Pytanie: Dotychczas, gdy jakiś punkt w protokole nie dotyczył naszego postępowania, nic w nim nie wypisywałam. Po prostu uzupełniałam jedynie punkty, które odnosiły się do naszej sytuacji. Czy takie działanie było prawidłowe? A może należy wykreślać wszystkie punkty, które nie dotyczą toczącej się procedury?

Pytanie: Czy w postępowaniu prowadzonym w języku polskim i angielskim zamawiający powinien mieć przetłumaczony protokół postępowania na język angielski ? Przetarg wygrała firma, z którą zmawiający prowadził korespondencję w języku angielskim.

Pytanie: W ogłoszeniu o wyniku postępowania znajduje się punkt dotyczący wartości zamówienia. Wskazano tam, że zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, zaznaczając „tak”. Jak wypełnić rubrykę „Łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Należy podać wartość netto w złotych polskich. Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT)”? Zgodnie z planem postępowań na wycenę nieruchomości przeznaczyliśmy 250 tys. zł. W ciągu roku wszczynamy kilka postępowań (etapów), z których każde dodatkowo dzielimy  na zadania. Przykładowo: I etap ma 9 zadań, na łączną kwotę np. 35 tys. zł, w II etapie jest 5 zadań o łącznej wartości 25 tys. zł. Czy w pozycji „Łączna wartość poszczególnych części zamówienia” powinniśmy wpisać wartość z planu postępowań? A w pozycji „Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania” – wartość danego etapu? Czy może w pozycji „Łączna wartość poszczególnych części zamówienia” należy podać łączną kwotę danego etapu i przy każdym kolejnym etapie tę wartość sumować z tym co już zlecone? W pozycji „Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania” – wpisać zaś wartość danego etapu?

Pytanie: Czy protokół z postępowania może zostać sporządzony pisemnie, czy istnieje obowiązek jego sporządzenia jedynie w formie elektronicznej z podpisami elektronicznymi członków komisji i kierownika zamawiającego?

Pytanie: Mamy wątpliwości co do terminów, w których składa się oświadczenia wymienione w art. 56 ustawy Pzp. Oświadczenie dotyczące konfliktu interesów składamy tak jak dotychczas w dniu otwarcia ofert, kiedy znani są już wszyscy wykonawcy. Drugie oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 3, składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. I tu pojawia się wątpliwość – kiedy jest ten prawidłowy termin? Osoba merytoryczna od inwestycji i burmistrz już na etapie zlecania projektu na robotę budowlaną mają wpływ na opis przedmiotu zamówienia, a może to być nawet 2 lata przed ogłoszeniem zamówienia. Osoby opracowujące dokumenty zamówienia – powinny złożyć oświadczenie ok. miesiąca przed ogłoszeniem a członkowie komisji przetargowej, którzy nie uczestniczą w opracowaniu dokumentacji – w dniu otwarcia ofert. A może prawidłowe byłoby podpisanie jednego oświadczenia 2 stycznia danego roku o niepopełnieniu przestępstw i traktowanie go jako aktualnego do wszystkich zamówień aż do chwili zmiany treści oświadczenia?

Pytanie: Wypełniam protokół postępowania. Jaki należy przyjąć moment zakończenia prac komisji przetargowej na gruncie obowiązujących przepisów ustawy Pzp? Jaką datę wpisać  w pkt 24 protokołu w trybie podstawowym? Czy punkt ten podpisują wszyscy członkowie komisji czy tylko te osoby, które są obecne w dacie wpisanej w tym punkcie? Czy w pkt 6 protokołu, części B (osoby mogące wpłynąć na wynik postępowania) należy wskazać osoby, które dokonywały takich czynności jak: opis przedmiotu zamówienia, określanie warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert – jeśli są to jednocześnie członkowie komisji przetargowej wymienieni w ppkt 2?

Pytanie: W postępowaniu powyżej 130.000 zł prowadzonym na podstawie ustawy Pzp wykonawca bardzo docieka, jakie czynności realizujemy jako zamawiający. Na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej wnioskuje o informacje, czy i jakie czynności są podejmowane, np. kto został wezwany do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Czy powinniśmy udostępniać takie informacje przed wyborem najkorzystniejszej oferty? Mamy pewne wątpliwości, ponieważ oczywiście część informacji o jakie wnioskuje wykonawca, znajduje się w protokole postępowania, ale nie wszystkie. Jak powinniśmy postąpić w tej sytuacji?

