Czy niewprowadzenie zmian do zapytania ofertowego to wada procedury zamówienia publicznego?

Beneficjent aplikował o środki z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 na zakup maszyn do produkcji drewna opałowego, kominkowego, kory ogrodowej i rozpałki z odpadów tartacznych. Zamówienia dokonał w trybie zapytania ofertowego za pomocą portalu https://portalogloszen.arimr.gov.pl na podstawie rozporządzenia ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 20 lutego 2018 r. w sprawie wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji oraz warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej.

W opisie przedmiotu zamówienia beneficjent (zamawiający) określił parametry techniczne, jakie dana maszyna ma spełnić, m.in.:

1)     obciążenie statyczne do przodu min. 4200 kg;

2)     wysokość podnoszenia wideł min. 3000 mm.

Jeden z oferentów zadał zapytanie dotyczące możliwości dopuszczenia niższych parametrów, tj.:

1)     obciążenie statyczne do przodu 4160 kg;

2)     wysokość podnoszenia wideł 2975 mm.

Pytanie wpłynęło przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający w odpowiedzi  dopuścił zastosowanie w ofercie niższych parametrów. Nie zmienił jednak zapytania ofertowego (co powinien uczynić). Jest to istotna zmiana, a więc miał również obowiązek  zmodyfikować termin składania ofert. Wpłynęły 4 oferty, 3 z nich spełniały parametry maszyny określone w zapytaniu ofertowym a jedna z niższymi parametrami wpłynęła od wykonawcy, który zadał pytanie. Kryteriami oceny ofert były cena 80% i okres gwarancji 20%.

Oferta A zawierała cenę 223.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta B – cenę 199.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta C – cenę 186.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta D – cenę 210.000 zł i 60 m-cy gwarancji – była to oferta wykonawcy, który zadał pytanie. W wyniku oceny punktowej kryteriów poszczególnych ofert najkorzystniejszą okazała się oferta D z niższymi parametrami, w związku z czym została wybrana. Czy prawidłowo przeprowadzono zapytanie ofertowe? Czy zamawiający powinien zmienić zapytanie i zamieścić tę zmianę na portalu ogłoszeń? Czy z uwagi na niezamieszczenie zmiany opisu przedmiotu zadania wybrano ofertę, która powinna podlegać odrzuceniu ze względu na to, że treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego?