omyłki w ofercie

Prawo zamówień publicznych o omyłkach w ofertach wykonawców

Jak poprawiać omyłki w ofertach – przykłady omyłek, wzory dokumentów, podpowiedzi ekspertów

Zamawiający, który ocenia oferty pod kątem przesłanek odrzucenia z art. 226 ustawy Pzp, zawsze musi ustalić, czy oferta nie będzie kwalifikować się do korekty w trybie poprawienia oczywistych omyłek. W ofercie należy skorygować oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz tzw. inne omyłki, które polegają na niezgodność oferty z treścią dokumentów zamówienia. Sedno problemu zazwyczaj tkwi w tym, aby właściwie ocenić przeoczenie czy nieścisłość w ofercie jak omyłkę bądź błąd. W przypadku błędu oferta podlega odrzuceniu. O interpretacji treści ofert oraz regułach, jakich należy pilnować przy korygowaniu tej treści, piszemy w naszym opracowaniu.

W tym artykule
  • Zamawiający powinien uznać za ważną cenę ryczałtową brutto bez poprawienia jej na podstawie załączonego do oferty kosztorysu. Więcej
  • Jeżeli ze złożonej oferty wynika, że cena brutto nie odpowiada cenie netto, należy przeanalizować całość złożonych z ofertą dokumentów, aby zweryfikować, czy można ustalić, która z podanych cen jest prawidłowa. Jeżeli jest to niemożliwe, wówczas występuje błąd w obliczeniu ceny i oferta podlega odrzuceniu. Więcej
  • Odrzucenie oferty może nastąpić tylko wtedy, jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w niej ceny lub kosztu. Mając dane, na postawie których widoczna jest oczywista omyłka rachunkowa, zamawiający powinien ją poprawić. Więcej 
  • W przypadku tzw. innych omyłek, zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie sposobu jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.
  • Zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, i uniemożliwiło to wybór oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Omyłki w ofertach na przykładzie pewnego postępowania

Pytanie:

Zamawiający w druku oferty wskazał wartość VAT 23%. Pierwszy wykonawca podał prawidłowo kwotę netto i stawkę VAT, ale błędnie podsumował cenę brutto. Drugi wykonawca niepoprawnie obliczył VAT (0,20 gr różnicy) i tym samym cenę brutto. Czy w obu przypadkach zamawiający poprawia omyłkę rachunkową bez pytania o zgodę wykonawcy? Inny wykonawca poprawnie wskazał VAT, cenę netto i brutto i poinformował, że po stronie zamawiającego powstanie obowiązek podatkowy. Naszym zdaniem błędnie zrozumiał tę formułę, skoro wskazał przy tym wartości składowe ceny. Co powinniśmy zrobić?

Czy jeśli oferta najlepszego wykonawcy nie wymaga wyjaśnień, to można go wezwać do złożenia dokumentów podmiotowych w tym samym czasie co innych wykonawców, których oferty wymagają wyjaśnień? Wyjaśnienia nie zmienią rankingu ofert.

Poprawianie omyłek w ofercie – liczba sztuk, opakowania i ceny jednostkowe

Pytanie:

Rozpoczęliśmy postępowanie na dostawę leków o wartości zamówienia poniżej 130.000 zł w procedurze zapytania ofertowego. W kalkulacji cenowej zawarto następujący zapis: „Podane przy opisach poszczególnych wyrobów liczby sztuk w opakowaniu służą do wyceny oraz do rozdzielenia. Wykonawca może do wyceny przyjąć kilka opakowań zawierających mniejsze niż wymagane ilości, tak aby wycena dotyczyła ilości wymaganej, np. 100 szt. w opakowaniu = 2 x 50 szt. w opakowaniu lub 4 x 25 szt. w opakowaniu. Zamawiający informuje, iż cena jednostkowa netto dotyczy jednostki miary określonej dla danego produktu. Jeżeli jednostką miary jest opakowanie zawierające 100 szt. produktu, cena jednostkowa dotyczy opakowania zawierającego 100 szt. produktu (w przypadku, gdy wykonawca dostarcza opakowania zawierające mniejszą liczbę sztuk np. 2 x 50 szt. = 100, cena jednostkowa dotyczy 100 szt. niezależnie od liczby opakowań)”.

W postępowaniu wpłynęła oferta, w której wykonawca dokonał następującej czynności: Przedmiot zamówienia: Ibuprom 50 szt. w opakowaniu – wykonawca proponuje 10 szt. w opakowaniu i zwiększa nasze zapotrzebowanie x 5 – zmieniając wartości w tabeli określone przez zamawiającego. Cenę podaje za opakowanie 10 szt. Moim zdaniem, zgodnie z zapisem przytoczonym powyżej nie powinien zmieniać wartości zapotrzebowania, a przeliczyć cenę za 10 szt. w op. x 5 i taką cenę jednostkową podać w kalkulacji cenowej. Opisane czynności wykonawcy pojawiają się w czterech pozycjach kalkulacji. W treści zapytania ofertowego mieliśmy zapis mówiący o tym, że odrzucimy ofertę, jeżeli jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego. Co należy w takim wypadku zrobić? Czy trzeba odrzucić ofertę czy wyliczyć cenę jednostkową właściwą dla naszego zapotrzebowania (cenę wykonawcy x 5) i wskazać jako inną omyłkę (w treści zapytania ofertowego: omyłki zgodne z zapisami ustawy Pzp)? A może powinniśmy wezwać wykonawcę do wyjaśnień?

Cena zaoferowana przez tego wykonawcę jest niższa o około 15.000 zł netto od cen kolejnych wykonawców. Wykonawca wystąpił o wgląd do ofert i bazując na tej wiedzy, może złożyć wyjaśnienie, że cena jednostkowa ww. pozycji nie będzie wynosić x 5, a np. x 10 (w celu uzyskania jak największej korzyści).

Oceniając podstawy korekty omyłek w ofercie, trzeba wziąć pod uwagę całokształt dokumentów

Oceniając podstawy korekty omyłek w ofercie, trzeba wziąć pod uwagę całokształt dokumentów

Z istoty przepisu pozwalającego zamawiającemu poprawić omyłki w treści oferty (art. 87 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy Pzp) wynika, że w przypadku gdy zamawiający stwierdzi, iż w złożonej ofercie zachodzi prawdopodobieństwo omyłki, wówczas ma możliwość jej korekty. Oczywiście zamawiający może swoją czynność poprawienia stwierdzonej omyłki poprzedzić wezwaniem wykonawcy do wyjaśnień w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp. Jednak nie jest to czynność obligatoryjna, co wynika wprost z brzmienia tego przepisu, który posługuje się sformułowaniem „może” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 maja 2021 r. sygn. akt KIO 955/21).

Możliwe jest poprawienie w ofercie innych omyłek jeżeli nie ingeruje to w sposób istotny w treść oferty

Pytanie:

W postępowaniu są dwa kryteria oceny ofert: cena oraz termin wykonania zamówienia z podziałem na podkryteria:

  • Etap I - tu ocenie podlega wykonanie czynności 1 z 6;
  • Etap II - tu ocenie podlega termin wykonania całego etapu.

Wykonawca w formularzu ofertowym w miejscu: Etap I ..... (łączna ilość dni) wskazał 1 dzień oraz w tabeli dla wykonania 1 czynności podał również 1 dzień. Wykonawca nie uwzględnił 5 dni, jakie zamawiający określił na wykonanie pozostałych czynności (5) w Etapie I. Jak potraktować powyższy błąd wykonawcy?

kalkulator,okulary długopis 2

Kiedy można poprawić stawkę VAT w ofercie?

W razie złożenia oferty obliczonej z zastosowaniem niewłaściwej stawki VAT należy rozważyć możliwość jej poprawienia w trybie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem zamawiający poprawia w ofercie inne omyłki polegające na niezgodności ofert ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Według Sądu Najwyższego będzie to jednak możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy w ramach sposobu obliczenia ceny oferty zamawiający określił stawkę podatku (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 listopada 2015 r.; sygn. akt KIO 2271/15)

Formularz oferty powinien zawierać zaokrąglone ceny jednostkowe brutto

Ustawodawca nie sprecyzował bliżej, jakie kategorie omyłek w ofertach mogą być uwzględniane i prostowane w trybie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Jednak omyłką jest uznanie, iż cena jednostkowa brutto może być podana z dokładnością do dziesięciotysięcznych złotego. Zamawiający zarzucał, iż było to niewłaściwe oraz zamierzone. Wywodził jednocześnie, iż tego rodzaju błąd, jako niezgodność z odrębnymi przepisami, czyni ofertę nieważną bez możliwości jej poprawy (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 listopada 2009 r. sygn. akt  KIO/UZP 1358/09).

