Andrzela Gawrońska-Baran

Pytanie: Prowadzę przetarg nieograniczony. Wykonawca za pośrednictwem platformy zakupowej złożył plik o nazwie oferta, który zawiera 6 plików xades bez plików źródłowych. Czy należy odrzucić taką ofertę? Jeśli tak, to proszę o wskazanie podstawy prawnej odrzucenia. Czy potraktować może tę sytuację za brak oferty?

Pytanie: Zamawiający podpisał umowę z wykonawcą na usługę organizacji wyjazdów wypoczynkowych z zajęciami sportowymi, wyżywieniem i noclegami dla określonych uczestników. Wyjazdy nie miały być zorganizowane w konkretnej dacie, tylko realizowane przez 6 miesięcy na podstawie bookowania miejsc przez zamawiającego z 7 dniowym wyprzedzeniem. Kryteriami oceny ofert było m.in. dodatkowe wyposażenia ośrodka. W formularzu ofertowym wykonawca miał podać dokładny adres ośrodka, w którym będzie realizowana usługa. Zamawiający stawiał oczywiście różne wymagania graniczne, które ośrodek musi spełniać. Wykonawca oświadczył w umowie, że posiada odpowiedni budynek, aby wykonać zamówienie. W umowie wpisano też dokładnie podany przez wykonawcę adres ośrodka. Po podpisaniu umowy przy rezerwacji pokoi wykonawca zasygnalizował problem z ich dostępnością (z różnych przyczyn) i zaproponował dostępność pokoi i zajęcia sportowe w innym ośrodku, który spełnia wszystkie wymagania z SWZ, w tym także te które oceniano w ramach kryteriów oceny ofert na nie gorszym poziomie. Ośrodek należy do tego samego wykonawcy. Jeśli zamawiający chciałby zaakceptować taką propozycję, to czy można po prostu zacząć rezerwować miejsca w tym innym ośrodku, czy też potrzebna jest zmiana umowy poprzez wpisanie obok dotychczasowego adresu dodatkowego adresu usługi z zaznaczeniem, że usługa może być wykonywana w obu ośrodkach zgodnie z dostępnością przy spełnieniu wszystkich wymogów SWZ? Umowa i SWZ nie dają wprost możliwości ani nie zakazują realizacji zamówienia w dwóch ośrodkach (wykonawca miał podać po prostu adres). W umowie nie przewidziano też takiej sytuacji jako upoważniającej do zmiany umowy. Wskazano jedynie inne przypadki zmian oraz wpisano, że zmiana może być dokonana w przypadku wystąpienia przesłanek z art. 455 ustawy Pzp. Nie wskazano wprost w umowie możliwości zmiany umowy, w przypadku gdy zmiana ta będzie nieistotna. Czy wobec tego taka zmiana może być dokonana w świetle przepisów ustawy Pzp (np. jako nieistotna, gdyż będzie to ten sam wykonawca i tożsama jakość usługi) mimo braku wpisania takiej możliwości w umowie, ale z powołaniem się na art. 454 ustawy Pzp lub na innej podstawie? A może bezpieczniejszym prawnie rozwiązaniem byłoby podpisanie przez wykonawcę umowy na podwykonawstwo z innym hotelem spełniającym wymagania w zakresie tylko noclegów?

Pytanie: Biorę udział w procedurze trybu podstawowego z możliwością negocjacji na roboty budowlane. Proszę o informację, jak orzecznictwo KIO i sądów podchodzi do następującej kwestii: zatrzymanie wadium na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp – bez zastosowania art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, zatrzymanie wadium na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 3 wykonawcy, którego oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza (była potencjalnie najkorzystniejsza, ale odrzucono ją na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pzp).

Pytanie: Zamawiający wezwał do złożenia podmiotowych środków dowodowych w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego. Wykonawca złożył dokumenty w terminie jednak np. zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek nie opatrzył elektronicznym podpisem kwalifikowanym, przekazał tylko skan. Czy zamawiający w tym przypadku wzywa do ponownego złożenia dokumentu? Dodatkowo zamawiający złożył na wezwanie wykazy usług, osób i maszyn, które są z datą oferty, jeszcze sprzed otwarcia i składania ofert, ale podpisane po dacie wezwania. Czy wobec tego są aktualne na dzień złożenia?

Klauzule niedozwolone (abuzywne) w umowach w sprawie zamówienia publicznego to postanowienia umowne, które kształtują obowiązki wykonawcy w sposób rażąco nieproporcjonalny do rodzaju zamówienia oraz ryzyka związanego z jego realizacją. Z tego właśnie tytułu są w umowach niedopuszczalne i stanowi o tym wprost Prawo zamówień publicznych. Ponieważ interpretacja postanowień umownych w dużej mierze zależy od konkretnego zamówienia i reguł jego realizacji, szczególnie istotne w tym przypadku będzie orzecznictwo KIO i wynikające z niego wskazówki. W artykule omawiamy niedozwolone postanowienia umowy i przytaczamy kilkanaście orzeczeń, w których konkretną treść umów ocenia Izba.

Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to jedna z możliwych czynności, która kończy procedurę. Przyczynami unieważnienia przetargu mogą być m.in. zmiana potrzeb lub wymagań zamawiającego, błędy lub nieprawidłowości w dokumentacji przetargowej lub w toku postępowania czy brak ofert. Istotne przy tym, że sytuacje w których zamawiający może i ma obowiązek unieważnić postępowanie, określa ściśle art. 255 ustawy Pzp. Decyzja w tym zakresie powinna być poprzedzona staranną analizą przyczyn takiej czynności oraz odpowiednio uzasadniona. Dodatkowo należy pamiętać, że obowiązkiem zamawiającego jest także przekazanie informacji wykonawcom o unieważnieniu wraz z jej uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Sprawdź, jakie sytuacje obligują do unieważnienia, jak właściwie ocenić okoliczności oraz w jaki sposób zgodnie z prawem umieścić informacje o unieważnieniu we właściwym miejscu.

Podmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz fakt spełniania warunków udziału w postępowaniu. Kwestie związane z ich złożeniem i oceną reguluje ustawa Prawo zamówień publicznych oraz przepisy rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415). Nasze szkolenie porusza kwestie kilku powtarzających się problemów związanych z oceną i przekazywaniem tego typu dokumentów.

Pytanie: Nasza organizacja ma centralę oraz 10 oddziałów. Żaden z oddziałów nie posiada samodzielności finansowej – scentralizowano finanse jak i zamówienia publiczne. Prezes jest kierownikiem zamawiającego, który na podstawie pełnomocnictw dla 10 dyrektorów oddziałów powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności. W pełnomocnictwach zawarto postanowienie, że dyrektor może wydawać dalsze pełnomocnictwa. W związku z takim zapisem dyrektor oddziału także wydał swoje pełnomocnictwo dla zastępcy dyrektora z zapisem, iż powierza mu wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności. W toku kontroli wewnętrznej okazało się, że osoby prowadzące postępowania w oddziałach (sekretarz) na oświadczeniach zaznaczają, że ich dyrektor albo jego zastępca jest kierownikiem zamawiającego w zależności od tego kto podpisuje dokumenty. W mojej ocenie prezes jest kierownikiem a dyrektorzy pracownikami kierownika zamawiającego z powierzonymi czynnościami. Czy dyrektor oddziału może powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności zastępcy dyrektora? Czy dyrektor oddziału na podstawie pełnomocnictwa jest kierownikiem zamawiającego?

Pytanie: Jestem odwołującym w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego. Do odwołania przystąpił po stronie zamawiającego konkurencyjny wykonawca. Przystępujący stał się zatem uczestnikiem postępowania odwoławczego. W dniu 29 listopada 2022 r. KIO poinformowała mnie (odwołującego) o terminie rozprawy, tj. 2 grudnia 2022 r. Zamawiający 29 listopada 2022 r. poinformował mnie o uwzględnieniu w całości zarzutów. Czy zamawiający informuje także przystępującego o uwzględnieniu zarzutów odwołującego? Kiedy i czy odwołujący zostaje poinformowany o wniesieniu sprzeciwu przez przystępującego? Kiedy, kogo i w jaki sposób przystępujący informuje o wniesieniu sprzeciwu? Czy w tym przypadku jako odwołujący muszę stawić się na rozprawę (najpierw posiedzenie) w siedzibie KIO, skoro zamawiający uwzględnił całość zarzutów, a ja nie otrzymałem żadnej informacji od przystępującego o braku wniesieniu sprzeciwu? Odpowiedź na powyższe pytania jest bardzo istotna, gdyż jako odwołujący nie mam wiedzy, co zrobi przystępujący, a muszę to wiedzieć, żeby móc cofnąć odwołanie, tracąc jedynie 10% wpisu. W tym celu muszę złożyć oświadczenie najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień,w którym został wyznaczony termin rozprawy (§ 9 pkt 1 ust. 3a rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego). W innym przypadku będę jako odwołujący musiał liczyć się z większym kosztem. Jakie są to wówczas realnie sumy?

Musimy dokonać zakupu gazu z sieci gazowej i dostaw energii elektrycznej. W przypadku energii elektrycznej zorganizowaliśmy przetarg nieograniczony, w którym nie otrzymaliśmy żadnych ofert. Następnie przeprowadziliśmy postępowanie w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp – wykonawca monopolista nie odpowiedział w ogóle na zaproszenie do negocjacji. W odniesieniu zaś do zamówień gazu z sieci gazowej przeprocedowaliśmy 2 postępowania w trybie podstawowym, w których także nie otrzymaliśmy ofert, a następnie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 2 ustawy Pzp, w którym nie osiągnęliśmy kompromisu w negocjacjach, wobec czego procedurę unieważniliśmy. Wykonawca zaproponował nam ceny wyższe, niż obecnie płacimy oraz nalegał na istotną zmianę warunków wynikających z wcześniejszych postępowań. Co w tej sytuacji ma zrobić zamawiający? Czy należy po raz kolejny rozpisać postępowania konkurencyjne i osłabić wymagania zgodnie z żądaniami wykonawcy, np. skrócić termin zapłaty, usunąć kary umowne itp., czy może zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp uznać, że panuje monopol i zastosować procedurę z wolnej ręki na tej podstawie prawnej? Jakich dokumentów wymagać wówczas w procedurze?