Kontrole UZP w I kwartale 2024 roku: przykłady naruszeń w zakresie odrzucania ofert
W I kwartale 2024 roku Urząd Zamówień Publicznych wszczął łącznie 85 kontroli oraz 45 postępowań wyjaśniających. Na stronach urzędu pojawiło się opracowanie, w którym możemy zapoznać się z przykładami naruszeń – tym razem w zakresie decyzji o odrzuceniu ofert w postępowaniu i oceny dokumentów, jakie wykonawcy składają z ofertami i w odpowiedzi na uzupełnienie.
W kontrolach uprzednich naruszenia stwierdzono w 55% postępowań, zaś w doraźnych w 17% przypadków. Urząd Zamówień Publicznych w swoim opracowaniu skupił się na omówieniu kwestii naruszeń związanych ze składaniem dokumentów podmiotowych oraz przedmiotowych i ich ewentualnego uzupełniania. Poniżej przypominamy o zasadach przedstawiania dokumentów oraz przytaczamy przykłady naruszeń w tym obszarze.
Podmiotowe środki dowodowe – weryfikacja przesłanek wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu
Ustawa Pzp dzieli kwalifikację podmiotową na weryfikację:
- podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania oraz
- spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, przy założeniu, że zostały określone przez zamawiającego.
Zgodnie z art. 124 ustawy Pzp w postępowaniu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne zamawiający:
1) żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia;
2) może żądać podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
Z kolei w procedurach o wartości mniejszej niż progi unijne zamawiający może żądać podmiotowych środków dowodowych (art. 124 oraz art. 273 ustawy Pzp) zarówno na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia jak i spełniania warunków udziału w postępowaniu. W trybie podstawowym oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca dołącza do oferty składanej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
Przedmiotowe środki dowodowe – potwierdzenie spełniania wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia
Zamawiający może także żądać przedmiotowych środków dowodowych. Są to dokumenty (bądź inne formy), które służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia bądź opisie kryteriów oceny ofert albo wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Zamawiający powinien określić w tej mierze konkretne wymagania w opisie przedmiotu zamówienia lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 ustawy Pzp), które przedmiotowy środek dowodowy potwierdzi. Warunkiem prawidłowego żądania przedmiotowego środka dowodowego jest jego precyzyjne opisanie.
Zamawiający może żądać wyłącznie takich przedmiotowych środków dowodowych, które poświadczą najistotniejsze elementy przedmiotu zamówienia bądź potwierdzą, że dane zamówienie cechuje się szczególnymi aspektami ekologicznymi, społecznymi itp.
Przedmiotowe środki dowodowe wykonawca składa z ofertą. Co do zasady nie podlegają one uzupełnieniu. Jednakże w ust. 2 art. 107 ustawy Pzp ustawodawca przewidział następujące rozwiązanie: jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
Przy czym istnieje w tej mierze jeden wyjątek – omawianego przepisu nie stosuje się, jeżeli:
Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych (ust. 4 art. 107 ustawy Pzp).
Niezłożenie przedmiotowych środków dowodowych w pierwszym przypadku oznacza brak potwierdzenia zgodności treści oferty z warunkami zamówienia (brak możliwości stwierdzenia zgodności treści oferty z warunkami zamówienia), a zatem skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, a w drugim – nieprzyznaniem punktów w danym kryterium oceny ofert.
Zasady składania i uzupełnienia wstępnego oświadczenia i podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych
Zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego. Ponadto według art. 125 ust. 3 ustawy Pzp oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, odpowiednio na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert. Zastępuje ono tymczasowo wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
Dzięki takiemu rozwiązaniu wykonawcy nie muszą z góry uzyskiwać i przedstawiać od razu całego kompletu dokumentów bez pewności, czy wygrają przetarg. Zamawiający z kolei nie ma obowiązku weryfikować dokumentów wszystkich wykonawców, w tym tych, którzy nie mają realnych szans pozyskać zamówienia.
Następnie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający wzywa wykonawcę, którego ofertę najwyżej ocenił, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli ich wymagał w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.
Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne bądź zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:
1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub
2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunku udziału w postępowaniu.
