Wyjaśnienia uzasadniające zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa muszą być złożone wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz nie mogą ograniczać się jedynie do ogólnikowych stwierdzeń bez żadnych dodatkowych wyjaśnień i dowodów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 czerwca 2017, sygn. akt KIO 1141/17, KIO 1202/17).
Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy Pzp jako tajemnica przedsiębiorstwa mogą być uznane informacje, które zostały zastrzeżone nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Po tym dniu uprawnienie do zastrzeżenia tajemnicy wygasa. Tym samym wszelkie postępowania wyjaśniające w zakresie zastrzeżenia tajemnicy, złożone zamawiającemu po terminie składania ofert, nie mogą być uznane za skuteczne, a tym bardziej możliwe. Świadczą one bowiem o nierównym traktowaniu wykonawców.
Jak słusznie wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 24 maja 2016 r., sygn. akt KIO 733/16: „(…) W obecnym stanie prawnym zamawiający nie prowadzi postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia, czy informacje zastrzeżone jako poufne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, ale dokonuje oceny powyższego na podstawie zawartych najczęściej w ofercie czy też we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, informacji pochodzących od wykonawcy co do powodów takiego zastrzeżenia. Obowiązkiem wykonawcy jest zatem wykazanie, do terminu składania ofert lub wniosków, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wykazanie istnienia tajemnicy przedsiębiorstwa nie może się sprowadzać do ogólnikowego stwierdzenia, że zawarte w dokumentach informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, albo że nie mogą być udostępniane osobom trzecim. Wykonawca powinien wykazać, że wszystkie trzy przesłanki składające się na pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa zostały spełnione, i należycie to uzasadnić. Niezbędne jest więc załączenie dowodów na poparcie prawdziwości swoich twierdzeń.