Pytanie: W naszej SWZ jest zapis: „Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje wykonawcy przekazują drogą elektroniczną lub przez platformę”. Czy zatem wykaz robót składany na wezwanie wykonawca może złożyć przez platformę lub mailem i nie musi go opatrywać podpisem elektronicznym, zaufanym bądź osobistym? Czy może mieć formę niepodpisanego elektronicznie skanu papierowej postaci podpisanej odręcznie?

Pytanie: Prowadzę przetarg nieograniczony. Główny przedmiot zamówienia (wartościowo i celowościowo) to dostawy. W celu instalacji zakupionych elementów (panele PV i pompy ciepła) wystąpią usługi i roboty budowlane (nie ma obowiązku przygotowanie projektu budowlanego, czy zgłoszenia roboty). Na podstawie art. 27 ustawy Pzp stosuję do zamówienia przepisy właściwe dla dostaw. Czy z uwagi na fakt, że umowa obejmuje również roboty budowlane (w celu montażu pomp ciepła), należy uwzględniać obowiązki wynikające z art. 437 ustawy Pzp?

Pytanie: Jakim podpisem (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty) powinno/może zostać opatrzone pełnomocnictwo do zawarcia umowy w postępowaniu poniżej progów unijnych? Zgodnie z art. 432 ustawy Pzp, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej, a więc w przypadku jej zawarcia w postaci elektronicznej, strony umowy zobowiązane są ją podpisać z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Jednocześnie pełnomocnictwo, złożone wraz z ofertą lub przed zawarciem umowy, czyli w postępowaniu (literalnie, dopiero zawarcie umowy, jest czynnością niestanowiącą elementu postępowania), może upoważniać pełnomocnika do zawarcia umowy (sytuacja dotyczy nie tylko „konsorcjów”) oraz zostać podpisane również podpisem zaufanym lub osobistym. Wątpliwości budzi fakt, czy pełnomocnictwo opatrzone podpisem zaufanym lub osobistym, będzie wystarczające dla zawarcia ważnej umowy, która musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż wydaje się, że pełnomocnictwo upoważniające do zawarcia umowy, powinno zostać udzielone w takiej samej formie jak umowa.

Pytanie: Czy w postępowaniu prowadzonym w języku polskim i angielskim zamawiający powinien mieć przetłumaczony protokół postępowania na język angielski ? Przetarg wygrała firma, z którą zmawiający prowadził korespondencję w języku angielskim.

Pytanie: W postępowaniu prowadzonym w trybie otwartym zamawiający przesunął termin składania ofert. Wykonawca uzyskał ubezpieczeniową gwarancję wadialną na pierwotny termin. Następnie zdobył aneks do gwarancji, który uwzględniał nowy termin związania ofertą. Zarówno aneks jak i sama gwarancja mają tę samą treść, a różnią się jedynie terminem obowiązywania. Wykonawca złożył z ofertą wyłącznie aneks do gwarancji wadialnej, zawierający jednakże pełną treść gwarancji. Czy można przyjąć, że taki dokument właściwie zabezpiecza ofertę?

Pytanie: Mam w planie zamówień postępowanie krajowe bez negocjacji ujęte w jednej pozycji ale z podziałem na 5 części. Cztery części muszę unieważnić, a jedna będzie rozstrzygnięta. Czy wszczynając kolejną procedurę dla 4 części, muszę dokonać zmiany planu zamówień? Jak to prawidłowo zrobić?

Pytanie: Zamawiający zmienił termin składania ofert, a zatem automatycznie zmienił się termin związania ofertą. O zmianie terminów poinformował na stronie prowadzonego postępowania i w BZP. We wzorze formularza ofertowego była także wskazana konkretna data związania ofertą dotycząca pierwszego terminu składania ofert. Zamawiający nie wyszczególniał, w których dokumentach zmienia się data związania ofertą (wystąpiła ona w SWZ i formularzu ofertowym). Jedynie ogólnie wyznaczył drugą datę w informacji o zmianach. W postępowaniu złożono 6 ofert, gdzie 5 z nich zawierało w formularzu prawidłowy termin. Jeden wykonawca nie zmienił jednak tej daty, natomiast złożył  wadium aż na trzy miesiące (zatem poza termin związania ofertą). Co zrobić z ofertą? 

Pytanie: W postępowaniu wpłynęły do zamawiającego 4 oferty, w tym 2 dwie, do których mamy zastrzeżenia. W SWZ wymagaliśmy, aby wykonawcy składali oferty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym bądź osobistym. Każdy z wykonawców miał sporządzić ofertę zgodnie z formularzem ofertowym i dodatkowo załączyć do niej kosztorys ofertowy. W SWZ zaznaczono: „14. Ofertę należy sporządzić odpowiednio dla części, na którą wykonawca składa ofertę zgodnie z wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, do którego należy załączyć: 1)      oświadczenie art. 125 ust. 1 stanowiące załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niniejszy dokument składa każdy z wykonawców; 2)      sporządzony dla każdego z lokali kosztorys ofertowy, o którym mowa w rozdziale XV ust. 3 i 4”. Jednocześnie w SWZ zapisano, iż sporządzony kosztorys ofertowy stanowi integralną część oferty. Rozdział XV SWZ wskazywał: „3. Podstawą wyliczenia ceny są (odpowiednio dla każdej części zamówienia) następujące dokumenty: 1) rozdział III SWZ »Opis przedmiotu zamówienia«, 2) dokumentacja projektowa, 3) specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych (STWiOR), 4) projekt umowy, na podstawie których wykonawca sporządza kosztorys ofertowy dla danego lokalu i załącza go do formularza oferty. 4. Sporządzony kosztorys ofertowy dla danego lokalu stanowi integralną część oferty”. Skoro ofertą jest formularz ofertowy, a kosztorys ofertowy jest jego integralną częścią, to kosztorys ofertowy również powinien być – naszym zdaniem – podpisany. W ofercie nr 2 wykonawca nie podpisał formularza ofertowego, ani kosztorysu ofertowego. Podpisany elektronicznie został jedynie plik formularza generowanego przez system, który jest składany podczas wysyłania ofert. Pozostałe pliki po weryfikacji nie posiadają podpisu elektronicznego. Czy można uznać, że dokumenty zostały właściwie opatrzone podpisem elektronicznym? Jeśli nie – komisja proponuje odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6. W ofercie nr 3 wykonawca podpisał formularz ofertowy, ale nie podpisał kosztorysów ofertowych. Czy skoro integralną częścią oferty jest kosztorys ofertowy, to można uznać, że wykonawca nie podpisał oferty? Komisja również zastanawia się, czy odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Pytanie: Czy w zapytaniu ofertowym mogę wskazać, że wykluczeniu będą podlegać wykonawcy, którzy w ciągu ostatniego roku nie wywiązywali się z umowy z zamawiającym? Obawiam się konieczności zawarcia umowy z wykonawcą, który nie realizował należycie dotychczasowych kontraktów np. był nieterminowy, nie wystawiał faktur itd. Na jakim etapie postępowania mogę ewentualnie wykluczyć wykonawcę, jeśli faktycznie złoży ofertę? Czy komisja powinna ją otworzyć, w protokole z otwarcia ofert ująć zapis, że oferta podlega wykluczeniu i nie analizować jej pod kątem innych kryteriów? Czy należy o tym poinformować wykonawcę? Czy może nie trzeba otwierać tej oferty?

Pytanie: W jaki sposób oszacować zamówienie na platformę bądź system informatyczny dedykowany jednostce? Dysponujemy już opisem przedmiotu zamówienia przygotowanym przez informatyka. Nie podjął się on jednak szacowania. Czy wartość zamówienia należy ustalić na podstawie OPZ czy jakiegoś okrojonego zakresu? Czy osoba zewnętrzna może w imieniu instytucji przeprowadzić szacowanie, wysyłając zapytania o podane ceny?