych przez wykonawców, przez badanie i ocenę ofert, wybór wykonawcy, aż do podpisania umowy.

Treść dokumentu zamówienia uszczegóławia zasady prowadzonej procedury, względem tych opisanych ramowo w ustawie Pzp, w tym w szczególności przesądza o tym, jaki krąg wykonawców może ubiegać się o udzielenie zamówienia. Dokument zamówienia można zatem określić jako swego rodzaju zbiór zasad, wedle których jest prowadzone postępowanie. Skonstruowanie jego zapisów ma fundamentalne znaczenie nie tylko dla prawidłowości prowadzonej procedury, ale przede wszystkim dla istnienia możliwości wyboru rzetelnego kontrahenta. Wytyczne w zakresie dokumentu zamówienia zostały określone w ustawie Pzp, w poniższych regulacjach.

W celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia, zamawiający ma możliwość przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych. W ramach konsultacji rynkowych zamawiający będzie mógł korzystać z doradztwa niezależnych ekspertów będących specjalistami w danej branży, organów administracji publicznej, które mogą dostarczyć potrzebnych informacji, oraz uczestników rynku, w tym potencjalnych wykonawców.

Planując przeprowadzenie konsultacji, zamawiający przede wszystkim powinien mieć na uwadze obowiązek zamieszczenia na swojej stronie internetowej informacji o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz o ich przedmiocie. Zamawiający zamieszcza również informację o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych w ogłoszeniu o zamówieniu.

Prowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych jest możliwe, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani nie narusza zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Tym samym, zamawiający musi podjąć odpowiednie środki w celu zagwarantowania, że udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który brał udział w konsultacjach, nie naruszy konkurencji.

Takim odpowiednim środkiem może być w szczególności przekazanie innym wykonawcom zarówno informacji o zamówieniu ujawnionych przez zamawiającego podczas konsultacji, jak i informacji uzyskanych od wykonawców podczas konsultacji oraz wyznaczenie odpowiedniego terminu na złożenie ofert.

 Zobacz także: UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA, PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA, TRYB ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI, KRAJOWA IZBA ODWOŁAWCZA, BIULETYN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, WYKLUCZENIE WYKONAWCY Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, JEDNOSTKA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, WSTĘPNE KONSULTACJE RYNKOWE (dawniej: DIALOG TECHNICZNY), TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH