Wykonawca złożył ofertę e-mailem z uwagi na panującą pandemię – jakie działania podejmie zamawiający?

W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od progów unijnych zgodnie z art. 18a pkt 4 ustawy z 22 czerwca 2016 r.  o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw oferty składa się, pod rygorem nieważności, opatrzone własnoręcznym podpisem albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z informacji przedstawionych w pytaniu wynika, że wykonawca wniósł ofertę w niewłaściwy sposób. Powołując się na zagrożenie zakażeniem wirusem SARS-CoV-2, złożył ofertę elektronicznie poprzez wysłanie jej na adres e-mail wskazany do kontaktu z zamawiającym. Tymczasem zamawiający zaznaczył w siwz, że oferta musi być złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Oznacza to, że wykonawca złożył ofertę niezgodną z ustawą, co stanowi podstawę jej odrzucenia zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Oferta ta jest też nieważna na podstawie przepisów odrębnych, a mianowicie Kodeksu cywilnego. Implikuje to jej odrzucenie stosownie do art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp.

Dla zachowania pisemnej formy czynności prawnej art. 78 § 1 kc wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. 

Fakt wpłynięcia oferty w powyższy sposób (niedopuszczony w siwz) należy – w mojej ocenie – odnotować w protokole, m.in. z uwagi na potrzebę wypełnienia zasady jawności i przejrzystości postępowania.

Natomiast sama tylko okoliczność wpłynięcia oferty e-mailem nie powinna oddziaływać negatywnie na całe postępowanie (jego prawidłowość), o ile nie zachodzą dodatkowo inne okoliczności o takim charakterze, na temat których brak informacji w pytaniu.