postępowanie o zamówienie publiczne

Protokół ma na celu odzwierciedlać najistotniejsze zdarzenia mające miejsce w toku postępowania o zamówienie publiczne

Pytanie:

Czy zamawiający wypełniając druk ZP/PN w części nr 20 – „Załączniki do protokołu” jest zobowiązany do literalnego - enumeratywnego wskazania – wyliczenia odrębnie każdego pisma, oświadczenia, zawiadomienia składającego się na dokumentację akt z postępowania? Czy jest poprawnym, jeżeli zamawiający w części, o której mowa pogrupuje blokowo-tematycznie dokumentację w załączniki i tak je wykaże w tej części protokołu?

Np. załącznik nr 1- dokumentacja wniosku o wszczęcie postępowania,

załącznik nr 2 – dokumentacja powołania komisji, wyboru trybu i rozpoczęcia jej prac,

załącznik nr 3 – dokumentacja ogłoszenia o zamówieniu,

załącznik nr 4 – dokumentacja SIWZ,

załącznik nr 5 – korespondencja przed otwarciem ofert, zapytania do SIWZ, wizje lokalne,

załącznik nr 6 – dokumentacja dotycząca otwarcia ofert,

załącznik nr 7 – oferty, załącznik nr 8 – dokumentacja badania i oceny ofert,

załącznik nr 9 – rozstrzygnięcie postępowania, zawiadomienia Wykonawców,

załącznik nr 10 – umowy,

załącznik nr 11 – rozliczenie wadium,

załącznik nr 12 – dokumentacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

załącznik nr 13 – oświadczenia ZP-1.

Instrukcja z 2012 r. wydana przez UZP w sprawie wypełniania protokołu wzbudza wątpliwości w odniesieniu do aspektu praktycznego. Wobec różnej interpretacji mojej i kontrolującego proszę o wskazanie czy więc faktycznie z tej instrukcji wynika, że Zamawiający ma literalnie z każdego pojedynczego dokumentu zrobić załącznik i wszystkie te dokumenty składające się na akta wykazać w protokole?

Czy zamawiający ma obowiązek skoro w ZP-PN wskazuje się załączniki do protokołu a ZP/PN znajduje się na pierwszych stronach akt, sporządzać spis treści dokumentów jakie akta zawierają?

Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne odpowiada kierownik zamawiającego

Pytanie:

Naszą jednostkę Ośrodek Pomocy Społecznej reprezentuje zgodnie ze statutem jednoosobowo Dyrektor. Jest także jego zastępca, który podczas nieobecności wykonuje obowiązki dyrektora na zasadzie stałego upoważnienia (nie ma konkretnego wskazania, że pełni obowiązki dyrektora jako kierownika zamawiającego, upoważnienie to jest ogólne). Zgodnie z ustawą Pzp dyrektor ośrodka jest kierownikiem zamawiającego i nasz dyrektor na podstawie art. 18 ustawy Pzp nadał dodatkowe (oprócz w/w) stałe pisemne upoważnienie do wykonywania czynności w imieniu kierownika zamawiającego dla zastępcy dyrektora podczas jego nieobecności – w upoważnieniu wyszczególnione są wszystkie czynności kierownika zamawiającego jakie scedowuje zgodnie z zapisami ustawy Pzp tj. zapis, że „Zastępca Dyrektora MOPS Pani ... zgodnie z zapisem art. 18 nabywa prawa i odpowiedzialność jakie posiada kierownik zamawiającego w zakresie przewidzianym ustawą Pzp” m.in. w zakresie: powoływania Komisji przetargowej, wyboru najkorzystniejszej oferty, unieważnienia postępowania, zawarcia stosownej umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania, zatwierdzenie czynności komisji w toku postępowania. Czy takie upoważnienie w w/w zapisie może być stałe do wszystkich postępowań czy jednak musi być indywidualne do każdego postępowania osobne? Czy na podstawie w/w upoważnienia z-ca dyrektora staje się w postępowaniach kierownikiem zamawiającego? Ponadto mam jeszcze pytanie dotyczące kwestii pracownika, który wykonuje stale czynności przeprowadzania zamówień publicznych w naszej jednostce. Jest to tylko jedna osoba, która na podstawie umowy o pracę ma w zakresie obowiązków przeprowadzanie czynności w zakresie zamówień publicznych. Osoba ta w strukturze organizacyjnej ośrodka podlega obecnie pod Głównego księgowego, który jest jej kierownikiem, ale nie zna się na procedurach zamówień publicznych i nie podejmuje żadnych decyzji w tych sprawach zamówień publicznych – każdą decyzję w sprawach zamówień zgodnie z Pzp podejmuje kierownik zamawiającego czyli dyrektor (chyba że akceptuje środki finansowe na wnioskach o zapytanie czy przetarg oraz stwierdza czy w razie potrzeby można zwiększyć środki finansowe czy nie oraz kontrasygnuje umowy i tyle). Czy należy zmienić powyższą podległość pracownika pod głównego księgowego i ustanowić takiego pracownika jako stanowisko podlegające bezpośrednio pod kierownika zamawiającego (dyrektora)?