Jeśli tego wymaga specyfika branży, to wykonawca powinien przedstawiać w ofercie ceny takie, jakie są określone w obwieszczeniu ministra

Pytanie:

Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę leków refundowanych na potrzeby mieszkańców domów pomocy społecznej. Ceny leków refundowanych określone są w obwieszczeniach ministra zdrowia - są sztywne. Zamawiający jest jednostką organizacyjną JST. W formularzu ofertowym ceny leków podawane mają być tylko w wartościach brutto (nie rozgraniczono na netto, VAT i brutto). Ceny muszą być zgodne z cenami w obwieszczeniu. Czy przedstawienie przez wykonawcę ceny jednostkowej brutto innej, niż wskazana w obwieszczeniu, można uznać za błąd, którego nie można poprawić?

Możliwość uzupełnienia oferty bądź złożenia wyjaśnień zależy od rodzaju brakującego czy błędnego dokumentu

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę dużego sprzętu medycznego, powyżej 207.000 euro. Jest to kilkadziesiąt części, osobno ocenianych. W arkuszu informacji technicznej w tabeli z parametrami granicznymi dla jednej z części postępowania, w toku przetargu dodano wymóg: Znak CE dla zastosowań w dziedzinie fotoimmunoterapii. Dołączanie do oferty znaku CE nie było wymagane. Jedyny wykonawca, który złożył ofertę na tę część nie podał żadnej informacji na temat znaku CE. Czy trzeba odrzucić ofertę, czy można to jakoś poprawić? Ponadto nad tabelą z parametrami granicznymi w Arkuszu informacji technicznej wymagano deklaracji: "Rok produkcji 2015" oraz "Sprzęt fabrycznie nowy, nie powystawowy". Deklaracja w zakresie roku produkcji w kilku ofertach wyglądała następująco:

  • "2014 lub wyższy",
  • "2014 lub 2015",
  • brak wpisu,

Natomiast deklaracja o sprzęcie nowym nie powystawowym w kilku ofertach wyglądała tak:

  • "Tak, fabrycznie nowy",
  • "Nowy",
  • brak wpisu.

Jak to interpretować, czy można i trzeba to korygować, a jeśli tak, to w jaki sposób?

Podanie podstawowej stawki VAT nie może być uznane za błąd w obliczeniu ceny

Ustawa o podatku od towarów i usług nie wiąże żadnych ujemnych konsekwencji z zastosowaniem podstawowej stawki VAT. Negatywny skutek dla podatnika ma wyłącznie nieuprawnione zastosowanie stawki preferencyjnej. Taka sama reguła obowiązuje również przy wykładni przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Dlatego zastosowanie przez wykonawcę podstawowej stawki VAT nie może być uznane za niekonkurencyjne w stosunku do innych wykonawców.

omyłki w ofercie

UZP wskazuje, jakie omyłki w ofercie może poprawić zamawiający

Zasadą wynikającą z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest brak możliwości dokonywania zmian w treści złożonej oferty. Od tej zasady ustawa przewiduje dwa wyjątki: pierwszy - dotyczy trybu dialogu konkurencyjnego, w którym wykonawca może sprecyzować i doprecyzować treść oferty oraz przedstawić informacje dodatkowe, drugi - możliwości poprawiania przez zamawiającego omyłek określonych w art. 87 ust. 2 ustawy Pzp. I właśnie omyłkom przyjrzał się Urząd Zamówień Publicznych w opinii prawnej pt. „Omyłki i błędy w ofertach wykonawców - analiza na przykładzie orzecznictwa sądów okręgowych i Krajowej Izby Odwoławczej”.

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.