KIO 1713/16 WYROK dnia 23 września 2016 r.

Sygn. akt KIO 1713/16 

WYROK 

z dnia 23 września 2016 r. 

Krajowa Izba Odwoławcza   –   w składzie: 

Przewodniczący:     Anna Packo 

Marzena Ordysińska  

Katarzyna Prowadzisz  

Protokolant:             Rafał Komoń  

po  rozpoznaniu  na  rozprawie  w  dniu  23  września  2016  r.,  w  Warszawie,  odwołania 

wniesionego  do  Prezesa  Krajowej  Izby  Odwoławczej  w  dniu  12  września  2016  r.  przez 

wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia  

Track  Tec  Construction  Sp.  z  o.o.,  Dolnośląskie  Przedsiębiorstwo  Napraw 

Infrastruktury Komunikacyjnej DOLKOM Sp. z o.o., Infracol Sp. z o.o. Sp. k., Leonhard 

Weiss  GmbH  &  Co.  KG,  Polibud-Pomorze  Sp.  z  o.o.  oraz  Intop  Warszawa  Sp.  z  o.o., 

adres dla pełnomocnika: ul. Wyścigowa 3, 53-011 Wrocław 

w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego 

PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., ul. Targowa 74, 03-734 Warszawa 

przy  udziale  wykonawców  wspólnie  ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia 

ASTALDI 

S.p.A., Construzioni Linee Ferroviarie S.p.A., Gülermak Ağir Sanayi İnşaat ve Taahhüt 

A.Ş., adres dla pełnomocnika: ul. G.V. Bona 65, 00156 Rzym zgłaszających przystąpienie 

do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego 

orzeka: 

1.  oddala odwołanie, 

2.  kosztami  postępowania  obciąża  wykonawców  wspólnie  ubiegających  się  

o  udzielenie  zamówienia  Track  Tec  Construction  Sp.  z  o.o.,  Dolnośląskie 

Przedsiębiorstwo  Napraw  Infrastruktury  Komunikacyjnej  DOLKOM  Sp.  z  o.o., 

Infracol  Sp.  z  o.o.  Sp.  k.,  Leonhard  Weiss  GmbH  &  Co.  KG,  Polibud-Pomorze  Sp.  

z o.o. oraz Intop Warszawa Sp. z o.o. i: 

2.1.  zalicza w  poczet  kosztów  postępowania odwoławczego  kwotę 20  000  zł  00  gr 

(słownie:  dwadzieścia  tysięcy  złotych  zero  groszy)  uiszczoną  przez 

wykonawców  wspólnie  ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia  Track  Tec 

Construction Sp. z o.o., Dolnośląskie Przedsiębiorstwo Napraw Infrastruktury 

Komunikacyjnej DOLKOM Sp. z o.o., Infracol Sp. z o.o. Sp. k., Leonhard Weiss 

GmbH  &  Co.  KG,  Polibud-Pomorze  Sp.  z  o.o.  oraz  Intop  Warszawa  Sp.  z  o.o. 

tytułem wpisu od odwołania, 

2.2.  zasądza  od wykonawców wspólnie  ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia 

Track  Tec  Construction  Sp.  z  o.o.,  Dolnośląskie  Przedsiębiorstwo  Napraw 

Infrastruktury  Komunikacyjnej  DOLKOM  Sp.  z  o.o.,  Infracol  Sp.  z  o.o.  Sp.  k., 

Leonhard  Weiss  GmbH  &  Co.  KG,  Polibud-Pomorze  Sp.  z  o.o.  oraz  Intop 

Warszawa Sp. z o.o. na rzecz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. kwotę 3 600 zł 

00  gr  (słownie:  trzy  tysiące  sześćset  złotych  zero  groszy)  stanowiącą  koszty 

postępowania 

odwoławczego 

poniesione 

z 

tytułu 

wynagrodzenia 

pełnomocnika. 

Stosownie  do  art.  198a  i  198b  ustawy  z  dnia  29  stycznia  2004  r.  –  Prawo  zamówień 

publicznych (t.j. Dz. U. z 2015, poz. 2164 ze zm.) na niniejszy wyrok – w terminie 7 dni od 

dnia  jego  doręczenia  –  przysługuje  skarga  za  pośrednictwem  Prezesa  Krajowej  Izby 

Odwoławczej do Sądu Okręgowego dla Warszawy – Pragi w Warszawie. 

Przewodniczący:      ……………………..… 

……………………..… 

……………………..… 

Sygn. akt: KIO 1713/16 

U z a s a d n i e n i e 

Zamawiający  –  PKP  Polskie  Linie  Kolejowe  S.A.  prowadzi  postępowanie  o  udzielenie 

zamówienia  publicznego  na  „przebudowę  układów  torowych  wraz  z  infrastrukturą 

towarzyszącą na linii kolejowej E 59, odcinek Leszno – Czempiń w ramach projektu Prace na 

linii  kolejowej  E  59  na  odcinku  Wrocław  –  Poznań,  Etap  IV,  odcinek  granica  województwa 

dolnośląskiego – Czempiń” na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień 

publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), w trybie przetargu ograniczonego. 

Ogłoszenie  o  zamówieniu  zostało  opublikowane  22  lipca  2016  r.  w  Dzienniku  Urzędowym 

Unii  Europejskiej  pod  numerem  2016/S  139-255752.  Wartość  zamówienia  jest  większa  niż 

kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 

I Zarzuty i żądania odwołania: 

Odwołujący  –  wykonawcy  wspólnie  ubiegający  się  o  udzielenie  zamówienia  Track  Tec 

Construction 

Sp. 

z 

o.o., 

Dolnośląskie 

Przedsiębiorstwo 

Napraw 

Infrastruktury 

Komunikacyjnej DOLKOM Sp. z o.o., Infracol Sp. z o.o. Sp. k., Leonhard Weiss GmbH & Co. 

KG,  Polibud-Pomorze  Sp.  z  o.o.  oraz  Intop  Warszawa  Sp.  z  o.o.  wniósł  odwołanie 

zarzucając Zamawiającemu naruszenie: 

1. art. 24 ust. 2 pkt 4 w zw. art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych w zw. z sekcją 

VI.3) ust. II. ogłoszenia o zamówieniu poprzez niezgodne z przepisami ustawy  wykluczenie 

Odwołującego  z  uwagi  na  niespełnienie  warunku  udziału  w  postępowaniu,  o  którym  mowa  

w punkcie lll.2.3) ppkt lIl.1b ogłoszenia o zamówieniu z uwagi na wadliwe uzupełnienie tego 

braku  poprzez  przesłanie  zeskanowanych  dokumentów  pocztą  elektroniczną  w  dacie 

wyznaczonego  terminu  (23  sierpnia  2016  r.)  z  jednoczesnym  wysłaniem  oryginałów 

dokumentów,  które  wpłynęły  do  Zamawiającego  w  dacie  24  sierpnia  2016  r.,  podczas  gdy 

Zamawiający  w  sekcji  VI.3)  ust  II.  ogłoszenia  o  zamówieniu  wskazał,  że  „będzie 

porozumiewał  się  z  Wykonawcą  w  sprawach  dotyczących  niniejszego  postępowania  

w formie pisemnej, faksem oraz drogą elektroniczną za wyjątkiem wniosku oraz oferty, które 

muszą  być  złożone  w  formie  pisemnej.  Oświadczenia  i  wnioski,  zawiadomienia  oraz 

informacje uważa się złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem 

terminu, a fakt otrzymania został niezwłocznie potwierdzony przez każdą ze stron na żądanie 

drugiej.”, 

2. art. 27 ust. 5 w zw. z art. 47 ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez błędną ocenę 

wniosku  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu,  polegającą  na  nieuzasadnionym 

bezpodstawnym  ustaleniu,  że  Odwołujący  nie  spełnia  warunku  udziału  w  postępowaniu,  

o którym mowa w punkcie llI.2.3) ppkt III.1b ogłoszenia o zamówieniu, podczas gdy przepisy 

ustawy  Prawo  zamówień  publicznych  w  zakresie  przetargu  ograniczonego  wskazują  na 

liberalne  podejście  w  kwestii  złożenia  wniosku  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu  

i możliwość jego uzupełnienia w terminie 7 dni, 

3. art. 24 ust. pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych w zw. z § 7 ust. 1 rozporządzenia 

Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  19  lutego  2013  r.  w  sprawie  rodzajów  dokumentów,  jakich 

może  żądać  zamawiający  od  wykonawcy  oraz  form,  w  jakich  te  dokumenty  mogą  być 

składane, poprzez nieuznanie dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo 

zamówień  publicznych  przesłanych  w  formie  skanu  drogą  elektroniczną,  w  sytuacji  gdy 

dokumenty zostały następnie złożone w oryginale przez wykonawcę, 

4. art. 24 ust. 2 pkt 4 w zw. z art. 7 ust. 1 i 3 ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez 

prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezapewniający 

zachowania  uczciwej  konkurencji  i  równego  traktowania  wykonawców,  w  wyniku  czego 

doszło  do  bezpodstawnego  wykluczenia  Odwołującego  z  uwagi  na  rzekome  niespełnienie 

warunku  udziału  w  postępowaniu,  o  którym  mowa  w  punkcie  lll.2.3)  ppkt  III.1b  ogłoszenia  

o zamówieniu. 

Odwołujący  wniósł  o  uwzględnienie  odwołania  i  nakazanie  Zamawiającemu  powtórzenia 

czynności  badania  i  oceny  wniosków,  powtórzenia  wyników  oceny  spełniania  warunków 

udziału  w  postępowaniu  i  uznania,  że  Odwołujący  spełnia  wymogi  warunku  udziału  

w  postępowaniu,  o  którym  mowa  w  punkcie  lll.2.3)  ppkt  III.1b,  tym  samym  nakazanie 

Zamawiającemu zakwalifikowania Odwołującego do dalszego etapu postępowania, w którym 

zostanie zaproszony do złożenia oferty. 

Odwołujący  wskazał,  iż  złożył  wniosek  o  dopuszczenie  do  udziału  w  przedmiotowym 

postępowaniu.  Zamawiający  wezwał  go  do  uzupełnienia  dokumentów  potwierdzających 

wykazanie spełnienia wymogu warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w punkcie 

Ill.2.3)  ppkt  III.1b,  wyznaczając  termin  do  23  sierpnia  2016  r.  Odwołujący  w  odpowiedzi  na 

wezwanie  przekazał  Zamawiającemu  wszystkie  dokumenty.  Dokumenty  te  znalazły  się  

w  dyspozycji  Zamawiającego  w  formie  pisemnej,  ale  ich  przekazywanie  następowało  

w następujący sposób: dokumenty zostały przekazane w terminie zakreślonym w wezwaniu 

drogą  elektroniczną  w  formie  skanów  dokumentów  w  dniu  23  sierpnia  2016  r.,  oryginały 

przesłanych skanów zostały wysłane 23 sierpnia 2016 r. na adres Zamawiającego w formie 

pisemnej i wpłynęły do Zamawiającego 24 sierpnia 2016 r. 

Odwołujący  z  uwagi  na  odległość  od  siedziby  Zamawiającego  i  wielość  podmiotów 

wchodzących  w  skład  konsorcjum  nie  był  w  stanie  fizycznie  przedłożyć  oryginałów 

dokumentów  do  siedziby  Zamawiającego.  Konsorcjum  miało  także  na  uwadze  fakt,  że 

Zamawiający  dopuścił  taką  możliwość  porozumiewania  się  i  przekazywania  dokumentów  

w ogłoszeniu o zamówieniu, bowiem w sekcji VI.3) ust. II wskazał, że „Zamawiający będzie 

porozumiewał się z wykonawcą w sprawach dotyczących niniejszego postępowania w formie 

pisemnej,  faksem  oraz  drogą  elektroniczną  za  wyjątkiem  wniosku  oraz  oferty,  które  muszą 

być  złożone  w  formie  pisemnej.  Oświadczenia  i  wnioski,  zawiadomienia  oraz  informacje 

uważa  się  złożone  w  terminie,  jeżeli  ich  treść  dotarła  do  adresata  przed  upływem  terminu,  

a fakt otrzymania został niezwłocznie potwierdzony przez każdą ze stron na żądanie drugiej.” 

Zdaniem  Odwołującego  wyjaśnienia  i  dokumenty  zostały  złożone  w  terminie,  bowiem 

Zamawiający  dopuścił  porozumiewanie  się  z  wykonawcami  m.in.  drogą  elektroniczną  (za 

wyjątkiem wniosku oraz oferty). Zamawiający w ogłoszeniu wskazał także, że oświadczenia, 

wnioski,  zawiadomienia  oraz  informacje  uważa  się  za  złożone  w  terminie,  jeżeli  ich  treść 

dotarła  do  adresata  przed  upływem  terminu,  a  fakt  otrzymania  został  niezwłocznie 

potwierdzony  przez  każdą  ze  stron  na  żądanie  drugiej.  Z  tego  wynika,  że  Zamawiający 

przewidział  domniemanie  terminowości  doręczenia  pisma:  skoro  za  pismo  złożone  

w terminie uważa się pismo przekazane za pomocą faksu, to oryginał pisma może wpłynąć 

po terminie. 

Zarówno  w  doktrynie,  jak  i  w  orzecznictwie  toczy  się  spór,  czy  uzupełnienie  dokumentów 

poprzez  przekazanie  pisma  faksem  w  terminie  i  jednocześnie  oryginału  (zwykle  listem 

poleconym  bądź  kurierem),  wskutek  czego  oryginalny  dokument  w  praktyce  wpływa  do 

Zamawiającego  po  terminie  wyznaczonym  w  wezwaniu  –  czyni  zadość  wezwaniu 

Zamawiającego. Jednak w niniejszej sprawie nie może być wątpliwości co do rozstrzygnięcia 

powyższej  kwestii,  wobec  postanowienia  przywołanego  w  sekcji  VI.3)  ust.  II  ogłoszenia  

o zamówieniu. W konsekwencji Zamawiający zobowiązany był uznać, że skany dokumentów 

przekazane  faksem  w  terminie  wyznaczonym  w  wezwaniu,  a  następnie  pisemnie,  zostały 

skutecznie  uzupełnione.  Skoro  nie  było  merytorycznych  zastrzeżeń  do  dokumentów 

potwierdzających  spełnienie  warunku,  a  uzupełnienie  dokumentów  nastąpiło  w  terminie, 

Zamawiający nie był uprawniony do wykluczenia Odwołującego. 

Niniejsze  postępowanie  jest  postępowaniem  dwuetapowym.  Z  tego  faktu  wynikają 

dodatkowe  okoliczności  przemawiające  za  dopuszczalnością  złożenia  dokumentów  za 

pośrednictwem  skanów  i  poczty  elektronicznej  z  jednoczesnym  wysłaniem  oryginałów 

dokumentów za pośrednictwem Poczty Polskiej do zamawiającego. 

Zgodnie z art. 27 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych informacja o złożeniu wniosku 

o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu  może  być  przekazana  telefonicznie  przed 

upływem  terminu  składania  wniosków  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu,  a  sam 

wniosek przed upływem terminu składania został wysłany w formie pisemnej i zamawiający 

otrzymał  go  nie  później  niż  w  terminie  7  dni  od  dnia  upływu  terminu  składania  wniosków.  

W ocenie Odwołującego również treść przepisu art. 27 ust. 5 w powiązaniu z art. 47 ustawy 

Prawo zamówień publicznych wskazuje na mniej sformalizowany sposób składania wniosku 

o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu  podmiotów,  które  dopiero  będą  poproszone  

o złożenie oferty. 

Eliminacja Odwołującego na obecnym etapie z powodów wskazanych przez Zamawiającego 

powoduje, że Zamawiający naruszył art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. Naruszenie 

zasady  uczciwej  konkurencji  może  wystąpić  na  każdym  etapie  postępowania  o  udzielenie 

zamówienia  publicznego  i  wynikać  z  działania  zamawiającego,  jak  i  wykonawcy. 

Zamawiający  poprzez  eliminację  Odwołującego  z  dalszej  części  postępowania 

przetargowego  pozbawia  się  możliwości  uzyskania  korzystniejszej  oferty.  Brak  wykluczenia 

Odwołującego  nie  naruszałby  uczciwej  konkurencji  wobec  podmiotów  ubiegających  się  

o uzyskanie zamówienia. 

II Stanowisko zamawiającego  

Zamawiający wniósł o oddalenie odwołania.  

W  swoim  stanowisku  wskazał,  iż  zgodnie  z  treścią  punktu  VI.3)  ppkt  II  ogłoszenia  

o  zamówieniu  „Wszelka  korespondencja  prowadzona  będzie  wyłącznie  z  pełnomocnikiem 

wykonawcy.  Zamawiający  będzie  porozumiewał  się  z  wykonawcą  w  sprawach  dotyczących 

niniejszego postępowania w formie pisemnej, faksem oraz drogą elektroniczną, za wyjątkiem 

wniosku  oraz  oferty,  które  muszą  być  złożone  w  formie  pisemnej.  Oświadczenia,  wnioski, 

zawiadomienia  oraz  informacje  uważa  się  za  złożone  w  terminie, jeżeli  ich  treść  dotarła  do 

adresata przed upływem terminu, a fakt otrzymania został niezwłocznie potwierdzony przez 

każdą ze stron na żądanie drugiej.” 

Wnioski  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu  złożyło  11  wykonawców,  w  tym 

Odwołujący.  

Zamawiający w toku badania i oceny wniosków powziął wątpliwości, czy Odwołujący spełnia 

warunki  udziału  w  postępowaniu,  w  związku  z  tym  w  trybie  art.  26  ust.  3  ustawy  Prawo 

zamówień publicznych wezwał go do uzupełnienia wniosku w celu potwierdzenia spełniania 

warunku  udziału  w  postępowaniu.  Zamawiający  wskazał,  że:  „Dokumenty  (...)  należy 

dostarczyć  do  siedziby  Zamawiającego  –  PKP  Polskie  Linie  Kolejowe  S.A.  Centralne  Biuro 

Zamówień,  03-734  Warszawa,  ul.  Targowa  74,  skrzydło  B,  przyziemie,  sekretariat  (pokój 

001), do dnia 23.08.2016 r.” 

W  odpowiedzi  na  powyższe  wezwanie  Odwołujący  23  sierpnia  2016  r.  przesłał  do 

Zamawiającego  maila  zawierającego  skan  odpowiedzi  na  wezwanie  oraz  dokumentów,  

a  następnie  dnia  kolejnego,  tj.  24  sierpnia  2016  r.  dostarczył  do  siedziby  Zamawiającego 

uzupełnienie  w  formie  pisemnej.  Uzupełnione  dokumenty  nie  były  opatrzone  bezpiecznym 

podpisem  elektronicznym  weryfikowanym  za  pomocą  ważnego  kwalifikowanego  certyfikatu, 

ale stanowiły skan dokumentów. 

Zamawiający  wykluczył  Odwołującego  z  postępowania  z  uwagi  na  niewykazanie  spełniania 

warunków udziału w postępowaniu, wskazując, że: „(...) Oryginały dokumentów wpłynęły do 

Zamawiającego  24.08.2016  r.,  tj.  po  upływie  wyznaczonego  terminu.  (...)  Skan  nie  jest 

oryginałem,  ani  kopią  potwierdzoną  za  zgodność  z  oryginałem,  nie  stanowi  także  formy 

pisemnej  (...).  Również  późniejsze  przesłanie  oryginału  pisma  pozostaje  bez  znaczenia 

skoro  został  on  doręczony  zamawiającemu  po  terminie  wskazanym  w  wezwaniu.  Uznanie 

takiego  uzupełnienia  dokumentów  za  prawidłowe  prowadziłoby  do  naruszenia  zasady 

równego  traktowania  uczestników  postępowania,  którzy  zastosowali  się  do  wezwania 

Zamawiającego.  Mając  na  uwadze  powyższe,  uznać  należy,  że  Wykonawca  nie  uzupełnił  

w  wyznaczonym  terminie  dokumentów  potwierdzających  spełnianie  warunków  udziału  

w postępowaniu, co skutkuje koniecznością wykluczenia go z udziału w postępowaniu.” 

Zamawiający  nie  zgodził  się  z  argumentacją  Odwołującego  wskazując,  iż  jest  ona 

bezzasadna.  Stwierdził,  iż  w  orzecznictwie  niejednokrotnie  wskazywano,  iż  nie  należy 

utożsamiać funkcji komunikacyjnej  zamawiającego  z  wykonawcami  z  funkcją  potwierdzania 

spełniania warunków udziału w postępowaniu, które są od siebie odrębnie unormowane i nie 

mogą  być  utożsamiane  na  tym  samym  poziomie  funkcjonalności.  Argumentacja 

Odwołującego,  który  powołuje  się  na  zapisy  ogłoszenia  o  zamówieniu  dopuszczające 

porozumiewanie  się  z  Zamawiającym  drogą  elektroniczną,  jest  zatem  bezpodstawna. 

Odwołujący  nie  dostrzega  różnicy  pomiędzy  komunikacją  z  Zamawiającym  (dotyczącą 

przebiegu  postępowania),  a  potwierdzeniem  warunków  udziału  w  postępowaniu,  które  są 

częścią oferty (wniosku). 

W 

piśmiennictwie 

reprezentowany 

jest 

pogląd, 

iż 

zadośćuczynienie 

wezwaniu 

zamawiającego  do  uzupełnienia  dokumentów  na  podstawie  art.  26  ust.  3  ustawy  Prawo 

zamówień  publicznych  może  nastąpić  jedynie  w  formie  pisemnej,  gdyż  dokument  czy 

oświadczenie  powinny  mieć  taką  samą  formę  jak  dokumenty  i  oświadczenia  złożone  

w  ofercie.  Za  niedopuszczalne  należy  więc  uznać  wypełnienie  żądania  zamawiającego 

dostarczenia  dokumentów  czy  oświadczeń  przez  dostarczenie  ich  faksem  lub  e-mailem. 

Wynika to z odwołania w art. 26 ust. 3 do art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, 

który z kolei w zakresie formy dokumentów został doprecyzowany przez szczegółowe zapisy 

rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  19  lutego  2013  r.  w  sprawie  rodzajów 

dokumentów,  jakich  może  żądać  zamawiający  od  wykonawcy  oraz  form,  w  jakich  te 

dokumenty mogą być składane.  

W  doktrynie  prezentowany  jest  również  pogląd,  zgodnie  z  którym  w  zależności  od  rodzaju 

czynności, dokumentu, czy oświadczenia w postępowaniu odmiennie będą przedstawiały się 

zasady  w  tym  przedmiocie,  a  także  kwestie  dotyczące  ich  doręczania.  Uzupełnienie 

oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu 

(oraz  pełnomocnictw)  jest  składane  w  oryginale  lub  kopii  poświadczonej  za  zgodność  

z  oryginałem  przez  wykonawcę.  W  sytuacji,  gdy  dokumenty  są  składane  w  formie 

elektronicznej,  powinny  zostać  przez  wykonawcę  opatrzone  bezpiecznym  podpisem 

elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 

Do  dokumentów  uzupełnianych  stosuje  się  ogólne  reguły  dotyczące  oferty  i  dokumentów 

składanych w postępowaniu. Dla zachowania formy nie bez znaczenia są także ustanowione 

w  konkretnym  postępowaniu  –  w  wezwaniu  kierowanym  do  wykonawcy  –  reguły  i  terminy 

uzupełnienia  dokumentu.  W  pierwszym  rzędzie  należy  zatem  poddać  analizie  treść 

wezwania,  jakie  w  konkretnej  sytuacji  kieruje  Zamawiający  do  wykonawcy,  ono  to  bowiem 

wskazuje, w jakim terminie należy złożyć dokument w wymaganej formie i tak należy uznać 

uzupełnienie  za  skuteczne,  jeśli  Zamawiający  zdecyduje  się  na  złagodzenie  formy 

wymaganej treścią § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia, poprzestając, przykładowo na przesłaniu 

w oznaczonym terminie jedynie faksu lub przesyłki pocztą elektroniczną, albo wskazaniu, że 

zadowoli  się  przesłaniem  w  oznaczonym  terminie  faksu  lub  poczty  elektronicznej 

zawierającej  stosowne  uzupełnienie,  przy  potwierdzeniu  w  określonym  czasie  tych 

dokumentów  w  postaci  pisemnej  (w  oryginale  lub  kopii  potwierdzonej  za  zgodność  

z  oryginałem),  a  wykonawca  zastosuje  się  do  tak  określonego  wezwania.  Jeżeli 

Zamawiający wskazuje w wezwaniu formę, w jakiej wykonawca zobowiązany jest dostarczyć 

uzupełnione dokumenty dla stwierdzenia skutecznego ich uzupełnienia, to nie można czynić 

wykonawcy  zarzutu  nieprawidłowego  uzupełnienia  dokumentów,  jeśli  uczynił  to  w  formie 

wskazanej w skierowanym do niego wezwaniu. 

W przedmiotowej sprawie Zamawiający w wezwaniu do uzupełnienia wniosku wprost zwrócił 

się  do  Odwołującego  z  żądaniem  o  dostarczenie  dokumentów  do  siedziby  Zamawiającego  

w wyznaczonym terminie. W związku z tym zarzuty odwołania mogłoby być zasadne, jedynie 

w  sytuacji,  gdyby  Zamawiający  dopuścił  możliwość  uzupełniania  braków  w  formie  faksu,  

a następnie wykluczył Odwołującego z postępowania. 

W  przetargu  ograniczonym  zamawiający,  jak  w  każdym  innym  postępowaniu,  wyznacza 

wykonawcom  termin  na  dokonanie  tych  czynności.  Niedochowanie  tego  terminu,  co  miało 

miejsce w przedmiotowej sprawie, musi skutkować wykluczeniem z postępowania. 

Zgodnie  z  treścią  §  7  ust.  1  ww.  rozporządzenia  „dokumenty  są  składane  w  oryginale  lub 

kopii  poświadczonej  za  zgodność  z  oryginałem  przez  wykonawcę.  W  przypadku  składania 

elektronicznych  dokumentów  powinny  być  one  opatrzone  przez  wykonawcę  bezpiecznym 

podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.” 

Odwołujący  upatruje  naruszenia  ww.  regulacji  w  zw.  z  art.  24  ust.  2  pkt  4  ustawy  Prawo 

zamówień  publicznych  w  nieuznaniu  przez  Zamawiającego  dokumentów  przesłanych  

w formie skanu drogą elektroniczną, w sytuacji, gdy następnie zostały złożone w oryginale. 

W  przedmiotowej  sprawie  oryginał  pisma  został  doręczony  Zamawiającemu  po  terminie 

wskazanym  w  wezwaniu,  zatem  wcześniejsze  przesłanie  maila  wraz  ze  skanem 

przedmiotowych  dokumentów  nie  ma  tutaj  znaczenia.  Wykonawca  powinien  złożyć 

wymagane  dokumenty  w  siedzibie  Zamawiającego  do  upływu  terminu  określonego  

w wezwaniu.  

Za kopię dokumentu potwierdzoną  za  zgodność z oryginałem przez  wykonawcę nie można 

uznać  wydruku  faksowego.  Aby  kopia  dokumentu  była  potwierdzona  za  zgodność  

z oryginałem, musi na niej widnieć własnoręczny, oryginalny podpis wykonawcy. Nic nie stoi 

na  przeszkodzie,  aby  wykonawca  potwierdził  za  zgodność  z  oryginałem  wydruk  faksowy,  

o  ile  wcześniej  się  zapoznał  z  oryginałem  dokumentu  –  wówczas  wydruk  z  faksu  powinien 

być  opatrzony  oryginalnym  podpisem.  Dopuszczenie  przez  zamawiającego  do  kontaktów 

formy  innej,  niż  pisemna  nie  deroguje  naczelnej  zasady,  że  dokumenty  składane  wraz  

z ofertą muszą mieć formę pisemną. 

Zgodnie  z  treścią  art.  7  ust.  1  ustawy  Prawo  zamówień  publicznych  zamawiający 

przygotowuje  i  przeprowadza  postępowanie  o  udzielenie  zamówienia  w  sposób 

zapewniający  zachowanie  uczciwej  konkurencji  i  równe  traktowanie  wykonawców  oraz 

zgodnie  z  zasadami  proporcjonalności  i  przejrzystości.  Ponadto  ust.  3  wspomnianego 

przepisu  stanowi  iż,  zamówienia  udziela  się  wyłącznie  wykonawcy  wybranemu  zgodnie  

z  przepisami  ustawy.  W  przedmiotowym  stanie  faktycznym  samo  dopuszczenie 

Odwołującego  do  postępowania  byłoby  niezgodne  z  przepisami  ustawy,  gdyż  Odwołujący 

nie  wykazał  się  spełnieniem  warunków  udziału  w  postępowaniu.  Obowiązkiem 

Zamawiającego  jest  przestrzeganie  ustalonych  warunków  (tożsamych  dla  wszystkich 

uczestników  postępowania),  na  jakich  dokonywana  miała  być  weryfikacja  złożonych 

wniosków  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu.  Należy  zaznaczyć,  iż  zasada 

równego traktowania wykonawców oznacza jednakowe traktowanie wykonawców na każdym 

etapie  postępowania,  bez  stosowania  przywilejów,  ale  także  środków  dyskryminujących 

wykonawców ze względu na ich właściwości. Jej przestrzeganie polega na stosowaniu jednej 

miary  do  wszystkich  wykonawców  znajdujących  się  w  tej  samej  lub  podobnej  sytuacji,  nie 

zaś  na  jednakowej  ocenie  wykonawców.  Aby  zamówienia  udzielić  „wyłącznie  wykonawcy 

wybranemu  zgodnie  z  przepisami  ustawy”  zamawiający  musi  prawidłowo  przeprowadzić 

procedurę wyboru oferty najkorzystniejszej. Tym samym, zarzut prowadzenia postępowania 

w  sposób  niezapewniający  uczciwej  konkurencji  i  równego  traktowania  wykonawców  jest 

niezasadny. 

III Ustalenia Izby  

Na wstępie Izba stwierdziła, że nie zachodzi żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem 

odwołania, opisanych w art. 189 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, a Odwołujący 

ma interes we wniesieniu odwołania. 

Izba ustaliła, iż stan faktyczny postępowania nie jest sporny między Stronami.  

Po  zapoznaniu  się  z  przedmiotem  sporu  oraz  argumentacją  obu  Stron,  w  oparciu  o  stan 

faktyczny  ustalony  podczas  rozprawy  Izba  ustaliła  i  zważyła,  co  następuje:  odwołanie  nie 

zasługuje na uwzględnienie. 

Zgodnie z treścią § 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. 

w  sprawie  rodzajów  dokumentów,  jakich  może  żądać  zamawiający  od  wykonawcy,  oraz 

form,  w  jakich  te  dokumenty  mogą  być  składane  (Dz.  U.  poz.  231), który  ma  zastosowanie  

w  niniejszej  sprawie,  dokumenty,  o  których  mowa  w  ww.  rozporządzeniu  składane  są  

w  oryginale  lub  kopii  poświadczonej  za  zgodność  z  oryginałem  przez  wykonawcę.  

W  przypadku  składania  elektronicznych  dokumentów  powinny  być  one  opatrzone  przez 

wykonawcę  bezpiecznym  podpisem  elektronicznym  weryfikowanym  za  pomocą  ważnego 

kwalifikowanego  certyfikatu.  Inne  osoby  niż  „wykonawca”,  które  mogą  dokonać  takiego 

poświadczenia, zostały wskazane w ust. 2 tego przepisu. 

Jednak w stosunku do niektórych dokumentów, jak zobowiązanie, o którym mowa w art. 26 

ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, oczekuje się wyłącznie formy pisemnej (status 

takiego  zobowiązania  jest  tu  nieco  odmienny,  gdyż  zasadniczo  jest  to  dokument,  o  którym 

mowa  w  ustawie  Prawo  zamówień  publicznych,  a  nie  ww.  rozporządzeniu  i  jest  składany  

z inicjatywy samego wykonawcy, a nie na żądanie zamawiającego). 

W  przetargu  ograniczonym  przedmiotowe  dokumenty  składa  się  wraz  z  wnioskiem  

o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.  

Z założenia wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być kompletny już 

w  chwili  jego  złożenia.  Możliwość  uzupełnienia  dokumentów  jest  jedynie  daniem  przez 

ustawodawcę  wykonawcom dodatkowej szansy  na poprawienie kwestii formalnych, aby nie 

odrzucać  wniosków,  które  w  łatwy  sposób  dadzą  się  naprawić.  Uzupełniane  dokumenty 

stanowią więc część wniosku, zatem dotyczą ich reguły opisane w ogłoszeniu o zamówieniu, 

a  dotyczące  m.in.  treści  czy  formy  danego  dokumentu.  Zostały  one  wskazane  m.in.  w  §  7 

ww.  rozporządzenia,  zatem  mają  być  składane  w  oryginale  albo  kopii  potwierdzonej  za 

zgodność z oryginałem – dla ułatwienia – nie przez notariusza według zasad ogólnych, lecz 

przez samego wykonawcę czy podmiot, którego dotyczą.  

