Pytanie: Mam problem z agregacją zamówień i wyborem właściwej procedury dla zakupów współfinansowanych z WRPO. Wartość zamówień planowanych w ramach projektu wynosi: 8 mln netto roboty budowlane – tu nie ma wątpliwości ze względu na kwotę poniżej progu, 8 mln netto dostawy na potrzeby realizacji projektu (8 przetargów obejmujących różne grupy – roboty, pojazdy latające, urządzenia pomiarowe i przetwarzające, infrastrukturę lotniskową, systemy wizyjne do analizy trajektorii lotu, zestawy do akwizycji danych) – nie wiem, jakie przepisy powinienem zastosować. W odniesieniu do dostaw zachodzi ich tożsamość: czasowa (oszacowano je na cały okres realizacji projektu); przedmiotowa (można uznać, iż wszystkie dostawy służą realizacji celu projektu – wyposażenia lotniska i jego zabudowy w niezbędne wyposażenie i urządzenia). Obawiam się, że jeśli udzielę zamówienia w przetargach poniżej progów, powtórzą się oferty tych samych wykonawców w poszczególnych grupach. Czy można ogłosić zamówienie w Dz.Urz. UE, przyjmując wszystkie zapisy dotyczące procedury powyżej progów oraz jednocześnie w Biuletynie ZP (jako nieobowiązkowe), aby uniknąć ewentualnych zarzutów zaniżania wartości zamówienia? Czy naruszam tym samym art. 40 ust. 1 ustawy Pzp? Czy w przypadku zamieszczenia ogłoszenia wyłącznie w Dz.Urz. UE możliwe jest naliczenie korekty finansowej?

Pytanie: Zamawiający zamierza zlecić w 2020 roku opracowanie kilku dokumentacji projektowych na remonty w swojej siedzibie oraz na terenie nieruchomości zewnętrznej. Opracowanie poszczególnych dokumentacji będzie dotyczyło różnych branż tj.: wymiany centrali dźwiękowego systemu ostrzegania o wartości 35.000 zł netto, wykonania instalacji ciepłej wody użytkowej o wartości 55.000 zł netto, przebudowy węzła cieplnego o wartości 75.000 zł netto, wymiany instalacji elektrycznej o wartości 25.000 zł netto, budowy ogrodzenia o wartości 15.000 zł netto, adaptacji patio przy budynku o wartości 30.000 zł netto. Czy usługi na poszczególne dokumentacje można zlecić oddzielnie? Czy może wszystkie należy oszacować łącznie i przeprowadzić przetarg np. w częściach?

Pytanie: W ramach realizacji projektu unijnego przewidziane zostało do zakupu oprogramowanie z jego instalacją o wartości 15.000 zł brutto oraz duże wieloaspektowe wdrożenia 3 nowych systemów oprogramowania o wartości około 100.000 zł każde, jak również rozbudowa posiadanych systemów np. księgowego o dodatkowe moduły o wartości około 1 mln zł. Ponadto ze środków własnych zaplanowano zakup oprogramowania dla potrzeb całej jednostki np. antywirus, produkty Microsoft itp. Czy wszystkie programy zaplanowane do zakupu podlegają sumowaniu (np. te proste, gotowe produkty i wdrożenia systemów, których jednym z wielu elementów są licencje)? Czy fakt, że przy dużych systemach przewidziane są również szkolenia i zakres wdrożenia, migracje danych, analiza przedwdrożeniowa – oznacza, że można wydzielić je w osobną kategorię zamówień? O tę część zamówienia nie będą zapewne ubiegali się wykonawcy oferujący gotowe produkty. Pod kątem tożsamości czasowej − zamówienia łączy 2020 rok, natomiast każde będzie nabywane w innym czasie albo ze względu na termin wskazany w projekcie unijnym albo z uwagi na kończącą się akurat umowę korzystania z programu antywirusowego. Musimy więc zorganizować kilka procedur.

Pytanie: Otrzymaliśmy środki finansowe w wysokości: 50.000 zł (pozycja budżetowa: wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) na zamontowanie siłowni zewnętrznej w tym wykonanie projektu rozmieszczenia urządzeń, wykonanie i zakup urządzeń, zamontowanie ich na placu ćwiczeń (wystąpi tu konieczność wykonania betonowych słupów, na których zostaną zamontowane). Siłownia zewnętrzna składa się z 5 elementów (urządzeń), które będą umieszczone na zewnątrz budynku obok auli gimnastycznej; 120.000 zł (pozycja budżetowa: zakup usług remontowych) na przeprowadzenie remontu dwóch sal lekcyjnych oraz korytarza szkolnego. Zakres prac w tych pomieszczeniach to: wymiana instalacji elektrycznej oświetlenia, wymiana sufitu podwieszanego, wymiana grzejników centralnego ogrzewania, malowanie ścian, ułożenie płytek podłogowych lub paneli winylowych. W jaki sposób udzielić zamówień − czy łącznie na oba zadania stosując ustawę Pzp, ponieważ kwota otrzymanych środków przekracza 30.000 euro? A może podzielić zamówienie na części, wykorzystując wewnętrzny regulamin zlecania zamówień do 30.000 euro? Podkreślam, że producenci profesjonalnego wyposażenia siłowni zewnętrznych, którzy zajmują się budową i urządzeniem tych siłowni, nie wykonują prac budowlanych związanych z remontami sal i korytarzy.

Pytanie: Zamawiający, działając na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy Pzp, jest upoważniony do przeprowadzenia dwóch przetargów nieograniczonych na dostawę energii elektrycznej i dostawę gazu. Zamawiający działający wspólnie posiadają podpisaną umowę na dystrybucję energii elektrycznej, natomiast jeśli chodzi o dostawę gazu, do tej pory podpisywano umowy kompleksowe. Łączna wartość szacunkowa obu dostaw przekracza kwotę progową, od której zależy obowiązek publikacji ogłoszenia w Dz.Urz. UE. Czy mając na uwadze fakt, iż na rynku istnieją firmy, które dostarczają zarówno prąd, jak i gaz, upoważniony zamawiający powinien przeprowadzić przetarg unijny dla obu tych dostaw? Czy zamawiający powinien wydzielić dystrybucję gazu i przeprowadzić na nią osobne postępowanie? Skład osobowy grup zakupowych dla dostaw gazu i energii elektrycznej z kilkoma wyjątkami pokrywa się. Zamawiający jest upoważniony do podpisania jednej całościowej umowy dla dostaw gazu i jednej umowy dla dostaw energii elektrycznej w imieniu pozostałych podmiotów wchodzących w skład danej grupy zakupowej.

Pytanie: Czy usługa doradztwa prawnego i zastępstwa procesowego jest usługą powtarzającą się okresowo? Jak powinna być oszacowana wartość zamówienia w przypadku jednej umowy na doradztwo prawne i zastępstwo procesowe?

Pytanie: Zamawiający otrzymuje dofinansowanie na termomodernizację budynku. W ramach tych prac występują roboty budowlane, dostawy np. mebli, krzeseł, montaż i instalacja paneli fotowoltaicznych, dostawa komputerów. Czy należy: 1)      zastosować art. 6a i udzielać dostaw krzeseł, komputerów, paneli fotowoltaicznych odrębnie do robót budowlanych, gdzie wartością szacunkową jest łączna wartość wszystkich zamówień tj. dostaw i robót budowlanych? 2)      wyłączyć z szacunkowej wartości zamówienia dostawy i oszacować odrębnie każdą z dostaw, czyli nie opierać się na art. 6a a każde z zamówień potraktować niezależnie, mimo jednego obiektu budowlanego, na który zamawiający otrzymał dofinansowanie. Brak tutaj przecież tożsamości przedmiotowej i podmiotowej a dodatkowo art. 5b ustawy Pzp stanowi, że zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy łączyć zamówień, które odrębnie udzielane wymagają stosowania różnych przepisów ustawy. Kiedy występuje jedno zamówienie i należy stosować art. 6a ustawy Pzp, gdzie występują jednocześnie roboty budowlane i dostawy lub usługi a kiedy uznać, że zamówienia są odrębne?

Pytanie: Zbliża się koniec roku i w tegorocznym budżecie znajdą się jeszcze środki, które zamierzamy przeznaczyć na zakup komputerów stacjonarnych (11 szt.), laptopów (6 szt.) wraz z oprogramowaniem (Windows 10) i jednej kserokopiarki. Po zakończeniu 10-letniego okresu wsparcia technicznego firma Microsoft przestanie świadczyć pomoc techniczną dla systemu Windows 7, którego obecnie używamy. Po 4 stycznia 2020 r. wsparcie techniczne i aktualizacje oprogramowania z witryny Windows Update pomagające chronić komputer nie będą już dostępne dla produktu. Firma Microsoft stanowczo zaleca przejście do systemu Windows 10 jeszcze przed tą datą, aby uniknąć sytuacji, w której nie uzyskamy potrzebnej pomocy technicznej. Czy dla ok. 70 aktualnie wykorzystywanych w pracy komputerów możemy zamówić aktualizację licencji Windows 7 do Windows 10, szacując ją odrębnie od wyżej wskazanych zakupów? Czy może trzeba ją doliczyć do zamówienia na komputery i kserokopiarkę i potraktować zakup aktualizacji jako część zamówienia?

