Proponowane klauzule mediacyjne i koncyliacyjne w umowach o zamówienia publiczne

Klauzule można zastosować w obecnym stanie prawnym, a także po wejściu w życie nowej ustawy Prawo zamówień publicznych. Poniżej proponowane treści klauzul.

W obecnym stanie prawnym prowadzenie mediacji i koncyliacji dotyczących sporów wynikających z umowy o zamówienie publiczne dopuszczalne jest na zasadach ogólnych, ponieważ ustawa Pzp nie zawiera własnych uregulowań dotyczących polubownego rozwiązania sporów wynikających z umowy w sprawie zamówienia publicznego. Podkreślić należy, że ugoda zawarta w wyniku mediacji lub koncyliacji nie może naruszać przepisów ustawy Pzp.

Nowa ustawa Pzp, która wejdzie w życie dnia 1 stycznia 2021 r., w Dziale X zawiera regulacje dotyczące pozasądowego rozwiązywania sporów. Zgodnie z art. 591 ust. 1 nowej ustawy Pzp, w sprawie majątkowej, w której zawarcie ugody jest dopuszczalne, każda ze stron umowy, w przypadku sporu wynikającego z zamówienia, może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji lub inne polubowne rozwiązanie sporu do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, wybranego mediatora albo osoby prowadzącej inne polubowne rozwiązanie sporu. 

Poniżej prezentujemy propozycje przykładowych funkcjonujących w obrocie klauzul: mediacyjnej i koncyliacyjnej, przygotowanych przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej. Jeśli strony zdecydują się na skorzystanie z możliwości polubownego rozwiązania sporu i skierowanie sprawy do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, klauzule te mogą zostać wpisane do umowy w sprawie zamówienia publicznego lub do umowy ramowej. Klauzule można zastosować również w obecnym stanie prawnym, a także po wejściu w życie nowej ustawy Pzp. 

Należy wskazać, że strony mogą zdecydować się na podjęcie próby polubownego  rozwiązania sporu także w przypadku, gdy w umowie, której dotyczy spór, nie zawarto stosownej klauzuli w tym zakresie. W takim przypadku strony składają oświadczenie o podjęciu polubownego rozwiązania sprawy poprzez mediację lub koncyliację  i zwracają się do wybranego przez siebie podmiotu, który tę procedurę przeprowadzi. 

Więcej informacji na temat mediacji i koncyliacji oraz właściwości  Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej na stronie internetowej tego Sądu pod adresem: https://sp.prokuratoria.gov.pl/

Mediacja polega na próbie doprowadzenia do ugodowego, satysfakcjonującego obie strony rozwiązania konfliktu w drodze dobrowolnych negocjacji prowadzonych przy udziale mediatora, będącego osobą trzecią, neutralną wobec stron i ich konfliktu.

Mediator wspiera przebieg negocjacji i pomaga stronom w wypracowaniu obustronnie satysfakcjonującego porozumienia i ostatecznej ugody. Ugoda zawarta przed mediatorem podlega na wniosek stron zatwierdzeniu przez sąd. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ugodę przez nadanie jej klauzuli wykonalności, a tym samym staje się ona tytułem wykonawczym umożliwiającym dochodzenie roszczeń na wypadek, gdyby strona porozumienia uchylała się od realizacji podjętych zobowiązań.

Treść klauzuli:

„W przypadku zaistnienia pomiędzy stronami sporu, wynikającego z umowy lub pozostającego w związku z umową, strony zobowiązują się do podjęcia próby jego rozwiązania w drodze mediacji. Mediacja prowadzona będzie przez Mediatorów Stałych Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z Regulaminem tego Sądu”.

Koncyliacja to próba polubownego rozwiązania sporu przez niezależnego i bezstronnego koncyliatora. Koncyliator przedstawia stronom propozycję rozwiązania konfliktu. Zadaniem koncyliatora jest opracowanie odpowiednich rozwiązań w formie propozycji koncyliacyjnej.

Po otrzymaniu propozycji koncyliacyjnej strony mogą:

• przyjąć propozycję, co kończy spór,
• uznać propozycję za niewystarczającą i poddać sprawę negocjacjom między stronami,
• zawrzeć ugodę modyfikując propozycję koncyliatora,
• nie przyjąć propozycji koncyliacyjnej, nie ponosząc z tego powodu żadnych konsekwencji.

W ramach postępowania koncyliacyjnego możliwe jest zawarcie ugody przed koncyliatorem.

Różnica pomiędzy koncyliacją a mediacją polega na tym, że mediacja jest trójstronnym procesem, kierowanym przez bezstronną osobę (mediatora) przy jednoczesnym udziale stron sporu, którego celem jest dojście do konsensusu. W przypadku koncyliacji zamiast mediatora występuje koncyliator, który na podstawie przedstawionych przez strony roszczeń mocą swojego autorytetu przedstawia propozycję koncyliacyjną mającą na celu zakończenie sporu, zaś sami zainteresowani nie biorą udziału w jej opracowaniu.

Treść klauzuli:

„W przypadku zaistnienia pomiędzy stronami sporu, wynikającego z umowy lub pozostającego w związku z umową, strony zobowiązują się do podjęcia próby jego rozwiązania w drodze koncyliacji. Koncyliacja będzie prowadzona przez Koncyliatorów Stałych Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z Regulaminem tego Sądu”.

Źródło: Urząd Zamówień Publicznych