Pytanie: Umowa zawarta z wykonawcą na przebudowę drogi przewiduje rozliczenie kosztorysowe. Wśród jej zapisów znalazły się następujące: „(…) 3. Ostateczna wysokość wynagrodzenia ustalona zostanie na podstawie dokonanych i zatwierdzonych przez zamawiającego obmiarów przy zastosowaniu cen jednostkowych zawartych w kosztorysie ofertowym wykonawcy. 4. W przypadku, gdyby wynagrodzenie wykonawcy miało przekroczyć kwotę określoną w ust. 1 strony mogą dokonać zmiany tej kwoty w drodze aneksu do umowy. 7. W przypadku stwierdzenia konieczności wykonania robót dodatkowych lub zamiennych, gdy ich wykonanie będzie niezbędne do prawidłowego – zgodnego z zasadami wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami i normami wykonania przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 2 wykonawca poinformuje zamawiającego w terminie 3 dni od powzięcia informacji o potrzebie ich wykonania w formie protokołu konieczności potwierdzonego przez inspektora nadzoru, głównego księgowego i zatwierdzonego przez zamawiającego, dołączając kosztorys ofertowy na roboty dodatkowe lub zamienne sporządzony na podstawie cen jednostkowych z kosztorysu ofertowego stanowiący załącznik do niniejszej umowy. 8. Bez zatwierdzenia przez zamawiającego protokołu konieczności wykonawca nie może rozpocząć robót dodatkowych, zamiennych ani ograniczyć zakresu rzeczowego robót. 9. W przypadku wystąpienia składników kalkulacyjnych innych niż występujące w kosztorysie ofertowym, należy te składniki wycenić z zachowaniem cen czynników produkcji i narzutów podanych w ofercie. 10. W przypadku braku takich cen należy te składniki wycenić wg średnich cen z SEKONCENBUD za ostatni kwartał poprzedzający sporządzenie kosztorysu ofertowego na roboty dodatkowe lub zamienne przy zachowaniu narzutów z kosztorysu ofertowego oraz nakładów rzeczowych określonych w Katalogach Nakładów Rzeczowych (KNR), a w przypadku braku określenia robót w KNR, wg innych ogólnie stosowanych katalogów nakładów własnych zaakceptowanych przez zamawiającego. 11. Zamawiający dopuszcza również ograniczenie zakresu rzeczowego przedmiotu umowy, gdy jego wykonanie okaże się zbędne (tzw. roboty zaniechane)”. Czy w ramach realizacji zamówienia podstawowego mogę na podstawie protokołu konieczności i kosztorysu na te roboty wykonać dodatkowy przepust pod drogą, którego projektant nie ujął w ramach przebudowy drogi? Dokumentacja przetargowa przewiduje wprawdzie wykonanie przepustów, ale o innej średnicy. Kierowałabym się w tej mierze  aktualnym wyrokiem GKO z 22 kwietnia 2010 r. o sygn. akt BDF1/4900/27/33/10648.

Pytanie: Zamawiający udzielił zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na wywóz odpadów segregowanych od mieszkańców. Zarówno w siwz jak i umowie określił planowaną ilość wywozu odpadów różnych frakcji. Wykonawcy kalkulowali cenę ofertową za zamówienie jako sumę stawek ryczałtowych za wywóz 1 m3 odpadów segregowanych według określonego asortymentu x ilość odpadów planowana do wywozu. Usługa jest realizowana regularnie dla wywozu odpadów typu papier, szkło, plastik a dla odpadów wielkogabarytowych według potrzeb. W trakcie realizacji zamówienia okazało się, że planowana ilość wywozu odpadów w niektórych asortymentach została już wyczerpana, a dla niektórych może być zrealizowana w mniejszych ilościach niż planowano. Czy zamawiający może dokonać zmiany w umowie polegającej na tym, że zwiększy planowaną do wywozu ilość odpadów w przekroczonych rodzajach frakcji odpadów? Nie będzie miało to wpływu na cenę ofertową ogółem. W ogłoszeniu o zamówieniu nie przewidziano możliwości dokonania tego rodzaju zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego. A może w opisanym przypadku należy skorzystać z dyspozycji art.67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp? Ogłoszenie o zamówieniu a także specyfikacja dopuszcza udzielenie zamówień uzupełniających.

