Marzena Kopacka-Biculewicz

Pytanie: Jesteśmy uczelnią wyższą. Chcemy wziąć udział w konkursie na organizatora międzynarodowej konferencji naukowej. Pierwszym etapem jest przygotowanie naszego portfolio do konkursu w 2026 roku. Wstępnie jesteśmy po rozmowie z firmą, która ma doświadczenie i przygotowałaby nam dokumenty za darmo. Naszym kosztem byłyby bilety lotnicze dla grupy pracowników do miejsca, w którym odbywać się będzie wybór organizatora konferencji. Czy możemy bez przeprowadzenia postępowania, bez rozeznania rynku wybrać tego wykonawcę? Jeżeli byśmy wygrali konkurs, to czy możemy bez przetargu wybrać tą firmę jako współorganizatora, która nam przygotowywała dokumenty do konkursu? My damy tylko salę, a całą obsługą zajmowałaby się firma, a nawet musiałaby zapłacić za inne sale nienależące do nas. Wykonawca miałby środki z wpłat od uczestników konferencji. Organizacja takiego wydarzenia byłaby dużym wyróżnieniem.

Pytanie: Przygotowujemy postępowanie o udzielenie zamówienia na organizację i przeprowadzenie wyjazdów edukacyjnych dla uczniów. Wiadomo, że cena może być kryterium o wadze maksymalnie 60%. Początkowo wybraliśmy jako pozacenowe kryteria oceny ofert: wiek autokarów 20%, odpowiednio punktując – im nowszy, tym większa liczba punktów (przy zaznaczeniu, że do oceny liczy się wiek najstarszego z zaoferowanych autokarów) oraz doświadczenie „pilota” – kierownika techniczno-organizacyjnego wyjazdu, którego wykonawca deleguje do każdego autobusu 20% (tu też im większa liczba podobnych wyjazdów, tym więcej punktów, przy czym liczba punktów liczona była dla kierownika tech.-org. wycieczki z najmniejszym doświadczeniem). Zaznaczyliśmy, że pod uwagę będzie brane: najstarszy wiek autokaru oraz najmniejsze doświadczenie z delegowanych kierowników wyjazdu, gdyż jest to duża liczba wyjazdów i choć rozłożona w czasie, to mogą ją realizować różne autokary i osoby. Ostatecznie zrezygnowaliśmy z tych kryteriów na rzecz jedynie doświadczenia biura podróży w organizowaniu podobnych wyjazdów – 40%. Mam jednak wątpliwości, czy takie kryterium nie jest kryterium podmiotowym? Czy możemy je zastosować, czy też lepsze były wcześniejsze kryteria?

Pytanie: Czy zmawiający może wszcząć postępowanie bez zabezpieczonych środków publicznych? I unieważnić je w przypadku ich nieprzyznania? Na jakim etapie należy (można/trzeba) unieważnić postępowanie: przed otwarciem ofert, czy przed zawarciem umowy? Czy środkami publicznymi w rozumieniu tego przepisu będzie dotacja celowa ze środków budżetu państwa przyznawana na cel budowlany? Jeśli art. 257 ustawy Pzp nie ma zastosowania do środków budżetu państwa przyznawanych na cel budowlany, to czy można wszcząć przetarg, podczas gdy decyzja w sprawie przyznania jeszcze nie została wydana, ale wniosek o przyznanie środków złożono dysponentowi? Na jakiej podstawie unieważnić postępowanie w przypadku nieotrzymania dotacji celowej?

Pytanie: Czy jednostka organizacyjna gminy (ośrodek, który ma w swoim zakresie działania catering), może jako wykonawca wziąć udział w procedurze podstawowej prowadzonej przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej? Zamówienie dotyczy wyżywienia w Dziennym Domu Pomocy prowadzonym przez GOPS. GOPS podlega pod tą samą gminę co ośrodek świadczący catering.

Pytanie: Wykonawca wniósł wadium w formie elektronicznej a dokładnie poręczenia. Plik zawierający oświadczenie poręczyciela opatrzono podpisem kwalifikowanym przez osobę uprawnioną do reprezentacji poręczyciela. Jednak dodatkowo wykonawca opatrzył ten plik swoim podpisem kwalifikowanym. Czy zamawiający powinien uznać, że tak wniesione wadium jest prawidłowe? Dostajemy sygnały, że wadium jest niewłaściwe. Proszę o wskazówki, kto podpisuje gwarancję wadialną.

Pytanie: Zamawiający określił w SWZ, iż na ofertę w postępowaniu składają się: 1)     formularz ofertowy – wypełniony i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy, sporządzony zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do SWZ, 2)     formularz „Oferty cenowej” – wypełniony i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy, sporządzony zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do SWZ. Wykonawca przesłał oba dokumenty, przy czym dokument pierwszy podpisał prawidłowo. W przypadku drugiego dokumentu czyli formularza „Oferty cenowej” po weryfikacji w programie Szafir pojawia się komunikat „Podpis złożony w pliku »Formularz oferty cenowej« został negatywnie zweryfikowany”. Po weryfikacji w programie Sigillium mamy komunikat „podpis ma niepoprawną strukturę, negatywnie zweryfikowany”. Po dokonaniu takiej weryfikacji zachodzą przesłanki odrzucenia oferty. Niemniej jednak formularz oferty cenowej nie zawiera żadnych oświadczeń. Zawiera tabelkę, w której określono: rodzaj odpadów podlegających utylizacji, rodzaj pojemnika, ilość pojemników, cena jednostkowa netto, ilość wywozów pojemników, wartość netto, stawka VAT, kwota podatku VAT oraz wartość brutto. Część z tych informacji zawiera również podpisany przez wykonawcę formularz ofertowy, w którym zawarto następujące informacje: nazwa wykonawcy, wartość oferty brutto/netto, cena jednostkowa netto/brutto, oświadczenia wykonawcy, klauzula informacyjna RODO. Czy w związku z powyższym należy odrzucić ofertę?

Pytanie: Prowadzę procedurę z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 2 ustawy Pzp na kwotę 25.000 zł netto – dostawa artykułów spożywczych do szkolnej stołówki. Czy mam obowiązek umieszczać  ogłoszenie o procedurze z wolnej ręki (art. 305 pkt 2) w BZP? Czy mogę wysłać je do wykonawcy drogą elektroniczną za pomocą maila? Jeżeli już będę chciała zawrzeć umowę, czy muszę opublikować ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, mimo, że nie umieściłam postępowania na BZP, tylko wysłałam mailem do wykonawcy?

Pytanie: Czy można unieważnić postępowanie, jeżeli wykonawca wniósł zażalenie na czynność zamawiającego po terminie i zgodnie z zasadami określonymi w dziale IX ustawy Pzp? Wykonawca twierdzi, że nie odczytał wiadomości przesłanej przez formularz do komunikacji na miniPortalu i oczekiwał dodatkowej wiadomości pocztą e-mail. Zamawiający wskazał w SWZ komunikację przez formularz do komunikacji, ale dopuścił również komunikację e-mail. Czy zamawiający popełnił błąd i jest to podstawa, aby uznać zażalenie wykonawcy?

Pytanie: W postępowaniu krajowym w ogłoszeniu o zamówieniu, w SWZ oraz w umowie z wykonawcą termin wykonania przedmiotu zamówienia wskazano konkretną datą. Jak wyjaśnić powód podania konkretnej daty w kontekście art. 436 pkt 1 ustawy Pzp, który mówi, że wskazanie daty wykonania umowy powinna uzasadniać obiektywna przyczyna? Dodam, że termin na wykonanie zadania nie był zbyt krótki dla wykonawcy.

Pytanie: Czy w przypadku zastosowania procedury odwróconej i przewidzenia w SWZ żądania JEDZ jedynie od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, można umieścić ten dokument w SWZ wśród dokumentów podmiotowych, składanych na wezwanie zamawiającego w terminie 10 dni od dnia otrzymania wezwania? Czy też należałoby konstruując SWZ, wskazać ten dokument jako oddzielny od podmiotowych środków dowodowych?