Pytanie: Zarząd Dróg w 2018 roku musiał zlecić nadzór inwestorski dla czterech zadań w ramach oddzielnych zamówień. Chodziło o nadzór nad zadaniami: 1)     rozwój infrastruktury w zakresie zrównoważonej mobilności miejskiej na terenie gminy w zakresie rozbudowy dróg powiatowych wraz z budową ścieżek rowerowych, dla którego 23 listopada 2018 r. podpisano umowę z wykonawcą X na 25.697 zł, 2)     rozwój infrastruktury w zakresie zrównoważonej mobilności miejskiej na terenie gminy w zakresie rozbudowy dróg powiatowych wraz z budową ścieżek rowerowych dla którego 23 listopada podpisano kolejną umowę z wykonawcą Y, 3)     przebudowa drogi powiatowej, dla którego 4 maja 2018 r. podpisano umowę z wykonawcą Z na 7.000 zł, 4)     przebudowa drogi powiatowej i remont obiektu mostowego przez rzekę, dla którego 16 października 2018 r. podpisano umowę z wykonawcą A na 3.600 zł. Zadania wymienione w pkt 1 i 2 zostały przeprowadzone zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020. Zgodnie z pkt 6.5.12 podmioty, które są zamawiającymi w rozumieniu ustawy, po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wartości wskazanej w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp, określają wartość zamówienia w odniesieniu do danego projektu w celu stwierdzenia, czy zamówienie podlega zasadzie konkurencyjności czy procedurze rozeznania rynku. W związku z tym, ze szacunkowa wartość zamówienia dla Części 1 i Części 2 została ustalona w łącznej wysokości 43.275,64 zł. netto tj. 10.036,80 euro, zamawiający zgodnie z pkt. 6.5.1 wytycznych przeprowadził rozeznanie rynku, zamieszczając zaproszenie do składania ofert na swojej stronie WWW oraz na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. Zadania wymienione w pkt 3 i 4 zamawiający przeprowadził na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp oraz regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień poniżej 30.000 euro, poprzez zamieszczenie zaproszenia do składania ofert na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. Czy usługa na nadzór inwestorski podlega sumowaniu? Usługi inspektora nadzoru nie są powtarzającymi się okresowo, o których mowa w art. 34 ust. 1 starej ustawy Pzp. Czy w związku z tym każda z tych usług powinna być szacowana oddzielnie i procedurę udzielenia takiego zamówienia określa kwota każdego osobnego zamówienia? Kontrola KAS wykazuje w tych działaniach nieprawidłowości.

Pytanie: Czy zamówienia realizowane w ramach budżetu obywatelskiego powinnam sumować z planowanymi zamówieniami publicznymi ujętymi w planie postępowań o udzielenie zamówień? Czy przygotowując plan postępowań zamówień na podstawie przyjętego budżetu lub planu finansowego, powinnam też wpisywać zamówienia w ramach budżetu obywatelskiego, którego wyznaczona odgórnie kwota wydatków jest przeznaczona na inicjatywy i projekty inwestycyjne bezpośrednio zgłaszane przez społeczeństwo lokalne?

Pytanie: Zamawiający chce przeprowadzić postępowanie na usuwanie awarii dekarskich budynków komunalnych poniżej 130.000 zł. Zgodnie z interpretacją ustawy Pzp jest to robota budowlana. Czy w związku z tym do szacowania przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 34 ustawy Pzp niezbędny jest kosztorys? Awarii nie da się przewidzieć, a zlecanie każdorazowo usługi naprawy prowadzi do zwiększenia ilości biurokracji i podraża koszty, w związku z czym jest niegospodarne. Dlatego zamawiający wolałby mieć umowę z jednym wykonawcą, który w razie czego przyjedzie i dokona naprawy według wycenionych roboczogodzin. Czy takie postępowanie na roboty budowlane bez wcześniejszej wyceny na podstawie kosztorysu jest zgodne z przepisami? Czy można to postępowanie potraktować jako usługę i oszacować zgodnie z art. 35 ustawy Pzp? Zamawiający posiada wewnętrzny regulamin, ale on w takich przypadkach odsyła do ustawy Pzp.

Pytanie: Jako instytucja kultury zawieramy różne umowy związane z działalnością kulturalną. Wszystkie dotyczą zamówień poniżej 130.000 zł. Czy każdą umowę powinnam oszacować osobno i zastosować wyłączenia z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, czy jednak wszystkie umowy w zakresie działalności kulturalnej trzeba sumować i stosować wyłączenia z art. 11 ust. 5 pkt 2?

Pytanie: Czy w zamówieniach poniżej 130.000 zł netto szacowanie wartości zamówienia musi odbywać się zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych? Jak oszacować wartość usługi wykonania dokumentacji projektowej, skoro nie mogę jej porównać z żadnym innym zadaniem? Czy mogę odstąpić od szacowania i sporządzić jedynie notatkę z informacją, ile  zamierzamy przeznaczyć na zamówienie?

Pytanie: Zamawiający (co roku) udziela zamówienia o szacowanej wartości poniżej progów unijnych na okres 12 miesięcy na kompleksową obsługę podróży służbowych (m.in. rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych, noclegów, ubezpieczenia podróżnego). Jest to specyficzny rodzaj zamówienia (zakup usługi pośrednictwa), gdyż całkowita cena oferty zawiera ew. upusty cenowe, jak również opłaty transakcyjne. Do tej pory szacowanie wartości zamówienia odbywało się na podstawie umowy zawartej na okres ostatnich 12 miesięcy. W umowie zawartej w 2020 roku zaoferowano upusty oraz brak opłat transakcyjnych. Ze względu na specyficzną sytuację związaną z pandemią Covid-19 faktyczna wartość realizacji ostatniej umowy wyniosła ok. 5% przewidzianej kwoty. Wysokość upustów oraz opłat transakcyjnych obecnie wydaje się być trudna do przewidzenia i bazowanie na poprzednich wartościach jest problematyczne. Nowa ustawa Pzp, zgodnie z art. 35, jako podstawę ustalenia wartości zamówienia określa: 1) rzeczywistą łączną wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo 2) łączną wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. Mając na uwadze powyższe, w jaki sposób zamawiający ma dokonać szacowania wartości zamówienia na kompleksową obsługę podróży służbowych (m.in. rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych, noclegów, ubezpieczenia podróżnego), która ma być udzielona na okres 12 miesięcy? Czy należy brać pod uwagę rzeczywistą łączną wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług, biorąc pod uwagę: wysokość upustów oraz opłat transakcyjnych, jakie znalazły się w ostatniej umowie, czy brak upustów i opłat transakcyjnych (gdyż nie możemy ich określić), czy tylko maksymalne upusty i brak opłat transakcyjnych (gdyż maksymalnej kwoty nie można określić)? Czy i jak zamawiający powinien szacować upusty i opłaty transakcyjne?

Pytanie: Zamawiający zamierza wszcząć postępowanie na pełnienie funkcji zespołu nadzoru inwestorskiego. Czy wartość szacunkową można ustalić na podstawie określonego procentu liczonego od wartości inwestycji, które mają być nadzorowane? Czy procent liczy się od planowanych kosztów inwestycji, czy od cen oferty, którą wybraliśmy do realizacji?

Pytanie: Zamawiający zawarł poza ustawą Pzp umowę projektowania dla budynku A dotyczącą opracowania dokumentacji w zakresie przebudowy oraz rozbudowy przedmiotowego budynku, składając jednocześnie wniosek o dofinansowanie na przebudowę lub rozbudowę.  Po kilku miesiącach zakupił przylegający do budynku A, budynek B, co do którego również podpisał umowę projektowania w zakresie jego przebudowy, także poza ustawą Pzp z uwagi na wartość zamówienia. W trakcie prac projektowych powstała z kolei koncepcja wyburzenia budynku A, wybudowania w jego miejsce nowego budynku i połączenia go z budynkiem B. Czy zamawiający w obecnej sytuacji może zawrzeć trzecią umowę projektowania dotyczącą rozbiórki budynku A oraz opracowania dokumentacji związanej z połączeniem obu budynków, nie narażając się na zarzut naruszenia art. 29 ust. 2 ustawy Pzp oraz art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych? Czy jest możliwe ewentualnie zawarcie aneksów do obydwu umów zmieniających ich zakres oraz wysokość wynagrodzenia wykonawcy?

Pytanie: Mam pytanie dotyczące szacowania wartości zamówienia. W jednostce prowadzimy podział na grupy zamówień. Czy zakup systemu szafek depozytowych należy doliczyć do grupy meble i meble biurowe?

Pytanie: Mamy zamiar przeprowadzić postępowanie na usługę ochrony. Zakładam, że jest to zamówienie powtarzające się okresowo. Komórka merytoryczna zrobiła rozeznanie rynku i otrzymała 2 oferty z szacunkową wartością zamówienia. Czy te propozycje mogą stanowić podstawę do sporządzenia notatki z przeprowadzonego szacowania? Ustawa Pzp stanowi, że zamówienia powtarzające się należy szacować zgodnie z jej art. 35. Nadmienię, że cena otrzymanych ofert wstępnych jest wyższa niż ta szacowana na podstawie ostatnich 12 miesięcy z uwzględnieniem odpowiedniego wskaźnika.