rodo

1. Jeżeli wykonywanie zamówienia wiąże się bezpośrednio z przetwarzaniem danych osobowych, zamawiający określa warunki przedmiotowe, których spełnienie zapewni mu korzystanie z usług podmiotu zapewniającego wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą (art. 28 ust. 1 RODO). Zamawiający może z całą pewnością zażądać przedstawienia przez wykonawcę certyfikatu RODO.
2. Wszelkie informacje o karalności wykonawcy, dotyczące wykonawców i przekazywane zamawiającemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia celem wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 oraz art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy Pzp, mogą zostać udostępnione podmiotom zainteresowanym, wyłącznie do upływu terminu na wniesienie odwołania do KIO. Nie ma przy tym znaczenia, czy informacja ta potwierdza karalność wykonawcy, czy też jego niekaralność.
3. Wszystkie dane, które identyfikują pełnomocnika, niebędące jednocześnie danymi „ogólnodostępnymi”, mogą być przekazywane jako element dokumentacji postępowania/umowy, po uprzednim ich zanonimizowaniu.
4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych wykonawców składających oferty w postępowaniach prowadzonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp jest ustawa o finansach publicznych.  W doktrynie nie ma jednoznaczności co do tego, czy informacje zawarte w ofercie składanej w „postępowaniu bagatelnym” stanowią informację publiczną i mogą być przekazywane podmiotom zainteresowanym w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Zgodnie z RODO, prawo do ochrony danych osobowych osób fizycznych nie ma charakteru absolutnego i ulega ograniczeniu ze względu na interes publiczny lub usprawiedliwiony interes osób trzecich.

Zgodnie z artykułem 6 RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach i w takim zakresie, w jakim spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

1)      osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;

2)      przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

3)      przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

4)      przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

5)      przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

6)      przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Na zamawiającym, który prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób opisany w ustawie Pzp, z całą pewnością ciąży szereg prawnych obowiązków, do których realizacji niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przekazanych w ofertach.

Pod pojęciem przetwarzania należy rozumieć nie tylko udostępnianie danych, ale również wszelkie tak prozaiczne czynności, jak zbieranie, utrwalanie, przeglądanie czy przechowywanie danych (art. 4 RODO).

Zamawiający jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych zawartych w treści oferty, w sposób, w zakresie i w celu opisanym w ustawie Pzp, bez względu na to, czy uzyskał na to bezpośrednią zgodę osoby, której dane te dotyczą. Innymi słowy, wykonawca, który bierze udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, musi się liczyć z tym, że jego dane będą przetwarzane. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wówczas na podstawie przepisów prawa, a podstawą przetwarzania jest przesłanka niezbędności wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Podstawa prawna i sposób przetwarzania danych są tożsame dla wszystkichkategorii wykonawców wymienionych w art. 2 pkt 11 ustawy Pzp, tj. zarówno osób fizycznych, osób prawnych, jak i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyły ofertę lub zawarły umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Ustawodawca nie wprowadził zatem wymogu, by każdy wykonawca był jednocześnie przedsiębiorcą, a osoba fizyczna może ubiegać się o udzielenie zamówienia zarówno w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, jak i jako osoba fizyczna takiej działalności nieprowadząca. Miarkowanie ochrony danych osobowych, w zależności od kręgu wykonawców, stałoby bowiem w oczywistej sprzeczności z zasadą równego traktowania wykonawców, wyrażoną w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp.

• W przypadku zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ma obowiązek przedłużyć termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian we wnioskach lub ofertach, jeżeli jest to konieczne.
• Zamawiający ma uprawnienie do przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieszczenia na stronie internetowej w miejscu wyodrębnionym dla zamówień, tak zwanym „profilu nabywcy”, wstępnego ogłoszenia informacyjnego o zamówieniach planowanych w terminie następnych 12 miesięcy.
• W praktyceogłoszenie o zamówieniu powinno wskazywać, że administrator danych, jakim staje się zamawiający podczas pozyskiwania danych osobowych, podaje osobie, której dane dotyczą, wszystkie następujące informacje zgodne z art. 6 ust. 1 lit. a–f rozporządzenia 2016/679, tzw. RODO.
• Korzystanie z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp.