RAPORT Z REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Obowiązek przygotowania raportu z realizacji zamówienia pojawi się w przypadku zamówień, których realizacja napotkała jedną z czterech następujących trudności:

1)     zwiększenie kwoty wydatkowanej na wynagrodzenie – co najmniej 10% w stosunku do ceny ofertowej.

Aby ustalić potrzebę sporządzenia raportu, istotny jest wynik porównania wysokości środków wydatkowanych na realizację zamówienia z kwotą wynagrodzenia należnego wykonawcy z tytułu realizacji umowy, jaka wynika z pierwotnych zapisów umowy i ceny oferty.

Jak wynika ze stanowiska wyrażonego przez UZP w komentarzu do ustawy Pzp z 2019 roku: „(…) Po pierwsze, obowiązek ten dotyczy umów, gdy na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej (art. 446 ust. 1 pkt 1 Pzp). W Pzp brak jest definicji wartość ceny ofertowej. Pzp posługuje się pojęciem wartości zamówienia, które oznacza całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, oraz pojęciem najkorzystniejsza oferta, tj. oferta, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu albo oferta z najniższą ceną lub kosztem.

Pzp posługuje się także pojęciem wartość pierwotna umowy przy zmianach umowy o zamówienie publiczne. Można zatem przyjąć, że cena ofertowa to cena wskazana przez wykonawcę w ofercie, która zawiera podatek od towarów i usług. Jeżeli zatem na realizację zamówienia wydatkowano wyższą kwotę o co najmniej 10% od wartości wskazanej w ofercie wykonawcy, wówczas zamawiający zobligowany jest do sporządzenia raportu. Wydatkowanie kwot wyższych od wartości ceny ofertowej jest konsekwencją przede wszystkim dopuszczalnych zmian umowy uregulowanych w art. 455 Pzp”.

Oznacza to, że obowiązek sporządzenia raportu powstaje na skutek podwyższenia o 10% wartości środków wydatkowanych na realizację zamówienia w stosunku do kwoty wskazanej w umowie i bez względu na to, czy ta podwyżka była rezultatem zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym m.in. waloryzacji bądź innych okoliczności;

2)     naliczenie kary umownej – co najmniej 10% w stosunku do ceny ofertowej.

Obowiązek sporządzenia raportu powstanie, w momencie gdy zamawiający złoży wykonawcy oświadczenie o naliczeniu kary umownej i wezwie go do zapłaty;

3)     znaczące opóźnienia – co najmniej 30 lub 90 dni – stosownie do wartości zamówienia:

a)     90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro,

b)     30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro;

Obowiązek stworzenia raportu wystąpi w przypadku opóźnień w realizacji zamówienia i to niezależnie od tego, czy powstało ono z winy wykonawcy. Opóźnienie nie wystąpi w przypadku zawarcia aneksu przez strony umowy wydłużającego termin jej realizacji. Zmiana umowy w tym zakresie oznacza bowiem, że nie ma opóźnienia w danym zamówieniu;

4)     odstąpienie od umowy albo wypowiedzenie umowy.

Dla powstania obowiązku w zakresie stworzenia raportu bez znaczenia pozostaje przyczyna odstąpienia/wypowiedzenia, jego zakres a także wina bądź brak winy wykonawcy/zamawiającego. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, jako że nie stanowi ani odstąpienia ani wypowiedzenia, nie jest okolicznością, która zobowiązuje do sporządzenia raportu.

Raport z realizacji zamówienia zawiera:

• kwotę, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
• informację, jaka trudność, spośród wskazanych jako przesądzające o obowiązku sporządzenia raportu, wystąpiła w trakcie realizacji umowy oraz przyczyny jej wystąpienia;
• ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
• wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.

Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:

• sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
• rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

Obowiązek sporządzenia raportu nie dotyczy zamawiających udzielających zamówień z dziedzin obronności i bezpieczeństwa. W związku z tym, że umowa ramowa nie jest umową o zamówienie publiczne, również w tym przypadku nie ma obowiązku sporządzania raportu.

Zobacz także: UMOWA O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE