Andrzela Gawrońska-Baran

Pytanie: Mam pytanie odnośnie do korespondencji z zamawiającym i składania ofert za pomocą ePUAP (oraz miniPortal). W pewnym momencie należy wpisać „Dane nadawcy”. Korzystam z osobistego konta ePUAP, a z ramienia zarządu jestem upoważniony do składania ofert i dokonywania wszelkich innych czynności związanych z procedurą przetargową (poza podpisywaniem umów). Czy wobec tego mam uzupełnić dane firmy, którą reprezentuję (mimo, że loguję się przez swój ePUAP), czy wpisać swoje dane osobiste jako właściciela ePUAP (np. NIP, adres itp.)?

Pytanie: Czy zamawiający w ramach zabezpieczenia udzielonej gwarancji (nie rękojmi za wady) na wykonane roboty budowlane oraz użyte materiały może żądać polisy ubezpieczeniowej bądź gwarancji bankowej? Ustawa Pzp w art. 139 ustawy Pzp odwołuje się do przepisów kc, zaś w art. 151 wyraźnie wskazuje, jakie roszenia mogą zostać pokryte z zabezpieczenia należytego wykonania umowy (realizacja kontraktu oraz rękojmia). Żaden przepis ustawy Pzp nie daje zamawiającemu zabezpieczenia na wypadek braku realizacji postanowień gwarancyjnych. Zamawiający w sytuacji szkód gwarancyjnych i niewywiązania się wykonawcy z ich naprawy może skierować wniosek na drogę postępowania cywilnego. Takie działanie nie rozwiąże jednak problemu, który powstał w danym momencie. Czy zamawiający, odnosząc się do regulacji Kodeksu cywilnego i tzw. swobody postanowień umownych, może żądać dodatkowej gwarancji stanowiącej zabezpieczenie udzielonej gwarancji jako dokumentu zupełnie odrębnego od zabezpieczenia należytego wykonania umowy? Zamawiający analizując sytuację, odnosi się również w myśl przepisów ustawy o dyscyplinie finansów publicznych do racjonalnego, efektywnego i oszczędnego gospodarowania własnymi środkami, które nie muszą służyć pokrywaniu szkód gwarancyjnych, za które zamawiający zapłacił już w ofercie, a których naprawy nie może wyegzekwować na podstawie zawartej umowy.

Pytanie: Czy z uwagi na coraz częściej zgłaszane przez wykonawców problemy z wysłaniem oferty przez miniPortal (skrzynką ePUAP), dopuszczalne i możliwe będzie wprowadzenie zapisu do siwz, że w przypadku problemów technicznych z wysłaniem oferty przez miniPortal dopuszcza się przekazanie wcześniej zaszyfrowanej na miniPortalu oferty na adres e-mail wskazany w siwz do kontaktów z zamawiającym?

Pytanie: Istota naszego problemu dotyka rozstrzygnięcia finansowania (są to środki inwestycyjne) przyszłego zamówienia na wymianę systemu sygnalizacji pożarowej. Mamy już prawie przygotowane dokumenty do tego postępowania − siwz, projekt umowy, dokumentację techniczną, w tym projekt wykonawczy. Oszacowaliśmy wartość zamówienia zgodnie z kosztorysem na 668.560,82 zł netto. Realizacja kontraktu powinna odbyć się w 4 etapach (2 w roku bieżącym i 2 pozostałe w 2020 roku). Nasza księgowa chce jednak zablokować projekt umowy, który przewiduje finansowanie 3-go i 4-tego etapu w 2020 roku, jeśli nie zostanie wprowadzona do niego klauzula zastrzegająca możliwość rozwiązania umowy w przypadku braku środków. To co jest zapisane w tegorocznym budżecie, jest pewne, ale nie mamy gwarancji pokrycia zobowiązań z tytułu zakończenia następnych etapów w przyszłym roku. Moim zdaniem jest to niezgodne z ustawą Pzp dopuszczającą umowy 4-letnie a także ze stanowiskami doktryny i orzecznictwa. Wydaje się, że takie postanowienia umowne godzą w interes wykonawców, ponieważ nie gwarantują im, że po wykonaniu części czy całości przedmiotu zamówienia otrzymają należne wynagrodzenie. Dodatkowo ograniczają konkurencję, ponieważ wykonawcy nie będą chcieli ponosić ryzyka nieotrzymania wynagrodzenia. Czy w chwili zawierania wieloletniej umowy zamawiający musi dysponować pełnymi środkami na całkowitą realizację zamówienia?

Właściwie postawione warunki udziału  w postępowaniu pozwolą na wybór właściwego wykonawcy, który zapewni realizację zamówienia na odpowiednim poziomie. Spośród możliwych do sformułowania warunków można wymagać od wykonawców określonego potencjału kadrowego, zdolności technicznej (sprzętowej) czy zasobów finansowych na pewnym poziomie. W drugiej (poniższej) części naszego artykułu dotyczącego warunków udziału w postępowaniu przeczytasz wskazówki w zakresie wymienionych wymogów i dowiesz się m.in.: Czy można wskazać, że zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku funkcji przez jedną osobę? Czy wolno wymagać od wykonawcy określonej liczby kadry kierowniczej? Czy można żądać, by pracownicy wykonawcy biegle władali językiem polskim? Czy wykonawca oraz podmiot trzeci udostępniający mu zasoby muszą być właścicielami maszyn używanych do realizacji zamówienia? Jak formułować warunek odpowiedzialności cywilnej, by nie narażać się na zarzuty wykonawców?

Pytanie: Ośrodek Pomocy Społecznej kilka lat temu zakupił u producenta oprogramowanie komputerowe stworzone do pracy dla jednostek o danej specyfice. Każdy program jest dostosowany do obsługi poszczególnych działów. Wszystkie programy są ze sobą kompatybilne i mogą współpracować, co w ogromnej mierze ułatwia pracę całego Ośrodka. Wraz z nakładaniem na Ośrodek nowych zadań ustawowych były zamawiane kolejne programy tego producenta, również stworzone w taki sposób, aby współpracowały z już istniejącymi, z których Ośrodek od lat korzystał. Przedmiotem umowy zawartej kilka lat temu był zakup oprogramowania. Aby móc korzystać z programów, Ośrodek jest zobowiązany corocznie składać zamówienie na przedłużenie licencji, ponieważ jest to licencja czasowa, odnawialna co 12 miesięcy. Czy złożenie zamówienia na przedłużenie licencji oprogramowania w danym roku należy traktować jako odrębne zamówienie, dla którego istnieje obowiązek umieszczenia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, czy możemy to potraktować jako kontynuację pierwszego zamówienia przy zakupie oprogramowania? Z uwagi na wartość zamówienia w danym roku, nieprzekraczającą progów ustawowych do zamówienia stosujemy wewnętrzny regulamin udzielania zamówień. Nie przeprowadzamy natomiast procedury konkurencyjnej w celu porównania innych ofert producentów oprogramowania, argumentując to w ten sposób, iż przeniesienie wszystkich danych na programy firm konkurencyjnych wiązałoby się z utratą wprowadzonych danych, z uwagi na duże zróżnicowanie struktury bazy danych, chaosem organizacyjnym z powodów technicznych i mogłoby wpłynąć na niezachowanie ciągłości działalności. Jak mamy traktować takie zamówienia? Czy jest to jedne zamówienie przedłużane co roku, dla którego nie ma obowiązku sprawozdawczego? Czy może traktować je jako odrębne, coroczne zamówienia, które musimy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?

Pytanie: Do projektu na przebudowę drogi współfinansowanego z funduszy unijnych RPO w ramach promocji projektu przed rozpoczęciem robót należy zakupić tablice informacyjne. Zaplanowana na nie kwota to 5.000 zł brutto. Czy musimy do tego zakupu opracować osobny regulamin do 30.000 euro dotyczący wydatkowania środków unijnych zgodnie z wytycznymi? W naszej jednostce od 2014 roku funkcjonuje wewnętrzny regulamin zakupów do 30.000 euro. Procedura rozeznania rynku obowiązuje nas od wartości 20.000 zł netto. Czy w tej sytuacji zrealizować zakup bez rozeznania rynku i zapytania ofertowego publikowanego na stronie internetowej?  Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków.    

Pytanie: W grudniu 2018 roku w przetargu nieograniczonym wybraliśmy wykonawcę, który co miesiąc sukcesywnie będzie dostarczał zamawiającemu faktury za zrealizowaną część umowy. Czy zamawiający musi w tym przypadku wyrazić zgodę na elektroniczne faktury po 18 kwietnia 2019 r.?

Aby zlecić zamówienie rzetelnemu wykonawcy, należy m.in. sformułować odpowiednie warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający może przypuszczać, że podmiot, który potwierdzi, że spełnia stawiane mu warunki, będzie w stanie należycie wykonać zawartą z nim umowę. Cała sztuka polega na tym, by warunki z jednej strony odpowiadały przedmiotowi zamówienia i były względem niego proporcjonalne a z drugiej potwierdzały okoliczności faktycznie istotne dla zamawiającego − z punktu widzenia realizacji danych prac. W pierwszej części materiału na temat warunków nasz ekspert omawia ważne i praktyczne szczegóły związane z wymogiem uprawnień i odpowiedniego doświadczenia. Z artykułu dowiesz się m.in.: czy wykonawca może wykazywać się jedynie doświadczeniem na rzecz zamawiających (a już nie podmiotów prywatnych), czy jeden przecinek może zmienić rozumienie treści warunku i być przyczyną odwołania do KIO, z jakiego okresu wykonawca może wykazywać się doświadczeniem, jak powinny być sformułowane referencje, aby rzeczywiście potwierdzały rzetelną realizację prac. W kolejnej części materiału znajdziesz omówienie pozostałych możliwych do zastosowania warunków udziału w postępowaniu wraz z praktycznymi radami dotyczącymi ich formułowania i sprawdzania.  

Pytanie: Zamawiający popełnił błąd w opisie przedmiotu zamówienia i będzie musiał kupić to, czego nie potrzebuje (wykonawca zaoferował rozwiązanie, jakiego nie przewidziano). Niestety  zamawiający nie ma formalnych podstaw do unieważnienia postępowania. Czy można nie kończyć takiej procedury? Czy postępowanie może po prostu trwać bez końca? Czy istnieje jakiś przepis, który zobowiązuje zamawiającego do zakończenia przetargu? Jakie są skutki niedoprowadzenia postępowania do końca?