W umowie ramowej zamawiający wyznacza limit zamówień, którego nie może przekroczyć

Urząd Zamówień Publicznych (dalej: UZP) zajął stanowisko w temacie umów ramowych w opinii pt. „Dopuszczalność rozszerzenia zakresu zamówienia w stosunku do zakresu, na jaki została przewidziana umowa ramowa”.

Przez umowę ramową – zgodnie z art. 2 pkt 9a ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp”) – należy rozumieć umowę zawartą pomiędzy zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców. Celem tego zobowiązania jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości. Stosownie zaś do art. 99 ustawy Pzp zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie:

• przetargu nieograniczonego,
• przetargu ograniczonego lub
• negocjacji z ogłoszeniem.

Umowa ramowa nie jest trybem udzielenia zamówienia w rozumieniu art. 10 ustawy Pzp. Określa ona przyszłe, ramowe warunki zamówień, które mają zostać udzielone na jej podstawie. Jednak sama nie jest traktowana jako zamówienie publiczne, gdyż jej przedmiotem nie są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Status zamówienia publicznego w rozumieniu ustawy Pzp posiada jedynie umowa zawarta pomiędzy zamawiającym, a jednym bądź kilkoma wykonawcami, z którymi zamawiającego łączy wcześniej zawarta umowa ramowa.

Odpowiednie stosowanie przepisów dotyczących udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem przy prowadzeniu postępowania celem zawarcia umowy ramowej oznacza (art. 99 ustawy Pzp), iż zamawiający zobowiązany jest do opisania i oszacowania przedmiotu postępowania. Dzięki temu będzie możliwe podpisanie umowy ramowej, w sposób określony w przepisach art. 29-36 ustawy Pzp. Zdefiniowany przez zamawiającego przedmiot postępowania na zawarcie umowy ramowej zamawiający przekazuje wykonawcom w treści ogłoszenia o zamówieniu. Określa w nim przedmiot oraz wielkości lub zakresu zamówienia, podaje informacje o możliwości składania ofert częściowych (art. 41 pkt 4 ustawy Pzp). Informacje te zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp zawiera również w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Tak określony przez zamawiającego przedmiot postępowania na zawarcie umowy ramowej ma charakter wiążący zarówno dla zamawiającego, jak i pozostałych uczestników prowadzonego postępowania (art. 101 ust. 1 ustawy Pzp).

Z uwagi na specyfikę przedmiotu postępowania na zawarcie umowy ramowej zamawiający może określić przedmiotowy zakres przyszłej umowy ramowej:

• poprzez wskazanie maksymalnej ilości dóbr, usług czy robót budowlanych, które zamierza nabyć w ramach umowy ramowej, bądź
• poprzez podanie maksymalnej kwoty przeznaczonej na zakup tych dóbr, usług lub robót budowlanych.

Dokonany przez zamawiającego wybór sposobu określenia przedmiotowego zakresu postępowania na zawarcie umowy ramowej determinuje przyszły rzeczywisty zakres zamówień. A zatem wskazanie w dokumentacji postępowania na zawarcie umowy ramowej maksymalnej ilości dóbr, usług, robót budowlanych uniemożliwia zamawiającemu przekroczenie pierwotnie przyjętej granicy. Natomiast jeśli jednostka publiczna zdefiniował zakres przedmiotu zamówienia poprze określenia kwoty, rzeczywisty maksymalny zakres zamówień determinuje wyłącznie przyjęta kwota.

Urząd Zamówień Publicznych stanął na stanowisku, że udzielenie przez zamawiającego zamówienia, które nie mieści się w zakresie przedmiotowym umowy ramowej np. poprzez zamówienie większej ilości dóbr niż pierwotnie ustalona, stanowi udzielenie nowego zamówienia – nie mieści się w ramach umowy ramowej. Jednostki nie mogą w takich sytuacjach stosować art. 101 ust. 2 ustawy Pzp. Przepis ten pozwala na zmiany warunków zamówienia w stosunku do określonych w umowie ramowej, jeżeli zmiana ta nie jest istotna. Nie odnosi się natomiast do zmian zakresu przedmiotowego umowy ramowej, tylko do zmian warunków zamówienia przez które należy rozumieć, m.in. termin wykonania czy parametry techniczne przedmiotu zamówienia.

UZP podkreślił, że udzielenie zamówienia w ilości większej niż maksymalnie założono w pierwotnym postępowaniu będzie stanowić niedozwolone udzielenie zamówienia w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w siwz.

Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 4/2014

Opracowanie: Klaudyna Saja- Żwirkowska
prawnik, redaktor naczelna publikacji o tematyce zamówień publicznych