Wykonawca składa ofertę e-mailem i przez platformę – jak ją ocenić?

Fakt przesłania korespondencji odpowiadającej treści oferty, za pośrednictwem zwykłej poczty elektronicznej (e-mail), sam w sobie nie stanowi przesłanki odrzucenia oferty  właściwie złożonej w tym postępowaniu. Oferta została bowiem złożona także poprawnie za pośrednictwem platformy. Odrzucenie oferty byłoby zatem w tym przypadku niezgodne z ustawą Pzp.

Przemawiają za tym następujące okoliczności faktyczne:

• Zgodnie z art. 68 ustawy Pzp zamawiający wskazał w SWZ środek komunikacji elektronicznej do przekazywania ofert zapewniający zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniający możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie – portal ezamowienia.gov.pl.
• Wykonawca złożył zamawiającemu prawidłową (zaszyfrowaną) ofertę. Brak jest zatem podstaw do jej odrzucenia z uwagi na sposób jej przekazania zamawiającemu. Oferta ta, o ile nie zachodzą inne  podstawy odrzucenia, jest skuteczna i musi podlegać ocenie.
• Z opisu wynika, że oferta zaszyfrowana, jak i przesłana mailowo są identycznej treści. Należy zatem uznać, że jest to jedna oferta rozumiana jako (tożsame) oświadczenie woli wykonawcy. W mojej ocenie nie ma zatem podstaw do twierdzenia, że wykonawca złożył dwie oferty.
• Oferta jako załącznik do korespondencji mailowej nie została przekazana w sposób wymagany przez ustawę Pzp, jak i zamawiającego. Nie znalazła się w odpowiednim terminie i we wskazanym do przekazywania ofert miejscu, jak ta zaszyfrowana. Porównując sytuację do wcześniejszego  stanu prawnego (sprzed elektronizacji zamówień) oferta ta nie trafiła pod podany w SWZ adres. Nie można więc jej uznać za złożoną w postępowaniu, dla którego było dedykowane odpowiednie miejsce na portalu.

Dodatkowo, według mnie niezasadne byłoby odrzucenie obu ofert, czyli złożonej prawidłowo i przesłanej mailowo. Jeden z tych dokumentów jest przekazany zgodnie w wymaganiami ustawy Pzp, przez co wyrażone w nim  oświadczenia woli, prawidłowo wiąże wykonawcę w zakresie wykonania zamówienia.

Nie ma znaczenia również fakt zapoznania się przez zamawiającego z treścią oferty – dokumentu przekazanego mailowo. To w interesie wykonawcy leży przesłanie oferty w wymagany przez zamawiającego sposób, gwarantujący zachowanie treści oferty w poufności do momentu jej otwarcia. W mojej ocenie, ofertę przesłaną za pośrednictwem poczty e-mail należy pozostawić bez rozpatrzenia.