Radosław Pilarski

Opis przedmiotu zamówienia trzeba sporządzić w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności. Jednocześnie treść opisu nie może utrudniać uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Opis przedmiotu zamówienia stanowi obligatoryjny element SIWZ. Sporządzony przez zamawiającego opis przedmiotu zamówienia wywiera bardzo istotny wpływ na przebieg całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz stanowi o najważniejszych postanowieniach umowy. Niepełny i nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia może skutkować odwołaniem do Krajowej Izby Odwoławczej i następczym unieważnieniem postępowania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 stycznia 2021 r., sygn. akt KIO 8/21).

Wartość zamówienia decyduje o wyborze procedury właściwej dla udzielenia danego zamówienia – krajowej albo unijnej, a w konsekwencji wpływa na ocenę jej poprawności. Szacowanie robót budowlanych, usług i dostaw w nowej ustawie Pzp nie uległo rewolucji. Poszczególne reguły zostały natomiast usystematyzowane i uporządkowane.

Generalna zasada Prawa zamówień publicznych mówi, że zamawiający powinien udzielać zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego. Z pozostałych procedur wolno skorzystać jedynie w przypadkach określonych w ustawie. Oznacza to, że tryb zamówienia z wolnej ręki może być stosowany tylko wówczas, gdy w danej sytuacji zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wymienionych w art. 214 ust. 1 ustawy Pzp (wcześniej art. 67 ustawy Pzp). Przesłanki warunkujące zastosowanie omawianego trybu, jako wyjątku od zasady udzielania zamówień publicznych, muszą być interpretowane ściśle, a innymi słowy stosowane wprost (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 16 grudnia 2020 r., sygn. akt KIO 3069/20).

Zamawiający ma obowiązek ustalić szacunkową wartość zamówienia z należytą starannością. Obok opisu przedmiotu zamówienia jest to druga bardzo istotna czynność postępowania. Warto wiedzieć, że sposób i prawidłowość oszacowania zamówienia bywa przedmiotem analiz organów kontrolujących. Pod lupę brane są przede wszystkim kwestie niedozwolonego podziału zamówienia publicznego na części oraz niestarannego szacowania.

Instytucja zamawiająca ma obowiązek odrzucić ofertę, jeżeli zawiera ona błędy w obliczeniu ceny lub kosztu. Błąd występuje zawsze, gdy nie uwzględniono lub uwzględniono w sposób nieprawidłowy, w wyliczeniu ceny lub kosztu, wszystkich elementów ceno- lub kosztotwórczych, wynikających z przepisów prawa oraz cech przedmiotu zamówienia, jego zakresu lub warunków realizacji. Do popełnienia błędu w obliczeniu ceny lub kosztu może dojść poprzez błędne rozpoznanie stanu prawnego lub faktycznego przez wykonawcę i przyjęcie nieprawidłowych podstaw dokonywanej kalkulacji, które nie znajdują uzasadnienia w ustawie lub w siwz (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 października 2020 r., sygn. akt KIO 2057/20).

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest procedurą mocno sformalizowaną. Ma to wpływ na proces składania ofert – ich treść w toku postępowania zasadniczo nie może już ulec zmianie. Mimo to ustawodawca przewidział w ustawie Pzp wiele  instytucji, dzięki którym drobne błędy, pomyłki lub niejasności w treści oferty mogą być poprawiane lub wyjaśniane. Istnieją również mechanizmy, które pozwalają wykonawcom (na wezwanie zamawiających) uzupełnić złożone przez nich oferty o określone przez zamawiających dokumenty. Jednakże nie wszystko, co zostaje przedstawiane instytucjom zamawiającym w trakcie postępowania o zamówienia publiczne, stanowi treść oferty, która następnie zostanie poddana badaniu i ocenie. Czym więc jest oferta w zamówieniu publicznym? Co stanowi jej treść? Jakie rodzaje dokumentów lub oświadczeń oferty nie stanowią?

Spośród ofert złożonych przez wykonawców spełniających wymagania określone w dokumentacji oraz niepodlegających odrzuceniu instytucja zamawiająca musi wybrać najkorzystniejszą ofertę. Wyboru tego zamawiający dokonuje na podstawie kryteriów oceny ofert, które należy opisać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ustawa Pzp stanowi, że zamawiający nie może ograniczyć się do podania samych kryteriów, jakimi będzie się kierował przy wyborze oferty. Musi również dokładnie je opisać, podając ich wagi oraz sposób oceny ofert z użyciem tych kryteriów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 lipca 2020 r., sygn. akt KIO 1494/20).

W ocenie KIO wpływ stanu epidemicznego na sytuację zamawiającego był oczywisty i nie wymagał dodatkowego dowodzenia. Z tego powodu Izba zanegowała stanowisko odwołującego, jakoby zamawiający nie przedstawił, w jaki sposób stan pandemii wpływa na należyte wykonanie przez stronę powołującą się na siłę wyższą zobowiązań wynikających z zawartych umów. Jeżeli w zdecydowanym i szerokim zakresie podstawowa działalność gospodarcza nie jest przez dany podmiot prowadzona lub została znacząco ograniczona, zredukowana do czynności podstawowych, trudno wymagać dodatkowych dowodów potwierdzających wpływ na funkcjonowanie na rynku takiego podmiotu (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 23 czerwca 2020 r., sygn. akt KIO 892/20).

Zamawiający ma prawo wezwać wykonawcę do udzielenia wyjaśnień w zakresie treści oferty, w tym oceny jej zgodności z treścią siwz. Istnieje ryzyko, że przekazana odpowiedź nie rozwieje wątpliwości instytucji zamawiającej – a wręcz przeciwnie – pogłębi je. Czy wyjaśnienia wykonawcy mogą prowadzić do niezgodności oferty z siwz, a w konsekwencji powodować konieczność jej odrzucenia? Sprawdź, jaki pogląd w tej kwestii wyraził skład orzekający KIO (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 12 marca 2020 r., sygn. akt KIO 420/20).

Jednym z podstawowych instrumentów Prawa zamówień publicznych, mających za zadanie ochronę realizacji zasad postępowania, tj. reguł uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, jest wykluczenie z postępowania. Zamawiający ma obowiązek i prawo z niego skorzystać w każdej sytuacji, w której dojdzie do przekonania, że dany wykonawca nie spełnia określonych warunków podmiotowych. Znaczenie tego mechanizmu jest na tyle istotne, że jego wykorzystanie niesie za sobą najdalej idące skutki – zamyka przed wykonawcą możliwość ubiegania się o uzyskanie zamówienia. Sprawdź, jakie obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia przewiduje Prawo zamówień publicznych oraz jakie działania może podjąć wykonawca, aby uniemożliwić zamawiającemu wykluczenie go z postępowania.