zamówienie podprogowe

Pytanie:

Zmawiający na początku roku kalendarzowego oszacował wartość zamówienia na usługi hotelarskie na 6.000.000 zł. W związku z koniecznością zapewnienia ciągłości usług w styczniu – w trybie art. 30 ust. 4 ustawy Pzp zawarł umowę na kwotę 129.000 zł netto na okres 3 miesięcy. Jednocześnie został ogłoszony przetarg nieograniczony, umowa w jego wyniku może zostać zawarta w maju. Umowa podprogowa uległa wyczerpaniu a zamawiający musi zapewnić pracownikom usługi hotelarskie w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi. W chwili zawierania umowy podprogowej nie można było przewidzieć wysokiego wzrostu zapotrzebowań na usługi hotelarskie i przedterminowego zakończenia tej umowy. Czy w zaistniałej sytuacji możliwe jest (w świetle art. 30 ust. 4, biorąc pod uwagę art. 29 ust. 2) zawarcie kolejnej umowy bez stosowania ustawy Pzp, czy konieczne jest przeprowadzenie postępowania w trybie Pzp w postępowaniu krajowym? Szacuje się, że wartość zamówienia wyniesie około 129.000 zł netto.

Pytanie:

Prowadzę zapytanie ofertowe do 130.000 zł netto. Wykonawca dołącza do formularza ofertowego kalkulację szczegółową, w której cena różni się od tej przedstawionej w formularzu ofertowym. Jak postąpić w tym przypadku? Czy wyjaśnić bądź skorygować kalkulację szczegółową do ceny przedstawionej w formularzu ofertowym? Z oferty wynika cena jednostkowa pomnożona przez maksymalną ilość, natomiast w kalkulacji szczegółowej nie wymagano już podania ceny jednostkowej. Kalkulacja szczegółowa służy rozbiciu ceny na poszczególne miejscowości.

Pytanie:

Zamawiający sektorowy przygotowuje opis przedmiotu zamówienia na dostawę w ramach leasingu operacyjnego fabrycznie nowych samochodów. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza progów unijnych, a więc postępowanie będzie prowadzone zgodnie z wewnętrznym regulaminem zamawiającego.

Czy przy ustalaniu kryteriów oceny ofert obowiązuje go art. 91 ust. 8 ustawy Pzp – rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych lub ewentualnie inne wymagania dotyczące „zielonych zamówień publicznych”?

Pytanie:

Zamawiający wykluczył wykonawcę z przetargu nieograniczonego, wskazując, że uczestniczył on w przygotowaniu zamówienia, ponieważ opracował do niego dokumentację techniczno-projektową. Wykonawca wniósł odwołanie do KIO, ale nie zostało ono rozpoznane merytorycznie, z uwagi na fakt że wartość zamówienia jest niższa niż 30.000 euro (Izba je odrzuciła).

KIO uznała równocześnie, że zamawiający wprowadził wykonawcę w błąd i zasądził dla wykonawcy koszty. Zamawiający nie wykonując żadnych czynności po wydaniu orzeczenia, poinformował wykonawcę o wyborze najkorzystniejszej oferty ze wskazaniem aktualności wykluczenia dokonanego na wcześniejszym etapie postępowania.

Czy zamawiający mógł kontynuować – po orzeczeniu KIO – postępowanie bez powtórzenia jakichkolwiek czynności, mimo że procedura ta w oczywisty sposób była uprzednio prowadzona z istotnym naruszeniem przepisów ustawy Pzp?

Pytanie:

Czy zamawiający jest zobligowany zachować minimalny 5-dniowy termin na podpisanie umowy od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (wpłynęły 4 oferty), w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na zamówienie poniżej 30.000 euro? W regulaminie postępowań do 30.000 euro kwestia ta nie została uregulowana. Czy termin na podpisanie umowy można skrócić do np. 2 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty w regulaminie wewnętrznym lub na dzień następny po zawiadomieniu wykonawców o wyborze oferty?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi postępowanie na zamówienie usług monitoringu i zwalczania szkodników w budynkach, o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W zapytaniu ofertowym wymagał, aby złożona oferta zawierała wypełniony i podpisany przez upoważnionego przedstawiciela firmy „Formularz ofertowy” (Załącznik nr 1), zawierający w szczególności oferowaną cenę (brutto) oraz ceny jednostkowe brutto za elementy wymienione w rozdziale VII punkt 1.

Jednocześnie w ww. formularzu zamawiający wymagał podania cen brutto za m.in. następujące elementy wchodzące w skład usługi:

• monitoring i zwalczanie szkodników w budynku hotelu (za okres 11 miesięcy),
• dezynsekcję i deratyzację 2 razy w roku w budynkach.

Zamawiający dopuścił możliwość złożenia oferty pocztą, kurierem, w swojej siedzibie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie wymagał, aby oferty złożone e-mailem były opatrzone certyfikowanym podpisem elektronicznym. W toku postępowania w odpowiedzi na pytanie wykonawcy zamawiający zmienił formularz ofertowy, poprzez zmianę wymogu wyceny następującego elementu: „cena za przeprowadzenie deratyzacji 2 razy w roku w budynkach” (wykreślono dezynsekcję). Jest to zgodne z projektem umowy pierwotnie załączonym do zapytania ofertowego.

Wykonawcy złożyli oferty na poprawionym formularzu, za wyjątkiem jednego, który zaoferował najniższą cenę. Wykonawca ten złożył ofertę (jeszcze przed dokonaniem zmian przez zamawiającego) na niezmienionym formularzu, podając cenę za przeprowadzenie w budynkach dezynsekcji i deratyzacji 2 razy w roku. Jakie dalsze kroki powinien podjąć zamawiający w stosunku do oferty z najniższą ceną? Czy należy ją odrzucić jako niespełniającą wymogów? Czy można „dopytać” wykonawcę o cenę za usługę wyłącznie deratyzacji (bez dezynsekcji) w budynkach 2 razy w roku i na tej podstawie dokonać zmiany ceny ofertowej?

Ponadto jedna z ofert złożona elektronicznie nie została w ogóle podpisana – brak podpisu oraz brak imienia i nazwiska w treści wiadomości e-mail, brak podpisu oraz brak imienia i nazwiska osoby składającej ofertę na formularzu oferty. Czy należy ją odrzucić?

Inna  oferta złożona w siedzibie zamawiającego została opatrzona jedynie pieczęcią imienną właściciela firmy i nie została w żadnym miejscu własnoręcznie podpisana. Jak ją potraktować?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie zapytania ofertowego zgodnie z wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. W wyznaczonym terminie wpłynęły 3 oferty. Każda z nich opiewa na kwotę powyżej 30.000 euro:

• oferta nr 1 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 135.730 zł,
• oferta nr 2 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 150.010 zł,
• oferta nr 3 – cena netto wynosi 136.430 zł cena brutto 147.344,40 zł.

Wartość szacunkową ustalono na podstawie kwoty wykonanej usługi w latach 2017–2018 zwiększoną o 10%. Wyniosła ona 127.400,00 zł, czyli 29.547,51 euro.

Jak należy postąpić w analizowanym przypadku? Czy dokonać wyboru oferty i podpisać umowę z wykonawcą, który spełni warunki udziału w postępowaniu i którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, czy jednak unieważnić zapytanie ofertowe i przeprowadzić procedurę przetargową?