protokół

Pytanie:

Czy zamawiający jest zobowiązany udostępnić wykonawcy protokół postępowania na każdym etapie, czy dopiero po wyborze oferty lub unieważnieniu postępowania? Do zamawiającego wpłynął wniosek o udostępnienie ofert wraz z dokumentami złożonymi w ramach uzupełnienia oraz o udostępnienie protokołu według stanu na dzień z wniosku. Czy zgodnie z przepisami przed wyborem lub unieważnieniem postępowania zamawiający jest zobowiązany udostępnić tylko złożone oferty czy oferty wraz z protokołem postępowania (bez załączników)?

Pytanie:

Mam pytania dotyczące wypełniania protokołu ZP-PN:

1)      Czy w pkt 10 ZP-PN ppkt 3 należy wpisać pierwotny termin składania ofert, a następnie przedłużony (w związku ze zmianami wprowadzonymi przez zamawiającego), np.: „Termin składania ofert upłynął 1 lipca 2018 r. o godz. 10:30  Przedłużono termin składania ofert do 2 lipca 2018 r., godz. 10:30”?

2)      W odniesieniu do ww. pytania, czy w pkt 6 ppkt 3 oraz w pkt 7 ZP-PN należy wpisać datę końcową zamieszczenia dokumentów z uwzględnieniem zmian w terminie składania ofert? Czy uszczegółowić, tzn. „termin pierwotny był ..., a termin po zmianie ....”?

3)      Czy w pkt 20 ZP-PN podpis składają wszystkie osoby wchodzące w skład komisji, czy tylko te obecne w dniu zakończenia prac komisji (data składania propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej)?

Pytanie:

Moje pytanie dotyczy sposobu wypełnienia punktu 4.A.1 protokołu dotyczącego kierownika  zamawiającego. W naszej jednostce kierownikiem jest przewodniczący zarządu, w trakcie jego nieobecności jego czynności wykonuje zastępca, a sporadycznie, w przypadku nieobecności przewodniczącego i zastępcy, czynności są powierzane upoważnieniem innemu pracownikowi. W opisanym przypadku czynności w postępowaniu w roli kierownika zamawiającego podejmowały trzy osoby (zastępca przewodniczącego na początku postępowania, pracownik zamawiającego w trakcie postępowania oraz przewodniczący zarządu na koniec). Jak wypełnić punkt 4.A.1 protokołu?

Pytanie:

Czy zamawiający wypełniając druk ZP/PN w części nr 20 – „Załączniki do protokołu” jest zobowiązany do literalnego - enumeratywnego wskazania – wyliczenia odrębnie każdego pisma, oświadczenia, zawiadomienia składającego się na dokumentację akt z postępowania? Czy jest poprawnym, jeżeli zamawiający w części, o której mowa pogrupuje blokowo-tematycznie dokumentację w załączniki i tak je wykaże w tej części protokołu?

Np. załącznik nr 1- dokumentacja wniosku o wszczęcie postępowania,

załącznik nr 2 – dokumentacja powołania komisji, wyboru trybu i rozpoczęcia jej prac,

załącznik nr 3 – dokumentacja ogłoszenia o zamówieniu,

załącznik nr 4 – dokumentacja SIWZ,

załącznik nr 5 – korespondencja przed otwarciem ofert, zapytania do SIWZ, wizje lokalne,

załącznik nr 6 – dokumentacja dotycząca otwarcia ofert,

załącznik nr 7 – oferty, załącznik nr 8 – dokumentacja badania i oceny ofert,

załącznik nr 9 – rozstrzygnięcie postępowania, zawiadomienia Wykonawców,

załącznik nr 10 – umowy,

załącznik nr 11 – rozliczenie wadium,

załącznik nr 12 – dokumentacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

załącznik nr 13 – oświadczenia ZP-1.

Instrukcja z 2012 r. wydana przez UZP w sprawie wypełniania protokołu wzbudza wątpliwości w odniesieniu do aspektu praktycznego. Wobec różnej interpretacji mojej i kontrolującego proszę o wskazanie czy więc faktycznie z tej instrukcji wynika, że Zamawiający ma literalnie z każdego pojedynczego dokumentu zrobić załącznik i wszystkie te dokumenty składające się na akta wykazać w protokole?

