zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą

Czy wolno wezwać do przedłużenia terminu związania ofertą po wyborze oferty najkorzystniejszej?

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym i wybraliśmy już ofertę. Ustaliliśmy z wykonawcą termin zawarcia umowy. Wykonawca nadesłał nam wszystkie wymagane informacje potrzebne do podpisania kontraktu. Umowa miała być zawarta w formie elektronicznej. W dniu podpisania umowy wysłaliśmy wykonawcy przez platformę podpisaną z naszej strony umowę. Po około 30 minutach pracownik firmy bez wskazania imienia i nazwiska napisał do nas krótką jednozdaniową informację, na temat przesunięcia terminu podpisania umowy o 6 dni kalendarzowych. Termin związania ofertą mija następnego dnia po terminie wskazanym we wniosku. Wniosek zawiera jedynie lakoniczną informację o tym, że osoba podpisująca umowę znalazła się w szpitalu. Powyższa sytuacja wydaje się nam wątpliwa. Przeczuwamy, że wykonawca uchyla się od podpisania i nie chce stracić wadium w tym postępowaniu. Postanowiliśmy przesunąć termin podpisania umowy, ale o dwa dni, a nie jak wnioskował wykonawca. W sytuacji gdy wykonawca jednak nie podpisze tej umowy, chcemy mieć czas na przedłużenie terminu związania ofertą i rozpoczęcie procedury ponownej oceny spośród ofert pozostałych. Pytanie, czy możemy po wyborze oferty najkorzystniejszej i uchyleniu się wykonawcy od podpisania umowy wystąpić do pozostałych z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą i wniesienie na nowo wadium? Czy może powinniśmy spokojnie poczekać i zastosować art. 252 ust. 2 ustawy Pzp? Zależy nam na czasie, gdyż umowa dotyczy usług, które mają być świadczone od 1 stycznia 2023 r.

Czy niewezwanie wszystkich wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą narusza przepisy?

Pytanie:

W postępowaniu złożono 3 oferty. W związku z tym, że przewidziałam w nim zastosowanie art. 24aa ustawy Pzp, zwróciłam się o przedłużenie terminu związania ofertą (było to zawiłe postępowanie) tylko do pierwszego w rankingu wykonawcy. Podmiot ten odmówił podpisania umowy po wyborze oferty, więc wezwałam drugą w kolejności firmę do złożenia dokumentów. Dokonałam badania jej oferty i w między czasie zwróciłam się do niej o przedłużenie termu związania ofertą (do pozostałych oferentów już nie). Mimo długiego badania ofert udało nam się wybrać wykonawcę w ciągu pierwotnych 60 dni, choć umowę podpisaliśmy trochę później. Obecnie mamy kontrolę RIO tego postępowania i boję się, że kontrolujący mogą zwrócić uwagę na sposób przedłużania terminu związania ofertą. Czy grożą nam jakieś zarzuty?

Nie ma możliwości jednoznacznej oceny zaistniałej sytuacji bez analizy dokumentacji postępowania. Bazując na treści pytania, tj. przyjmując, że obaj wykonawcy zgodzili się przedłużyć termin związania ofertą w odpowiedzi na kolejno skierowane do nich wezwania, należałoby przyjąć, że czynność tego wezwania nie wpłynęła na wynik postępowania. Nie powinna zatem skutkować zarzutem naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Wykonawcę wybrano w pierwotnym terminie związania ofertą, umowę podpisano zaś w terminie przedłużonym. Bez wpływu na powyższe pozostaje w takiej sytuacji brak wezwania trzeciego wykonawcy do wydłużenia terminu związania ofertą. Nie rzutuje to bowiem w żaden sposób na wynik prowadzonej procedury.