Zmiany umowy o zamówienie podprogowe – jak ich dokonać

W ramach inwestycji dofinansowanej z ministerstwa wykonaliśmy w trybie przetargu nieograniczonego roboty budowlane oraz dwie różne dostawy w trybie zapytania ofertowego (każda z dostaw poniżej 30.000 euro, tj. po ok. 40.000 zł brutto). Jedna z nich to dostawa mebli. Zgłosił się tutaj tylko jeden wykonawca. Krzesła w zapytaniu ofertowym miały określony kolor, jednak w trakcie realizacji zamówienia zapadła decyzja o zmianie koloru tapicerki, jak również kształtu dwóch stołów z owalnych na okrągłe. Zmiany nie prowadzą do modyfikacji ceny. Umowa na dostawy mebli nie przewiduje żadnych zmian w odniesieniu do wartości zamówienia. Jako osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne w tym drobne zapytania ofertowe jak w przypadku dostaw na ww. meble muszę je odebrać protokolarnie. Czy powyższe zmiany koloru krzeseł i kształtu dwóch stołów będą istotną zmianą i wymagają stworzenia np. protokołu na tę okoliczność lub też aneksu do umowy? Jak rozwiązać powyższą sytuację dokumentacyjnie?