Jak przygotować odpowiedź na zapytanie ofertowe? Podpowiedzi dla początkujących wykonawców

W tym przypadku przez „zapytanie ofertowe” należy rozumieć procedurę, do której nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przeważnie instytucje przeprowadzające zapytanie ofertowe (zamawiający) przekazują – wraz z zaproszeniem lub wraz z ogłoszeniem na stronie internetowej – gotowe formularze, które potencjalny zainteresowany (wykonawca) ma złożyć w odpowiedzi na zapytanie (ogłoszenie). Przygotowując ofertę stanowiącą odpowiedź na takie zapytanie, najlepiej zatem korzystać z formularzy (wzorów) przygotowanych przez podmiot, który wystosował zapytanie ofertowe.

Gdyby zamawiający nie przygotował takich formularzy, wykonawca powinien zapoznać się dokładnie z treścią zapytania (ogłoszenia). Mogą tam znajdować się wytyczne co do sposobu i formy, w jakiej ma być złożona oferta.

Brak wzorów i wytycznych jest równoznaczny z tym, że zamawiający dopuszcza złożenie oferty bez zachowania żadnych szczególnych wymogów. Trzeba wówczas pamiętać o kilku ważnych sprawach:

1. Ofertę warto złożyć na piśmie.
2. W treści oferty należy podać nazwę wykonawcy i jego dane adresowe, przywołać numer lub nazwę postępowania, do którego składana jest oferta oraz podać oferowaną ceną (i ewentualnie inne wymagane informacje takie jak np. termin realizacji, doświadczenie wykonawcy itp.).
3. W druku oferty trzeba wpisać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe do przedstawiciela wykonawcy.
4. Ofertę należy podpisać i przekazać zamawiającemu osobiście, pocztą tradycyjną lub pocztą e-mail, w zależności od wymagań, jakie w tym zakresie postawiono.

Jeżeli zamawiający w zaproszeniu lub ogłoszeniu nie wskazał wprost, że oczekuje złożenia oświadczeń (np. dotyczących RODO), to wykonawca nie ma obowiązku ich przedstawiania. To samo dotyczy konfliktu interesów.

O zamówieniach poniżej 130.000 zł piszemy także w artykułach:

•        Zamówienia bagatelne poniżej 130.000 zł – o czym musisz pamiętać dokonując takich zakupów
•        Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 złotych – jak go przygotować?