Pytanie: W 2011 roku zawarliśmy umowę z bankiem o udzielenie kredytu długoterminowego na inwestycję. Ostateczna spłata przypada w harmonogramie na 2019 rok. Chcemy jednak spłacić cały kredyt w tym roku. Nie publikowaliśmy w  siwz wzoru umowy, tylko opisaliśmy istotne postanowienia, które muszą znaleźć się w umowie z bankiem. Niestety nie było w nich zapisane, iż zastrzegamy sobie możliwość wcześniejszej spłaty kredytu. W umowie zawartej z bankiem wskazano jednak, że w przypadku wcześniejszej spłaty kredytu musimy zapłacić należne odsetki. A zatem bank przewidział możliwość wcześniejszej spłaty. Czy wobec tego możemy z wyprzedzeniem uregulować zobowiązanie?

Pytanie: Czy możliwa jest zmiana umowy na wykonanie dokumentacji projektowej, w sytuacji gdy w trakcie wykonywania prac okazało się, że w nowoprojektowanej części budynku należy „doprojektować” kuchnię oraz solary? Modyfikacja nie była przewidziana w siwz, jej potrzeba pojawiła się na etapie realizacji umowy. W kontrakcie widnieje jedynie zapis: „Zamawiający przewiduje możliwość zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach: cena oferty ulegnie zmianie w przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac, które nie były przewidziane w pierwotnym zamówieniu, a okażą się niezbędne dla właściwego funkcjonowania Szkoły oraz będą korzystne i mogą wpłynąć m.in. na: poprawienie funkcjonalności, zwiększenie bezpieczeństwa, zwiększenie oszczędności, poprawę warunków ekologicznych. Zmiana inicjowana przez strony wymaga złożenia wniosku wraz z uzasadnieniem konieczności wykonania dodatkowych prac oraz wskazaniem kalkulacji ceny. Dokonanie zmiany wymaga by została spełniona co najmniej jedna z ww. przesłanek”. Powyższa zmiana została przewidziana w siwz i ogłoszeniu. Dodam, że wynagrodzenie wykonawcy ma charakter ryczałtu. Zamawiający nie przewidział wprost możliwości zmiany zakresu realizacji przedmiotu zamówienia. Czy zapis „cena ulegnie zmianie w przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac” jest wystarczający, by zmienić zakres zamówienia? Czy w tej sytuacji wolno będzie podwyższyć wynagrodzenie wykonawcy (bazując na cytowanym zapisie siwz)?

Pytanie: W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego powyżej progów unijnych jeden z wykonawców wniósł odwołanie do KIO na wybór oferty. Ponieważ procedura przedłuży się, po zawarciu umowy nie będzie możliwe zrealizowanie etapu I w podanym w siwz i wzorze umowy (załącznik do siwz) terminie. Zmiany terminów realizacji etapów poszczególnych zadań nie zostały również przewidziane w siwz i wzorze umowy. Jak powinien w takim przypadku postąpić zamawiający?

Pytanie: W przetargu nieograniczonym zamawiający żądał, aby wraz z ofertą wykonawca w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, przedłożył listę placówek medycznych dostępnych na określonym terenie, z których mogą korzystać pracownicy i ich rodziny. Wykonawca miał zapewnić możliwość korzystania z co najmniej 30 (słownie: trzydziestu) placówek, dodatkowo zamawiający w siwz postawił jako kryterium oceny ofert: Kryterium „liczba placówek medycznych dostępnych w .........” . Czy w związku z tym wykonawca na etapie realizacji umowy może zmienić listę placówek w taki sposób, że zmieni placówkę X znajdującą się pod adresem Y na placówkę Z pod innym adresem? Liczba oferowanych placówek na terenie określonym przez zamawiającego nie ulega zmianie? Czy wykonawca może zlikwidować jedną z placówek nie wprowadzając następnej? Zmniejszy się liczba placówek wykonawcy (nadal jest większa niż oczekiwane min przez zamawiającego? Czy wykonawca może zmienić listę placówek w taki sposób, że zmieni placówkę X znajdującą się pod adresem Y na placówkę Z pod innym adresem? Liczba oferowanych placówek na terenie określonym przez zamawiającego zmniejszy się, gdyż dodana placówka znajduje się na innym terenie. Czy zamawiający na etapie prowadzonego postępowania powinien przewidzieć zmiany do umowy jako istotne?

Pytanie: Czy istotną zmianą pierwotnych warunków zamówienia będzie przesunięcie terminu wykonania o czas "zmarnowany" na przeprowadzenie postępowania przetargowego? Pierwotny termin realizacji zamówienia upływał 16.11.2015 r., przeprowadzenie procedury przetargowej zajęło trzy tygodnie i o ten czas chciałem wydłużyć termin realizacji. Zatem czas na wykonanie zamówienia pozostanie bez zmian zmienią się jedynie daty. Niestety przedmiotem jest robota budowlana na zewnątrz i tu pojawia się moja wątpliwość, bo daty zaczynają mieć znaczenie. Zrealizować pracę budowlaną 16 listopada, a 7 grudnia biorąc pod uwagę pogodę to trochę co innego.

Pytanie: Zamawiający w dniu 14.07.2015 roku wszczął procedurę przetargową w trybie art. 39 ustawy Pzp na przebudowę drogi powiatowej zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie ZP. W siwz zamawiający zawarł następujące zapisy:I. termin realizacji zamówienia 30.09.2015 rok.II. w istotnych postanowieniach umowy Zamawiający zastrzegł sobie możliwość przedłużenia terminu wykonania zamówienia w przypadku: konieczności wykonania robót dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym, niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia o którym mowa w § 1 umowy. konieczności wykonania robót uwzględnionych w Dokumentacji projektowej, a nie wyszczególnionych w przedmiarze robót i kosztorysie ofertowym, konieczności wykonania rozwiązań zamiennych zatwierdzonych przez projektanta, w  stosunku do rozwiązań ujętych w dokumentacji projektowej, jeżeli warunki atmosferyczne uniemożliwiają prowadzenie robót budowlanych zgodnie z wymaganiami opisanymi w specyfikacji technicznej. Wstrzymanie robót z tego powodu musi być potwierdzone w dzienniku budowy i zaakceptowane przez Inspektora Nadzoru, wystąpienia przerw w realizacji robót lub ich wstrzymanie z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Konieczność przedłużenia terminu umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, o których  mowa powyżej potwierdza Inspektor Nadzoru po złożeniu przez Wykonawcę w trakcie realizacji robót pisemnego wniosku z uzasadnieniem konieczności zmiany terminu oraz podania okresu o jaki termin powinien zostać przedłużony. Zła organizacja pracy oraz niewielki zakres zmian ilościowych robót nie uzasadniają przedłużenia terminu umowy. Ponadto Zamawiający zawarł zapisy dopuszczające fakturowanie częściowe do wysokości 90% wynagrodzenia. Faktury częściowe mogą być wystawiane nie częściej niż raz w miesiącu. Po otwarciu ofert w dniu 29 lipca 2015 r. okazało się że zamawiającemu brakuje środków finansowych na przedmiotowe zadanie, które mogą być wprowadzone do budżetu dopiero na sesji Rady Powiatu w dniu 4 września 2015 r., w związku z powyższym wystąpiono do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą. Ostatecznie umowa z wykonawcą ma zostać podpisana w dniu 10 września 2015 roku. Pytanie jest czy w takiej sytuacji zamawiający może zmodyfikować zapisy umowy dotyczące fakturowania częściowego – zmienić w umowie, że rozliczenie inwestycji będzie jedna fakturą. Ponadto czy na podstawie w/w zapisów istotnych postanowień umowy (wymienionych w pkt II niniejszego pisma) zamawiający może wydłużyć wykonawcy termin wykonania zadania ze względu na przedłużającą się procedurę wyboru wykonawcy.

Pytanie: W trakcie wykonywania robót budowlanych (termomodernizacja) okazało się, że część robót budowlanych na około 100 tys. zł brutto jest zbędna i moglibyśmy z nich zrezygnować. Roboty dotyczą kosztów niekwalifikowalnych (nie są związane z termomodernizacją i ich niewykonanie nie zmieni celów ani wskaźników projektu). Mamy na to zgodę i wyjaśnienia Projektanta i zgodę Wykonawcy. Czy możemy podpisać aneks do umowy podstawowej zmniejszający wartość robót o roboty których nie wykonamy ? Zmiana nie została przewidziana na etapie przeprowadzania postępowania, przewidzieliśmy tylko zmiany na roboty zamienne.

Pytanie: W postępowaniu na dostawę karnetów sportowych dodatkowym kryterium był dostęp do minimum 40 obiektów na terenie danego miasta. Wpłynęła jedna oferta, w której wykonawca wskazał wymagane minimum i dołączył do oferty pożądany formularz z listą obiektów. Podczas realizacji umowy wykonawca zakończył współpracę z kilkoma obiektami, a w to miejsce podpisał z innymi, dzięki temu nadal posiada wymaganą liczbę obiektów. W siwz i w umowie w postanowieniach mówiących o możliwych zmianach umowy, nie wymieniono takiego przypadku, a z drugiej strony nie ma zapisów nakazujących by lista obiektów była stała przez cały okres obowiązywania umowy. Jak postąpić w opisanej sytuacji?