Przykład z kontroli: Warunek należy spełniać na dzień składania ofert a nie dopiero w dniu uzupełnienia dokumentów
W jednym z kontrolowanych postępowań wykonawca, aby spełnić warunek udziału w postępowaniu dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej, miał obowiązek wykazać, że jest ubezpieczony od OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę nie mniejszą niż 4 mln zł.
Kontrolujący uznali, że polisa, którą złożył wykonawca, nie potwierdziła warunku sytuacji ekonomicznej lub finansowej na dzień składania i otwarcia ofert. W dniu składania ofert wykonawca był co prawda ubezpieczony, jednak na niższą kwotę, niż wymagana w postępowaniu przez zamawiającego.
Na wezwanie zamawiającego zgodne z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca powinien był potwierdzić, że w dalszym ciągu spełnia warunek udziału w postępowaniu w postaci ubezpieczenia od OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 4 mln zł, a nie wskazywać, że dopiero po upływie terminu składania ofert poczynił starania, aby ten warunek spełnić. Wobec tego oświadczenie z art. 125 ustawy Pzp było najprawdopodobniej nieprawdziwe.
Przykład z kontroli: Skrupulatna weryfikacja przedmiotowych środków dowodowych, zasada jednokrotnego uzupełnienia
Przedmiotem innego kontrolowanego zamówienia była dostawa olejów silnikowych, hydraulicznych, przekładniowych, płynów hamulcowych i smarów. Szczegółowy opis warunków realizacji zamówienia zamawiający określił we wzorze umowy. Wymagał tam m.in., aby przedmiot zamówienia spełniał określone normy. Wskazał jednocześnie wymagane znaki towarowe, dopuszczając przy tym oczywiście rozwiązania równoważne.
Zobowiązał wykonawcę do złożenia dokumentów przedmiotowych, które to miały potwierdzić wymogi dotyczące oferowanego przedmiotu zamówienia. Znajdował się wśród nich formularz asortymentowo-cenowy.
Zamawiający w toku oceny i badania ofert zażądał od jednego z wykonawców uzupełnienia dla każdej pozycji formularza asortymentowo-cenowego kart technicznych opisujących oferowany produkt. Dodatkowo pytał o właściwości oferowanego oleju tj. czy:
- spełnia on wymagania określonych specyfikacji oraz
- jest w pełni mieszalny i/lub zastępowalny do produktu, którego zamawiający używał dotychczas.
Kontrolujący uznali przy tym, że oferta wykonawcy X wraz z uzupełnionymi dokumentami przedmiotowymi nie potwierdzała, aby zaoferowany olej spełniał wymagane w postępowaniu normy.
Z wyjaśnień zamawiającego udzielonych w toku postępowania wyjaśniającego wynikało, że: „Zamawiający na etapie oceny ofert, opierając się na niezmienionej nazwie handlowej produktu, błędnie przyjął że olej 5W30 CASTROL MAGNATEC Start Stop C2 spełnia normę FIAT 9.55535-S1, ponieważ dotychczas użytkowany przez zamawiającego olej 5W30 CASTROL MAGNATEC Start Stop C2 spełniał w/w normę koncernu FIAT. Producent oleju CASTROL w grudniu 2020 roku zmienił własności fizykochemiczne produktu, nie zmieniając jego nazwy. Obecnie na rynku znajdują się oleje 5W30 Castrol Magnatec C2, które spełniają w/w normę koncernu FIAT oraz oleje wyprodukowane w 2021 roku, które tej normy nie posiadają”.
Wobec tego kontrolujący uznali, że oferta wykonawcy X powinna być odrzucona zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, ponieważ karta katalogowa nie potwierdzała spełniania przez oferowany produkt normy FIAT 9.55535-S1.
Wykonawca X był już raz wezwany do złożenia przedmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp i nie było w związku z tym możliwości ponownego wezwania. Wezwanie zamawiającego o uzupełnienie jest bowiem wezwaniem jednokrotnym w obrębie tego samego przedmiotowego środka dowodowego.
Źródło: www.uzp.gov.pl
Opracowanie:
Powiązane treści