Pytanie: Jak oszacować wartość zamówienia na opracowanie dokumentacji projektowej dla remontu? Wartość robót budowlanych szacujemy na podstawie projektów i kosztorysów. Jak natomiast oszacować koszt opracowania takich dokumentów?

Pytanie: Otwarcie ofert w przetargu nieograniczonym (krajowy) na budowę sali gimnastycznej w Cieciułowie odbyło się 20 stycznia 2021 r. Wymagane było wadium w wysokości 40.000 zł. Jak ocenić gwarancję bankową o następującej treści: „Gwarancja bankowa wadialna nr 2/21 W imieniu Banku Spółdzielczego w Zawadzkiem (Gwaranta), niniejszym oświadczamy, że na zlecenie MODERN-BUD Marcin Strugała Spółka komandytowa z siedzibą: 42–161 Starokrzepice, ul. Oleska 406 ( Wykonawcy) Bank udziela Gminie Rudniki z siedzibą w Rudnikach ( 46–325), ul. Wojska Polskiego 12A wypłaty kwoty 40.000 zł (słownie złotych: czterdzieści tysięcy 00/100) tytułem wadium w związku z ubieganiem się przez MODERN-BUD Marcin Strugała Spółka komandytowa z siedzibą 42–161 Starokrzepice, ul. Oleska 406 ( Wykonawcę) o dzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Udzielenie niniejszej gwarancji jest nieodwołalne i bezwarunkowe. Bank zobowiązuje się do niezwłocznego wypłacenia Zamawiającemu kwoty do wysokości określonej powyżej na pierwsze pisemne wezwanie wystosowane przez Zamawiającego, zawierające informację, że nastąpiła jedna z przesłanek (ze wskazaniem która) zatrzymania wadium (wniesionego przez Wykonawcę w postaci niniejszej gwarancji bankowej) wymieniona w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych lub w Specyfikacji Istotnych Warunków zamówienia wydanych dla przedmiotowego zamówienia. Gwarancja ważna jest od dnia 20 stycznia 2021 do 18 lutego 2021 roku włącznie. Oryginał gwarancji powinien zostać zwrócony do nas po upływie terminu ważności lub zaspokojeniu wszystkich Państwa roszczeń z gwarancji. Gwarancja staje się bezprzedmiotowa i nieważna wraz z upływem terminu jej ważności, nawet jeśli nie zostanie nam zwrócona. Ponadto gwarancja wygasa automatycznie i całkowicie, gdy wysokość świadczeń z gwarancji zrealizowanych przez nas osiągnie kwotę gwarancji lub gdy oryginał dokumentu gwarancji zostanie nam zwrócony przed upływem terminu ważności gwarancji. Dla celów identyfikacyjnych prosimy, aby Państwa pisemne żądanie zostało przekazane listem poleconym za pośrednictwem banku prowadzącego Państwa rachunek. Bank ten potwierdzi, że podpisy złożone na żądaniu zapłaty należą do osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań finansowych w Państwa imieniu. Radłów, dnia 19 stycznia 2021 r. Podpis i pieczęć banku”. Na wybór oferty najkorzystniejszej wpłynęło odwołanie zarzucające, że gwarancja jest wadliwa i nie zabezpiecza w sposób należyty interesów zamawiającego. Jak postąpić?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na roboty budowlane w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1 i art. 39 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych o wartości poniżej progów unijnych. Jako kryterium oceny ofert zostały wskazane cena oferty brutto 80% oraz okres gwarancji 20%. W pierwotnym formularzu oferty zamawiający wymagał, aby wykonawcy wskazali okres udzielonej gwarancji (w wymiarze minimalnym, tj. 24 miesiące, zostanie przyznane 0 pkt. Natomiast zaoferowanie terminu gwarancji poniżej 24 miesięcy spowoduje odrzucenie takiej oferty jako niezgodnej z SIWZ. Zaoferowany okres gwarancji nie może również być dłuższy niż 60 miesięcy). Następnie zamawiający dokonał modyfikacji treści SIWZ w przedmiocie opisu kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty – cena oferty brutto z wagą 100%, natomiast okres gwarancji został ustalony w opisie przedmiotu zamówienia na okres 36 miesięcy. Jednocześnie zamawiający dokonał modyfikacji treści formularza oferty, poprzez wykreślenie wymogu wskazania okresu udzielonej gwarancji. Jeden z wykonawców nie zauważył zmiany i złożył pierwotną wersję formularza oferty, gdzie wskazał okres gwarancji 60 miesięcy. Czy oferta podlega odrzuceniu, czy też można poprawić błąd wykonawcy?