Dokumenty  uzupełniane,  aby  zostać  zaakceptowane,  muszą  zostać  uzupełnione  w  sposób 

bezbłędny.  

Jak  wynika  z  art.  26  ust.  3  zdanie  pierwsze  ustawy  Prawo  zamówień  publicznych 

zamawiający  wzywa  wykonawców,  którzy  w  określonym  terminie  nie  złożyli  wymaganych 

przez  zamawiającego  oświadczeń  lub  dokumentów,  o  których  mowa  w  art.  25  ust.  1,  lub 

którzy  nie  złożyli  pełnomocnictw,  albo  którzy  złożyli  wymagane  przez  zamawiającego 

oświadczenia  i  dokumenty,  o  których  mowa  w  art.  25  ust.  1,  zawierające  błędy  lub  którzy 

złożyli  wadliwe  pełnomocnictwa,  do  ich  złożenia  w  wyznaczonym  terminie,  chyba  że  mimo 

ich  złożenia  oferta  wykonawcy  podlega  odrzuceniu  albo  konieczne  byłoby  unieważnienie 

postępowania.  

Powyższy  przepis  art.  26  ust.  3  ustawy  Prawo  zamówień  publicznych  wskazuje  więc  po 

pierwsze,  że  są  to  te  same  dokumenty,  których  dołączenia  do  wniosku  wymagał 

zamawiający  (co  do  tego  nie  było  wątpliwości).  Konsekwencją  tego  jest  zaś  to,  że  dotyczą 

ich  te  same  wymogi  merytoryczne  i  formalne,  które  miały  być  spełnione  pierwotnie,  tj.  

w chwili ich dołączania do wniosku.  

Po drugie przepis ten stanowi też, że termin uzupełnienia dokumentów określa zamawiający, 

a  dokumenty  muszą  zostać  złożone  w  tym  wyznaczonym  terminie.  Ta  kwestia  również  nie 

jest sporna w praktyce. 

Z  powyższego  wynika  więc,  że  dokumenty  musiały  zostać  przedstawione  przez 

Odwołującego  we  wskazanej  dacie  (do  wyznaczonego  dnia  i  ewentualnie  godziny)  oraz  

w  formie  odpowiednio  oryginału  lub  kopii  poświadczonej  za  zgodność  z  oryginałem  przez 

uprawnioną osobę lub osoby. 

Należy tu też zwrócić uwagę, że choć przepisy nie wyjaśniają, w jaki sposób powinno zostać 

dokonane  poświadczenie  kopii  za  zgodność  z  oryginałem,  oczywiste  jest,  że  –  skoro kopia 

ma być równoważna oryginałowi – to chociaż samo dokonane poświadczenie powinno mieć 

formę oryginału – co samo w sobie wyklucza posługiwanie się kopią takiego dokumentu czy 

przesyłanie  go  za  pomocą  środków  komunikacji  elektronicznej  czy  faksu  (w  swoim 

stanowisku Zamawiający również przywoływał wcześniejsze wypowiedzi Izby w tej kwestii). 

Owszem,  w  praktyce  zdarza  się,  iż  zamawiający  wskazują  na  możliwość  uzupełnienia 

dokumentów  za  pośrednictwem  faksu  czy  poczty  elektronicznej  –  w  takim  wypadku 

dokumenty  siłą  rzeczy  nie  mogą  zostać  uzupełnione  w  postaci  oryginałów  czy  oryginalnie 

poświadczonych  kopii.  Zamawiający  przyjmują  też  rozwiązanie,  iż  wyznaczają  jeden  termin 

na uzupełnienie dokumentów faksem bądź pocztą elektroniczną, a drugi na uzupełnienie ich 

w wersji oryginalnej.  

Nawet  jeśli  takie  wezwanie  nie  zawsze  jest  formalnie  prawidłowe,  wada  tej  czynności 

obciąża  zamawiającego,  a  nie  wykonawcę,  który  dostosował  się  do  treści  żądania  (o  tej 

okoliczności Zamawiający wspominał w swoim stanowisku). 

Jednak  z  powyższych  powodów  przyjmuje  się,  że  najistotniejsze  znaczenie  dla  oceny 

poprawności dokonania uzupełnienia ma treść wezwania do tego uzupełnienia. 

W  wezwaniu  do  uzupełnienia  dokumentów  Zamawiający  wskazał,  iż  żądane  dokumenty 

należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego – PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Centralne 

Biuro  Zamówień,  03-734  Warszawa,  ul.  Targowa  74,  skrzydło  B,  przyziemie,  sekretariat 

(pokój 001), do 23 sierpnia 2016 r. 

W  odpowiedzi  na  wezwanie  Odwołujący  23  sierpnia  2016  r.  przesłał  do  Zamawiającego  

e-maila  zawierającego  skan  odpowiedzi  na  wezwanie  oraz  dokumentów,  a  następnie  

24 sierpnia 2016 r. dostarczył do siedziby Zamawiającego uzupełnienie w formie „pisemnej”. 

Zdaniem  Izby,  chociaż  nie  zostało  to  wskazane  expressis  verbis,  powyższe  wezwanie 

oznacza jednoznacznie, że Zamawiający oczekiwał uzupełnienia dokumentów nie w postaci 

faksu czy poczty elektronicznej, ale w formie „papierowej”, gdyż takie dokumenty składa się 

w  sekretariacie  czy  kancelarii  instytucji  i  dla  takiej  formy  uzupełnienia  wyznaczył  datę  

23  sierpnia  2016  r.  Przy  czym  pod  pojęciem  formy  „papierowej”  Izba  rozumie  odpowiednio 

formę oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.  