Pytanie: Przygotowujemy przetarg na bezgotówkowy zakup paliwa przy użyciu kart paliwowych. Czy w postępowaniu powinniśmy ująć także płyny eksploatacyjne typu płyn do spryskiwaczy, olej itp.? Zakup paliwa oraz pozostałego asortymentu na stacjach paliw następuje po cenie według cen zakupu na dany dzień. Uważamy, że korzystniejszym wyjściem byłoby wyłączenie z przetargu płynów eksploatacyjnych i nabycie ich zgodnie z art. 4 pkt 8 w związku z art. 6a ustawy Pzp przy zastosowaniu np. zapytania ofertowego lub analizy cen rynkowych. Analiza rynkowa pozwoli nam na zakup płynów eksploatacyjnych po najkorzystniejszych cenach (być może na stacjach paliw). Naszym zdaniem takie działanie będzie ekonomicznie racjonalne.

Pytanie: Realizujemy projekt unijny skierowany do osób z niepełnosprawnościami (dzieci, oraz ich rodziców i opiekunów). Na początku przeanalizowaliśmy szczegółowo budżet oraz przeprowadziliśmy analizę pod kątem tożsamości czasowej, podmiotowej i przedmiotowej zamówień. Jednak po kilku miesiącach realizacji projektu pojawiły się wątpliwości, czy prawidłowo podzieliliśmy zamówienia, tj. usługi psychologiczne. W projekcie mamy psychologa, który w jednym zadaniu wykonuje diagnozę potrzeb i potencjału uczestników, w kolejnych dwóch zadaniach świadczy wsparcie i poradnictwo psychologiczne. Usługi (którym przypisaliśmy ten sam kod CPV) połączyliśmy w jedno zamówienie − jego wartość nie przekroczyła 50.000 zł netto (nie obowiązywała nas zasada konkurencyjności, a jedynie rozeznanie rynku). W projekcie mamy również tzw. spotkania tematyczne (średnio 4h w miesiącu) skierowane do rodziców. Polegają one na szkoleniu, informowaniu, warsztatach tematycznych − zajęciach prowadzonych przez różnych specjalistów „dobieranych” do potrzeb beneficjentów (może to być szkolenie pierwszej pomocy, warsztaty radzenia sobie ze stresem, efektywnej komunikacji albo problematyki sytuacji prawnej osoby z niepełnosprawnością intelektualną). Liczba godzin tych zajęć jest także dostosowywana do potrzeb uczestników − trudno z wyprzedzeniem wskazać, ile łącznie godzin z danego zakresu będzie potrzebnych. W ciągu realizacji projektu okazało się, że mamy zapotrzebowanie na warsztaty, których tematyka mieści się w kompetencjach psychologa (komunikacja interpersonalna). Zapotrzebowanie na ten rodzaj zajęć spowoduje, że wartość wszystkich usług psychologicznych przekroczy 50.000 zł. Nie wiemy, czy usługi psychologa prowadzącego spotkania tematyczne powinniśmy łączyć z pozostałymi usługami psychologicznymi (i zlecić je w ramach zasady konkurencyjności), czy nie? A co z innymi specjalistami realizującymi tę formę (np. seksuologiem, lekarzem, prawnikiem)? Może jednak w tej sytuacji nie jest spełnione kryterium tożsamości czasowej, ponieważ nie mieliśmy na początku i nie mamy w dłuższej perspektywie czasowej wiedzy, jakiego rodzaju specjalista będzie potrzebny (nie można oszacować wartości zamówienia, ani podać rodzaju/czasu/wymiaru, w jakim będzie realizowana usługa)? Z kolei, gdybyśmy mieli udzielać zamówień etapami (w częściach), to biorąc pod uwagę usługi psychologa, można by to zrobić, ale inni specjaliści prowadzący spotkania tematyczne nie będą już według nas spełniali kryterium tożsamości podmiotowej (są to osoby o innych kompetencjach). Reprezentuję stowarzyszenie − nie obowiązuje nas ustawa Pzp, ale wytyczne unijne, które nakładają obowiązek stosowania tego samego rozumowania przy podziale zamówień, jak dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.