Pytanie: W postępowaniu na remont części budynku zawarto umowę z wybranym wykonawcą. Roboty objęte zamówieniem polegają w szczególności na remoncie łazienek, wymianie armatury i płytek, wymianie grzejników, oświetlenia, szpachlowaniu i malowaniu ścian, wymianie paneli itp. Wartość umowy (rozliczenie ryczałtowe) wynosi 340.000 zł brutto i jesteśmy w trakcie jej realizacji. Zamawiający chciałby przy okazji remontu wymienić meble w dwóch pomieszczeniach i częściowo dokupić nowe meble: szafki, blaty i wieszaki, czego nie przewidział w dokumentach zamówienia i nie planował. W jaki sposób udzielić zamówienia na dostawę mebli, nie naruszając ustawy Pzp? Czy można dokonać zmiany umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 455 ust. 2 ustawy Pzp, dopisując dostawę mebli i  wydłużając termin realizacji, przy założeniu, że wartość tej zmiany nie przekracza 15% wartości umowy brutto?

Pytanie: W postępowaniu na roboty budowlane wybrany został wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego – konsorcjum tworzone przez dwa podmioty: lidera działającego w formie sp. z o.o. i partnera prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. W trakcie realizacji umowy zamawiający otrzymał informację o przekształceniu partnera konsorcjum w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wykonawca w informacji wskazał, że zgodnie z art. 584 Kodeksu spółek handlowych spółce przysługują wszystkie prawa i obowiązki przysługujące dotąd przekształconemu przedsiębiorcy, jak również spółka przekształcona pozostaje właścicielem całego majątku przedsiębiorcy. Czy w przypadku opisanym w pytaniu możliwa będzie zmiana zawartej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pzp, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia? Czy wykonawca przed dokonaniem zmiany umowy powinien złożyć oświadczenia o spełnianiu warunków i o braku podstaw do wykluczenia i ewentualnie inne (jakie) dokumenty?

Pytanie: Zamawiający – szpital zawarł umowę w trybie podstawowym na usługę hotelową dla pacjentów na okres 12 miesięcy. Zamówienie obejmowało noclegi dla 200 pacjentów realizowane w terminach na bieżąco uzgadnianych w okresie 12 miesięcy od podpisania umowy. Okazało się jednak, że z przyczyn zdrowotnych, niezależnych od stron umowy, nie wszyscy pacjenci mogli skorzystać z rehabilitacji w szpitalu w okresie tych 12 miesięcy i umowa nie została w całości przedmiotowo wykorzystana. Zamawiający chciałby w związku z tym przedłużyć ją o 2 miesiące. Czy taka zmiana jest dopuszczalna w świetle art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp?

Pytanie: Mamy zawartą umowę na dostawę opału w cenie 2275 zł/brutto za tonę. Dostawca wyraził zgodę na obniżenie ceny do 1800 zł/brutto za tonę. Umowa nie zawiera klauzuli waloryzacyjnej na okoliczność zmniejszenia ceny opału. Proszę o podpowiedź, jaką można zastosować podstawę prawną do zmiany umowy w wymienionym zakresie.

Pytanie: Po przetarg nieograniczonym podpisaliśmy umowę na dostawę gazu w okresie 1 stycznia 2023 r. – 31 grudnia 2023 r. Część dostawy jest objętą ochroną taryfową na zasadach szczególnych. Obecnie średnie ceny giełdowe gazu poszybowały w dół. Czy zamawiający może podjąć z wykonawcą rozmowy – negocjacje dotyczące obniżenia cen jednostkowych z obowiązującej oferty? Na jakie podstawy prawne z ustawy Pzp zamawiający może się powołać?

Pytanie: W umowie na dostawę tonerów jest zapis: „Sprzedający zobowiązuje się do dostarczania materiałów do jednostek organizacyjnych kupującego z wniesieniem towaru na wskazane w zamówieniu miejsce, w terminie 1 dni roboczych od złożenia zamówienia drogą elektroniczną (mailowo) do sprzedającego”. W zamówieniu był podany dokładny adres dostawy z numerem pokoju i piętra. Dostawca dostarczył towar w ciągu jednego dnia (07.03.2023 r.) od złożenia zamówienia (06.03.2023 r.), ale nie na podany w zamówieniu adres a do kancelarii ogólnej w innym budynku. Osoba, która złożyła zamówienie, otrzymała fakturę, jednak nie przyjęła jej ze względu na brak towaru. Skontaktowała się z dostawcą i okazało się, że kurier zostawił paczkę w kancelarii w innym budynku. Paczkę odebraliśmy po dwóch dniach (09.03.2023 r.) wraz z fakturą. W umowie jest zapis „Sprzedający zapłaci kupującemu kary z tytułu niedochowania terminu, o którym mowa w § 1 ust. 5 umowy, w dostarczeniu konkretnego zamówienia w wysokości 0,5% jego ceny brutto za każdy dzień zwłoki”.

Pytanie: Mamy wątpliwości związane z waloryzacją wynagrodzenia z uwagi na zmianę minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2023 r. Umowa na usługę sprzątania zawarta jest na 2 lata (do 1 grudnia 2024 r.). W kontrakcie w paragrafie dotyczącym wynagrodzenia jest zapis: „Wynagrodzenie brutto za jeden miesiąc wykonywania usługi określonej w § 1 ust. 1 niniejszej umowy wynosi: dla budynku A 25.000 zł (bez serwisu sobotnio-niedzielnego, sprzątanie pokoi gościnnych, prania pościeli oraz ręczników używanych w pokojach gościnnych), dla budynku B 11.000 zł (bez serwisu sobotnio-niedzielnego)”. W formularzu ofertowym były do wypełnienia tabele z rodzajami prac (sprzątanie wewnątrz budynku, na zewnątrz, mycie okien, pranie wykładzin). W kolumnach podano orientacyjne liczby jednostek do wykonania w metrach oraz cenę netto za robociznę i cenę netto za materiały za jednostkę miary. Czy wyliczając miesięczne zwaloryzowane wynagrodzenie, biorę pod uwagę wartości podane w umowie (25 tys. i 11 tys. zł)? Czyli liczy się robocizna z materiałem, czy może powinniśmy wyliczyć samą robociznę bez materiału na podstawie tabel do formularza ofertowego?

Pytanie: Postępowanie jest prowadzone w trybie podstawowym z możliwością negocjacji na roboty budowlane. Inwestycja jest dofinansowana z Polskiego Ładu (edycja 2). W postępowaniu zamawiający nie przewidział odbiorów i płatności częściowych a jedynie zaliczkę w wysokości 5% wysokości wynagrodzenia, tak jak wskazywały początkowe przepisy Polskiego Ładu. Po podpisaniu umowy i rozpoczęciu robót wykonawca zwrócił się do zamawiającego z wnioskiem o wprowadzenie jednej płatności częściowej w wysokości 30% wartości umowy, argumentując to zmianami w regulaminie naboru z Polskiego Ładu, a także faktem, że przyspieszy to realizację zamówienia. Czy taka zamiana będzie zmianą istotnych postanowień umowy? Zamawiający w dokumentach zamówienia nie przewidział możliwości takiej zmiany. Czy wprowadzenie na tym etapie odbiorów i płatności częściowych w formie aneksu jest dopuszczalne?

Pytanie: Zamawiający podpisał umowę z wykonawcą na usługę organizacji wyjazdów wypoczynkowych z zajęciami sportowymi, wyżywieniem i noclegami dla określonych uczestników. Wyjazdy nie miały być zorganizowane w konkretnej dacie, tylko realizowane przez 6 miesięcy na podstawie bookowania miejsc przez zamawiającego z 7 dniowym wyprzedzeniem. Kryteriami oceny ofert było m.in. dodatkowe wyposażenia ośrodka. W formularzu ofertowym wykonawca miał podać dokładny adres ośrodka, w którym będzie realizowana usługa. Zamawiający stawiał oczywiście różne wymagania graniczne, które ośrodek musi spełniać. Wykonawca oświadczył w umowie, że posiada odpowiedni budynek, aby wykonać zamówienie. W umowie wpisano też dokładnie podany przez wykonawcę adres ośrodka. Po podpisaniu umowy przy rezerwacji pokoi wykonawca zasygnalizował problem z ich dostępnością (z różnych przyczyn) i zaproponował dostępność pokoi i zajęcia sportowe w innym ośrodku, który spełnia wszystkie wymagania z SWZ, w tym także te które oceniano w ramach kryteriów oceny ofert na nie gorszym poziomie. Ośrodek należy do tego samego wykonawcy. Jeśli zamawiający chciałby zaakceptować taką propozycję, to czy można po prostu zacząć rezerwować miejsca w tym innym ośrodku, czy też potrzebna jest zmiana umowy poprzez wpisanie obok dotychczasowego adresu dodatkowego adresu usługi z zaznaczeniem, że usługa może być wykonywana w obu ośrodkach zgodnie z dostępnością przy spełnieniu wszystkich wymogów SWZ? Umowa i SWZ nie dają wprost możliwości ani nie zakazują realizacji zamówienia w dwóch ośrodkach (wykonawca miał podać po prostu adres). W umowie nie przewidziano też takiej sytuacji jako upoważniającej do zmiany umowy. Wskazano jedynie inne przypadki zmian oraz wpisano, że zmiana może być dokonana w przypadku wystąpienia przesłanek z art. 455 ustawy Pzp. Nie wskazano wprost w umowie możliwości zmiany umowy, w przypadku gdy zmiana ta będzie nieistotna. Czy wobec tego taka zmiana może być dokonana w świetle przepisów ustawy Pzp (np. jako nieistotna, gdyż będzie to ten sam wykonawca i tożsama jakość usługi) mimo braku wpisania takiej możliwości w umowie, ale z powołaniem się na art. 454 ustawy Pzp lub na innej podstawie? A może bezpieczniejszym prawnie rozwiązaniem byłoby podpisanie przez wykonawcę umowy na podwykonawstwo z innym hotelem spełniającym wymagania w zakresie tylko noclegów?

Pytanie: Czy dopuszczalny jest zapis w umowie na dostawę leków o treści: „Strony dopuszczają możliwość przesunięć ilościowych pomiędzy pozycjami wyrobów wyszczególnionych w danym pakiecie formularza cenowego, który stanowi załącznik nr 1 do umowy, przy zachowaniu maksymalnej wartości danego pakietu (części)”? Reasumując, czy można w trakcie realizacji umowy robić „przesunięcia” ilościowe między pozycjami i np. jednego leku zamówić więcej, a innego mniej, niż to wynika z formularza cenowego, przy zachowaniu wartości sumarycznej całego pakietu (zadania częściowego)?