Fakt więc, że Odwołujący uzupełnił dokumenty w dacie wyznaczonej przez Zamawiającego, 

tj.  23  sierpnia  2016  r.  w  postaci  skanów,  czyli  w  nieprawidłowej  formie,  a  wyznaczył  sobie 

dodatkową datę na ich poprawne złożenie, nie może zostać zaakceptowany.  

Trzeba  też  zauważyć,  że  wśród  dokumentów,  które  uzupełnił  Odwołujący,  znajdowało  się 

także  zobowiązanie  innego  podmiotu,  o  którym  mowa  w  art.  26  ust.  2b  ustawy  Prawo 

zamówień publicznych. Jak Izba wskazała powyżej, dokument taki powinien zostać złożony 

w oryginale – niemożliwe więc jest jego poprawne uzupełnienie w postaci skanu. 

Izba  podziela  też  stanowisko  prezentowane  we  wcześniejszych  orzeczeniach  Izby,  również 

przywołanych  w  odpowiedzi  na  odwołanie,  że  –  z  powyżej  opisanych  względów  – 

uzupełnianie dokumentów kieruje się innymi regułami niż inna korespondencja prowadzona 

pomiędzy  zamawiającym  a  wykonawcą  i  nie  dotyczy  jej  wprost  reguła  dotycząca 

porozumiewania się wyrażona w art. 27 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (jak 

wskazano powyżej, nawet jeśli dopuści się formę elektroniczną lub faksową, musi to wynikać 

bezpośrednio  z  wezwania  do  uzupełnienia).  Tym  samym  nie  ma  zastosowania  też  punkt 

VI.3) ppkt II ogłoszenia o zamówieniu stanowiący, że „Zamawiający będzie porozumiewał się 

z wykonawcą w sprawach dotyczących niniejszego postępowania w formie pisemnej, faksem 

oraz  drogą  elektroniczną,  za  wyjątkiem  wniosku  oraz  oferty,  które  muszą  być  złożone  

w  formie  pisemnej.  Oświadczenia,  wnioski,  zawiadomienia  oraz  informacje  uważa  się  za 

złożone  w  terminie,  jeżeli  ich  treść  dotarła  do  adresata  przed  upływem  terminu,  a  fakt 

otrzymania został niezwłocznie potwierdzony przez każdą ze stron na żądanie drugiej.”, który 

jest  kalką  przepisu  art.  27  ust.  1  i  2  ustawy  Prawo  zamówień  publicznych.  (Niezależnie  od 

tego należy zwrócić uwagę, iż nawet gdyby przyjąć to za generalną regułę, to Zamawiający 

w  wezwaniu  do  uzupełnienia  akurat  w  tym  jednym  przypadku  wskazał  szczególny  sposób 

przekazania „korespondencji”.)  

W opinii Izby w żadnym wypadku nie może tu mieć zastosowania także przepis art. 27 ust. 5 

ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym wniosek o dopuszczenie do udziału 

w  postępowaniu  uważa  się  za  złożony  w  terminie,  jeżeli  przed  upływem  terminu  składania 

wniosków został on przesłany w formie pisemnej, a zamawiający otrzymał go nie później niż 

w  terminie  7  dni  od  dnia  upływu  terminu  składania  wniosków,  a  informacja  o  złożeniu 

wniosku  została  przekazana  zamawiającemu  przed  upływem  terminu  na  składania 

wniosków.  

Powyższy  przepis  w  sposób  wyłączny  dotyczy  wniosków  o  dopuszczenie  do  udziału  

w postępowaniu i stanowi nie tylko wyjątek, ale wręcz ewenement w procedurze udzielania 

zamówień. Tym samym jak każdy wyjątek nie może być przekształcany w generalną regułę, 

tym  bardziej,  że  stoi  w  sprzeczności  z  przepisem  szczególnym  dotyczącym  uzupełniania 

dokumentów,  który  wyraźnie  odnosi  się  do  konieczności  dokonania  uzupełnienia  

w  wyznaczonym  terminie.  Należy  też  zwrócić  uwagę,  że  prawo  unijne  (zwłaszcza 

orzecznictwo  Trybunału  Sprawiedliwości  Unii  Europejskiej),  a  także  orzecznictwo  

i  piśmiennictwo  krajowe  dość  restrykcyjnie  traktują  instytucję  uzupełniania  dokumentów 

uznając, że jest to moment w postępowaniu,  w  którym w łatwy i często mimowolny sposób 

mogą  zostać  naruszone  prawa  wykonawców  do  równego  traktowania  poprzez  zbyt 

uprzywilejowane potraktowanie niektórych z nich. 

Nie jest też tak, że akceptacja tego stanu rzeczy (dokonanego uzupełnienia) nie wpływałaby 

na  konkurencję,  sytuację  w  postępowaniu  czy  interes  innych  wykonawców  –  Zamawiający 

bowiem, aby przyjąć wniosek Odwołującego i zaprosić go do składania ofert, musiałby uznać 

za  wykluczonego  innego  wykonawcę  (Zamawiający  przewidział  zaproszenie  ośmiu 

wykonawców, i tylu zaprosił bez Odwołującego). 

W związku z powyższym Izba orzekła jak w sentencji oddalając odwołanie.  

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy 

Prawo zamówień publicznych, stosownie do wyniku postępowania, zgodnie z § 1 ust. 2 pkt 

2,  §  3  i  §  5  ust.  3  pkt  1  rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  15  marca  2010  r.  

w  sprawie  wysokości  i  sposobu  pobierania  wpisu  od  odwołania  oraz  rodzajów  kosztów 

w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. Nr 41, poz. 238). 

Przewodniczący:      ……………………..… 

……………………..… 

……………………..…