Pytanie:
Prowadzimy przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych z zastosowaniem procedury odwróconej. Przedmiotem zamówienia jest dostawa zestawów komputerowych. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określił minimalne wymagania dla kupowanego sprzętu. Najwyżej oceniony wykonawca dostarczył zamawiającemu dokumenty, które potwierdzają spełnianie wymagań siwz (w których wskazał m.in. nazwy, model, typ oferowanych urządzeń). Zamawiający wybrał jego ofertę jako najkorzystniejszą.
Przed zawarciem umowy wykonawca poinformował zamawiającego, że zaoferowany procesor będący elementem całości przedmiotu zamówienia, ze względu na sytuację związaną z pandemią COVID-19, jest nieosiągalny. W zamian proponuje inny, który parametrami spełnia wymagania określone w siwz. Jak powinien postąpić zamawiający?
1. Nie wyrazić zgody na zmianę, gdyż oferta wykonawcy nie podlega zmianie i dążyć do zawarcia umowy?
2. Dopuścić zmianę procesora na inny spełniający wymagania dokumentacji (na jakiej ewentualnie podstawie?) i:
a) zawrzeć umowę opartą na pierwotnej ofercie wykonawcy, a następnie podpisać aneks do umowy?
b) zawrzeć od razu umowę na podstawie zmienionej oferty?
W opisanej sytuacji należy podpisać umowę o zamówienie publiczne z uwzględnieniem innego spełniającego wymagania zamawiającego procesora. Nie ma podstaw do niewyrażenia zgody na zawarcie kontraktu. Nie ma również potrzeby sporządzania aneksu do umowy. Byłby to nadmierny, sztuczny i zbędny formalizm.
Zaoferowanie innego – jednak spełniającego wymagania zamawiającego – elementu oferty w sytuacji obiektywnie uzasadnionej czynnikami zewnętrznymi jest uprawnione. Podstawą zmiany umowy w tej sytuacji może być art. 144 ust.1 pkt 3 ustawy Pzp, z którego wynika, że zmiana jest możliwa, gdy zostały spełnione łącznie następujące warunki:
a) jej konieczność jest spowodowana okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
b) wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie lub umowie ramowej.
