oferta z rażąco niską ceną

13 najczęstszych błędów w badaniu i wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny

13 najczęstszych błędów w badaniu i wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny

W postępowaniach o zamówienie publiczne zarówno zamawiający, jak i wykonawcy często mierzą się z wyzwaniem badania i wyjaśniania oferty w kontekście rażąco niskiej ceny. Dla zamawiających kluczowe jest, by wezwania do wyjaśnień nie były kierowane bez uzasadnienia, a wyjaśnienia wykonawcy precyzyjnie odnosiły się do składników oferty budzących wątpliwości. Z kolei wykonawcy muszą zadbać o to, by ich wyjaśnienia były spójne i odpowiednio uzasadniały obniżoną cenę bez ogólnikowych stwierdzeń, które nie potwierdzą kalkulacji.

W artykule omawiamy 13 najczęstszych błędów w badaniu i wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny, w tym m.in. błędną decyzję o wezwaniu do wyjaśnień, narzucanie metodyki kalkulacji wykonawcy oraz pomijanie wyjaśnień dotyczących podwykonawców. Dowiesz się, jak unikać tych pułapek, by ocena ofert przebiegła sprawiedliwie i zgodnie z przepisami ustawy Pzp.

W tym artykule
  • Niezasadne wezwanie do wyjaśnień: Często wezwania do wyjaśnień wyliczenia ceny są kierowane w przetargach bez uzasadnionych podstaw, co prowadzi do niepotrzebnego wydłużenia procedury. Zamawiający powinni upewnić się, że wezwanie jest naprawdę konieczne i oparte na rzeczywistych wątpliwościach.
  • Zbyt ogólne wezwanie do wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny: Wezwania powinny być precyzyjne, wskazując dokładnie, które elementy oferty budzą wątpliwości. Ogólne pytania utrudniają wykonawcy udzielenie adekwatnych odpowiedzi i mogą prowadzić do nieuzasadnionego odrzucenia oferty.
  • Narzucona metodyka wyjaśnień: Zamawiający nie powinni narzucać wykonawcom konkretnych schematów kosztorysowych w wyjaśnieniach. Tego typu działania mogą spowodować niespójności w przedstawianiu wyjaśnień i błędne odrzucenie ofert.
  • Formalizm zamiast analizy merytorycznej: Celem wezwania do wyjaśnień jest ustalenie, czy cena jest realistyczna, a nie dopuszczenie do odrzucenia oferty z powodu drobnych nieścisłości. Zamawiający muszą unikać nadmiernego formalizmu i skupić się na merytorycznej ocenie ceny oferty.
  • Niespójność wyjaśnień: Wykonawca powinien dostarczyć wyjaśnienia zgodne z treścią pierwotnej oferty. Jakakolwiek istotna zmiana w przedstawionych danych, np. dotycząca osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia, może prowadzić do wątpliwości i odrzucenia oferty.
  • Odrzucenie oferty z powodu błędnej oceny wyjaśnień: Oceniając wyjaśnienia, zamawiający powinni uwzględnić całą strukturę ceny oferty, nie tylko jej wysokość. Zaniedbanie analizy szczegółów kalkulacji może prowadzić do błędnych decyzji, iż oferta zawiera rażąco niską cenę i odrzucenia jej niezgodnie z prawem.
Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny w prawie zamówień publicznych

Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny w prawie zamówień publicznych

W świetle postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest do zbadania oferty pod kątem zaoferowania rażąco niskiej ceny. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska zamawiający wzywa wykonawcę do wyjaśnienia. Złożone odpowiedzi muszą być wyczerpujące, nie mogą mieć charakteru ogólnego ani lakonicznego. W praktyce występują przypadki, gdy wyjaśnienia, nawet obszerne okazują się niewystarczające. Wówczas taka oferta podlega odrzuceniu. Sprawdź, jakie wskazówki w zakresie badania rażąco niskiej ceny przekazuje Krajowa Izba Odwoławcza. 

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 27 września 2024 r. sygn. akt: KIO 3247/24

Znaczne zawyżenie ceny oferty a wezwanie do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny

Pytanie:

W postępowaniu złożono 2 oferty:

  • oferta 1 za cenę 234.519,20 zł,
  • oferta 2 za cenę 49.817,46 zł.

Oferta 2 nie jest niższa nawet o 1% od wartości szacunkowej zamówienia, ale gdy weźmiemy pod uwagę średnią arytmetyczną złożonych ofert, wówczas cena 2 oferty okazuje się niższa o ponad 30% od tej średniej. Zamawiający stoi na stanowisku, że nie trzeba wzywać do wyjaśnień RNC, ponieważ cena 1 oferty została znacznie zawyżona i przesądziła o wysokości średniej arytmetycznej. Czy mamy rację?

Plansza_2jpg(1)

Rażąco niska cena – warsztat dla zamawiającego 

W trakcie warsztatu zdobędziesz wiedzę o tym, jak zweryfikować oferty pod kątem cen i jak rzetelnie przeanalizować złożone przez wykonawców kalkulacje. Zyskasz niezbędne wskazówki, w jaki sposób przygotować wezwanie do wyjaśnień i co zawrzeć w piśmie do wykonawcy (otrzymasz gotowy wzór dokumentu wraz z instrukcją, jak go sporządzić). Dowiesz się też, jakie dowody powinien złożyć wykonawca oraz jak je ocenić.

Korzyści dla Ciebie:

  • zapobiegniesz odwołaniom wykonawców, którzy będą podważać wyjaśnienia konkurenta oraz wykonawcy, który przygotował kalkulację i nie będzie zadowolony z Twojej oceny wyjaśnień albo samego wezwania,
  • skrócisz czas trwania procedury i szybciej podpiszesz umowę,
  • zwiększysz szansę na podpisanie kontraktu za cenę, która z jednej strony jest korzystna a z drugiej daje widoki na realizację zamówienia na założonym poziomie jakościowym i w umówionym terminie.
Plansza_11

Rażąco niska cena – warsztat dla wykonawcy

W trakcie warsztatu dowiesz się, jak przygotować solidne wyjaśnienia, aby zamawiający nie był w stanie ich podważyć, a konkurenci odwołać się na nie do Krajowej Izby Odwoławczej. Dowiesz się, jak je przygotować od strony formalnej oraz o jakie dowody zadbać i załączyć do pisma wyjaśniającego. Otrzymasz także wzór wyjaśnień z instrukcją naszego prelegenta, jak je wypełnić. Dodatkowo zyskasz zasób ważnych orzeczeń KIO, w których są rozważane kwestie wyjaśnień rażąco niskiej ceny, np. jakie wyjaśnienia faktycznie są wystarczające, które są zbyt lakoniczne i nie zawierają wystarczających podstaw prawnych i faktycznych.

Korzyści dla Ciebie:

  • zwiększysz szanse na wygranie przetargu,
  • zapobiegniesz podważeniu swojej oferty przez zamawiającego i konkurentów,
  • nauczysz się sprawniej i szybciej kalkulować ceny ofert.
Ocena rażąco niskiej ceny

Ocena rażąco niskiej ceny

Ocena w zakresie rażąco niskiej ceny zawsze powinna być dokonana z uwzględnieniem przedmiotu zamówienia, jego specyfiki i towarzyszących mu realiów rynkowych, w oparciu o dostępne zamawiającemu informacje, które uzyskał w wyniku wyjaśnień wykonawcy.

Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa w wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny: jak je ocenić, kiedy udostępnić informacje?

Pytanie:

Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę, zwrócił się do kilku wykonawców z prośbą o udzielenie wyjaśnień wraz z dowodami. Dwóch wykonawców zastrzegło w wyjaśnieniach tajemnicę przedsiębiorstwa:

  • pierwszy z nich – wszystkie załączniki stanowiące dowody. Przytoczył definicję tajemnicy przedsiębiorstwa i poinformował m.in., że kosztorys wraz z wycenami od poszczególnych dostawców i podwykonawcy mają wartość gospodarczą i nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej. Ceny od dostawców zostały wypracowane na podstawie długoletniej współpracy i niedopuszczalne jest, by pozostali wykonawcy mieli do nich wgląd. Wykonawca nie zastrzegł treści pisma zawierającego wyjaśnienie, a jedynie załączniki (kosztorys + wyceny od dostawców);
  • drugi wykonawca wskazał: „Jednocześnie, stosownie do przepisu art. 8 ust. 3 Pzp, zastrzegamy treść niniejszego pisma wraz z załącznikami i udzieloną zamawiającemu informacją, jako tajemnicę przedsiębiorstwa, która nie może być udostępniana osobom trzecim w rozumieniu art. 11 pkt. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Wskazał też: „Szczególną tajemnicą obejmujemy przedstawione kosztorysy, ponieważ udostępnienie informacji o naszych warunkach cenowych, kontaktach z producentami i otrzymanie tych danych przez konkurencję, może narazić firmę na znaczne straty finansowe i utratę zleceń, do których wykonawca może startować w przyszłości. Informacje te mają wartość gospodarczą dla wykonawcy, w szczególności ze względu na fakt, że organizacja pracy, logistyka, koszty wykonywania usług, wysokość zysku, kontakty z kontrahentami, ceny materiałów, wielkość rabatów, źródła dostaw stanowią specyficzny, przyjęty w przedsiębiorstwie mechanizm pozwalający na utrzymanie konkurencyjności z innymi dostawcami na rynku. Wszelkie informacje, które zostały niniejszym pismem udzielone zamawiającemu, stanowią przejaw działalności w ramach własności intelektualnej i tajemnic spółki, co czyni je elementami przedsiębiorstwa zgodnie z art. 551 pkt 7 i 8 kc, a co za tym idzie nie ma podstaw do udostępniania ich podmiotom trzecim”.

Inny podmiot wystąpił z wnioskiem o udostępnienie wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Czy udostępniamy pisma jedynie w niezastrzeżonym zakresie? W jakim terminie należy udostępnić wyjaśnienia?

Rażąco niska cena w orzecznictwie – najważniejsze wyroki z zestawienia UZP

Rażąco niska cena w orzecznictwie – najważniejsze wyroki z zestawienia UZP

Problem zaoferowania w przetargu zbyt niskiej ceny jest dość powszechny, gdyż stanowi jeden ze sposobów pokonania konkurentów i pozyskania zamówienia publicznego. Stąd przed Krajową Izbą Odwoławczą stale toczą się postępowania, w których strony spierają się w tym temacie a nierzadko trafiają także do Sądu Okręgowego (Zamówień Publicznych). Urząd Zamówień Publicznych przygotował jakiś czas temu zestawienie wyroków, w których składy orzekające wypowiadają się na temat problemów związanych z wyjaśnianiem rażąco niskiej ceny. Skorzystaj z tabeli, która porządkuje wyroki według konkretnych tez.  

Istota wyjaśnień rażąco niskiej cen

Istota wyjaśnień rażąco niskiej ceny

Istotą procedury wyjaśnień rażąco niskiej ceny jest wykazanie Zamawiającemu, że zaoferowana cena gwarantuje należyte wykonanie zamówienia. Zamawiający powinien uzyskać pewność, co do możliwości zrealizowania zamówienia zgodnie z wymaganiami za cenę podaną w ofercie.

Zarzuty dotyczące zaoferowania rażąco niskiej ceny

Zarzuty dotyczące zaoferowania rażąco niskiej ceny powinny odnosić się do istotnych elementów oferty, a nie mniej ważących pozycji wyceny.

Aby można było mówić o zaoferowaniu przez wykonawcę rażąco niskiej ceny, to cena za wykonanie całego przedmiotu zamówienia musiałaby kształtować się poniżej kosztów realizacji usługi. Zgodnie z art. 224 ust. 1 ustawy Pzp, wyjaśnieniom mogą podlegać również części składowe oferty, jednak wtedy, gdy mają one istotne znaczenie. W rozpoznawanej sprawie  Wykonawca, pomimo ryczałtowego charakteru wynagrodzenia, nie zakwestionował cen zaoferowanych przez konkurentów za wykonanie całego przedmiotu zamówienia. Zarzuty zostały ograniczone do kilku pozycji z ofert konkurentów, nie wskazując, że mają one istotne znaczenie i przełożenie na cenę jako całość.

Czy przed wszczęciem aukcji elektronicznej trzeba zbadać oferty pod kątem rażąco niskiej ceny?

Pytanie:

Zamawiający przewidział w przetargu nieograniczonym aukcję elektroniczną. Czy przed aukcją trzeba zweryfikować oferty pod kątem rażąco niskiej ceny, czy wystarczy badanie w tym zakresie po aukcji?

Przeszacowanie wartości zamówienia pozwala nie badać rażąco niskich cen

Pytanie:

W postępowaniu na dostawę instalacji fotowoltaicznych wpłynęło 26 ofert. Badanie rażąco niskiej ceny do wartości szacunkowej wykazało, że ceny 23 ofert wykonawców są poniżej wartości zamówienia (powiększonej o VAT) oszacowanej przez zamawiającego. Natomiast badanie rażąco niskiej ceny względem średniej arytmetycznej złożonych ofert nie wykazuje w żadnym przypadku rażąco niskiej ceny. Czy zasadnym jest odstąpienie od wezwania wykonawców do wyjaśnień rażąco niskiej ceny z uwagi na przeszacowanie zamówienia przez zamawiającego?

Kiedy można odstąpić od badania pod kątem rażąco niskiej ceny

Kiedy można odstąpić od badania pod kątem rażąco niskiej ceny

Jednym z zagadnień, często występujących w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego jest kwestia badana ofert pod kątem rażącego zaniżenia ceny. Ustawodawca precyzuje przypadki, w których badanie takie powinno nastąpić i możemy mie fertą z rażąco niską ceną. W pewnych okolicznościach pozawala jednak na odstąpienie od takie weryfikacji. Ogólnie wskazuje, że Zamawiający może nie zwracać się o udzielenie wyjaśnień, jeżeli rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Jakie to mogą być sytuacje oraz jakie przypadki nie zostaną uznane za uzasadnienie do odstąpienia o badania oferty pod kątem rażącego zaniżenia ceny? Wskazówki znajdziemy w bogatym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. 

W pewnych okolicznościach ogólne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny mogą zostać uznane za wystarczające

W pewnych okolicznościach ogólne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny mogą zostać uznane za wystarczające

Wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny powinny być na tyle wyczerpujące, aby Zamawiający mógł przekonać się o tym, że realizacja przedmiotu zamówienia nie przyniesie straty. Koszty ponoszone przez mikroprzedsiębiorcę, który osobiście wykona umowę mogą mieć poziom niższy od konkurentów.

Odrzucenie oferty tylko z tego powodu, że wykonawca nie załączył do wyjaśnień wysokości ceny dowodów, w pewnych przypadkach byłoby zbytnim formalizmem. Pod uwagę powinien być wzięty charakter przedmiotu zamówienia oraz rodzaj kalkulowanych kosztów. Sprawdź na co wskazuje orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej  w jakich okolicznościach za wystarczające można uznać jedynie oświadczenie wykonawcy oraz jak można podejść do rażąco niskiej ceny w Prawie zamówień publicznych. 

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 grudnia 2023 r. sygn. akt KIO 3466/23

Czy do wyjaśnień rażąco niskiej ceny trzeba zawsze dołączyć dowody?

Pewien wykonawca został wezwany do złożenia wyjaśnień odnośnie rażąco niskiej ceny, z prośbą o przedstawienie wysokości kosztów pracy, wynagrodzeń, liczby roboczogodzin i konkretnej liczby pracowników delegowanych do realizacji zamówienia wraz z przedstawieniem dowodów na potwierdzenie powyższego. W wezwaniu wskazano, że w wyjaśnieniu należy przedstawić wszelkie obiektywne, merytoryczne czynniki wpływające na wartość oferty wraz z dowodami. Jakie dowody są w takim przypadku wymagane (np. umowa o pracę itp.)? Co jeszcze może być takim dowodem i czy faktycznie trzeba je zawsze przesyłać, wyjaśniając swoją kalkulację cenową?

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.