Pytanie:
Jesteśmy szpitalem i zamierzamy przeprowadzić postępowanie na dostawę cyfrowego aparatu RTG wraz z oprogramowaniem (PACS, HIS i RIS). Szacowana kwota zamówienia przekroczy próg unijny. W ramach sprawdzenia funkcjonalności oprogramowania chcielibyśmy przeprowadzić demonstracje/prezentacje oprogramowania. Zdaniem UZP, biorąc pod uwagę konsekwencje ekonomiczne i finansowe, na jakie mogą zostać narażeni wykonawcy w związku z koniecznością złożenia próbek oferowanych towarów, w szczególności w przypadku dóbr charakteryzujących się znaczną wartością, zasadne wydaje się rozważenie możliwości rezygnacji z żądania ich złożenia na rzecz przeprowadzenia przez wykonawcę prezentacji oferowanych towarów.
Nasi informatycy nie wiedzą jednak, jak uniknąć w scenariuszu prezentacji odniesienia do próbki, skoro chcemy, aby wykonawca z najkorzystniejszą ofertą dostarczył komputer wraz z oprogramowaniem. Przygotowane przez wykonawcę oprogramowanie i dane demonstracyjne (testowe) ma być zainstalowane na sprzęcie wykonawcy (przenośny komputer) w pełni skonfigurowane i gotowe do praktycznej prezentacji (przetworzenia) pozwalającego na potwierdzenie zadeklarowanych funkcjonalności. Chcieliby też, aby wykonawca użył obrazu dysku (niezaszyfrowanego) lub kopii zapasowej na nośniku elektronicznym.
Co w przypadku takiej prezentacji jest załączane do dokumentacji postępowania? Bo w przypadku próbki będzie to laptop z oprogramowaniem, ale czy wtedy musimy przechowywać ten sprzęt przez 4 lata? Jak w takiej sytuacji odróżnić żądanie próbki od demonstracji? Jak miałaby wyglądać taka prezentacja/demonstracja, ale nie próbka?
Zamawiający zamiast żądania próbki sprzętu (egzemplarza) może skorzystać z możliwości wymagania od wykonawcy prezentacji tego sprzętu.
W orzecznictwie KIO oraz doktrynie wskazuje się, że prezentacja próbki (np. sprzętu) występuje wtedy, gdy badanie próbki wymaga udziału wykonawcy, w odróżnieniu od sytuacji, że badanie próbki złożonej przez wykonawcę odbywa się samodzielnie przez zamawiającego. Prezentacja może polegać np. na przetestowaniu określonych (zadeklarowanych) funkcjonalności sprzętu zgodnie ze scenariuszem testowym opisanym przez zamawiającego, czy też przedstawieniu poprawności działania sprzętu w określonym środowisku.
Zamawiający, który chce wymagać prezentacji próbki, powinien stworzyć precyzyjne, obiektywne i zrozumiałe dla wykonawców zasady jej przeprowadzenia, uwzględniające realizację zasady równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości. Przykładowo powinien określić, kto, jak długo i w jaki sposób będzie prowadził prezentację, czy będzie ona nagrywana itd.