Czy zamawiający ma obowiązek skoro w ZP-PN wskazuje się załączniki do protokołu a ZP/PN znajduje się na pierwszych stronach akt, sporządzać spis treści dokumentów jakie akta zawierają?

Pytanie:

Jak prawidłowo wypełnić protokół, gdy w postępowaniu dopuszczono składanie ofert częściowych (5 zadań), z czego pierwotnie dokonano  wyboru najkorzystniejszej oferty w czterech z nich? Natomiast po wniesieniu informacji o naruszeniu prawa (art.181 ustawy Pzp) dokonałem ponownej analizy złożonych ofert (w 4 częściach) i okazało się, że są podstawy do odrzucenia tych ofert. Tym samym jest przesłanka do unieważnienia postępowania w zakresie czterech zadań. Po dokonaniu ponownych czynności, wysłałem do wykonawców zawiadomienie o unieważnieniu postępowania w zakresie tych zadań (nie było już innych ważnych, niepodlegających odrzuceniu ofert). Czy należy wypełnić protokół z postępowania ZP/PN tylko i wyłącznie w części dotyczącej czynności powtórzonych (pkt.17 protokołu) wpisując wszystkie okoliczności tj. odrzucenia ofert, wysłania zawiadomienia o unieważnieniu, daty wysłania tego zawiadomienia itp.? Czy należy wrócić do tej części protokołu, która już wcześniej (po pierwotnych czynnościach)  została wypełniona i podpisana przez członków komisji przetargowej i tam (odpowiednio) dopisać te informacje ?

Pytanie:

Czy umowa dołączona do dokumentacji z postępowania zgodnie z art. 96 ustawy Pzp musi być w formie oryginału?

Pytanie:

Czy w protokole - pkt 4 ppkt 2 Komisja przetargowa - wpisujemy skład całej komisji przetargowej powołanej zarządzeniem, czy tylko tych członków, którzy byli na otwarciu ofert? Którzy członkowie powinni złożyć oświadczenia ZP-1?

Pytanie:

Moje pytanie dotyczył kwestii udostępnienia protokołu wraz z ofertami dotyczącymi postępowania z poprzedniego roku, tuż po ogłoszeniu nowego postępowania na ten sam przedmiot zamówienia. Jak postąpić w takiej sytuacji? Czy udostępniając protokół z poprzedniego postępowania nie będziemy posądzeni o nieuczciwą konkurencję? Z zapytania jasno bowiem wynika, że firma chciała się zorientować jakie oferty zostały złożone w poprzednim postępowaniu?

Pytanie:

Prowadzę przetarg nieograniczony poniżej „progów unijnych”, w postępowaniu wykonawcy mogą składać oferty na wybrane pakiety.  Każdy z pakietów jest niejako odrębnym postępowaniem. Jak należy wypełnić np. druk ZP-12 i inne dokumenty? Czy druk ZP-12 wypełnia się osobno na każdy pakiet? Czy wystarczy jeden druk ZP-12 z całego postępowania?

Pytanie:

Proszę o informację, do ilu dni maksymalnie od dnia podpisania umowy z wykonawcą  w przetargu o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej progi unijne, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego należy sporządzić oraz podpisać poz. od 16 do 21 protokołu postępowania - część szczególna (DRUK ZP-1/PN)? Czy w przypadku nieobecności w wyżej wymienionym okresie sekretarza komisji przetargowej (1 dzień urlopu, a następnie 3-tygodniowe L-4) protokół ten powinien zostać sporządzony przez inną osobę?

Pytanie:

Pewna firma złożyła do nas pismo z prośbą o udostępnienie wglądu do ofert w danym postępowaniu, w którym nie brała udziału. W ustawie Pzp nie doszukałem się zapisu, który by tego zakazywał. Przepis art. 96 ust. 3 ustawy Pzp mówi o udostępnieniu, ale nie komu. Osobiście uważam, że nie powinno się udostępniać ofert osobom niezaiteresowanym. Przecież wówczas każdy z ulicy mógłby przyjść i powiedzieć, że chce zobaczyć oferty. Byłby to jakiś absurd. Proszę zatem o wyjaśnienie.

Pytanie:

W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Zatem przygotowując postępowanie, w pierwszej kolejności zobowiązany jestem wypełnić, w moim przypadku, druk ZP-2. Czy na wniosek wykonawcy mogę przekazać informacje zawarte w ww. druku jeszcze przed terminem wyznaczonym do składania ofert?