zaświadczenie z ZUS

Pytanie:

Zamawiający żądał od wykonawcy złożenia zaświadczenia z ZUS. Wykonawca złożył paczkę dokumentów tj. plik podpisu xades oraz plik xml, który nazwany został dokumentem. Plik został poprawnie podpisany, ale nie otrzymaliśmy wizualizacji tego dokumentu, a jedynie xml. Przy weryfikacji załączonych przez wykonawcę plików w Szafir wyświetla się numer wystawionego zaświadczenia. Wpisując ten numer na stronie ZUS, weryfikacja jest pozytywna i wyświetla się informacja, że ZUS potwierdza wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, lecz nadal nie widzimy wydanego dokumentu. Czy mimo, iż wykonawca nie załączył wizualizacji dokumentu, to na podstawie posiadanych informacji możemy stwierdzić, że nie zalega on z płatnościami? Czy musimy wezwać do uzupełnienia pliku wizualizacji bądź do złożenia wyjaśnień? Czy jeśli wykonawca zalega w opłacaniu składek, to czy wówczas ZUS wydając zaświadczenie również nazywa je „zaświadczeniem o niezaleganiu w opłacaniu składek”?

Pytanie:

W postępowaniu powyżej progów unijnych wykonawca złożył zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek dla podmiotu trzeciego w formie pliku xml. Po sprawdzeniu pliku w aplikacji weryfikującej podpis elektroniczny dostaliśmy raport, że dokument ten jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez 3 osoby, tj. urzędnika z ZUS i dwie osoby reprezentujące podmiot trzeci. Czy zaświadczenie z ZUS złożone w takiej formie, tj. w formie pliku xml podpisanego przez urzędnika z ZUS i dodatkowo przez podmiot trzeci można uznać za właściwe, czy też powinniśmy wezwać wykonawcę do uzupełnienia zaświadczenia? Wykonawca nie dołączył pliku podpisu dla urzędnika z ZUS (xades, SZAFIR). Czy wykonawca składając zaświadczenie z ZUS, musi wraz z plikiem xml dostarczyć plik podpisu dla urzędnika z ZUS?

Pytanie:

W jakiej formie należy złożyć zaświadczenie z ZUS? Czy wystarczy zwykła postać elektroniczna, tzn. np. plik PDF bez podpisu elektronicznego? W takiej postaci generowane są zaświadczenia na portalu ZUS. Weryfikuje się jedynie ich aktualność za pomocą formularza dostępnego na stronie ZUS. Czy wymagana jest jakaś  inna forma?

Pytanie:

W postępowaniu przetargowym w trybie krajowym wykonawca załączone dokumenty złożył w formie papierowej. Dokument z ZUS także został złożony przez wykonawcę w formie papierowej i potwierdzony przez niego za zgodność z oryginałem podpisem tradycyjnym. Na dokumencie z ZUS widnieje adnotacja, że jest podpisany podpisem elektronicznym przez pracownika ZUS. Oczywiście wykonawca nie dostarczył zamawiającemu tego dokumentu w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym. Czy zamawiający powinien przyjąć taki dokument – wydruk elektronicznego zaświadczenia potwierdzony za zgodność z oryginałem podpisem tradycyjnym przez wykonawcę, czy też wezwać do uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp? Dodatkowo zamawiający na stronie www.zus.pl zweryfikował pozytywnie wydany wydruk zaświadczenia ZUS. Ponadto czy w postępowaniu przetargowym w trybie krajowym zamawiający może przyjąć dokument elektroniczny ZUS (z podpisem elektronicznym)? W SIWZ istnieje możliwość porozumiewania się z wykonawcą przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Czy też musi być wystawiony przez ZUS w formie papierowej (tradycyjnej)?

Pytanie:

Zamawiający w postępowaniu prowadzonym w trybie krajowym otrzymał od wykonawcy zaświadczenie ZUS, w formie papierowej (zamawiający sprawdził w bazie ZUS, że dokument został faktycznie wystawiony), jednak jest to wydruk zaświadczenia elektronicznego, opatrzony za zgodność z oryginałem. Czy w takiej sytuacji zamawiający może uznać dokument, czy jednak wykonawca powinien przesłać elektronicznie cały plik, który otrzymał z ZUS, aby sprawdzić m.in. podpis osoby wystawiającej?

Pytanie:

Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp złożył wymagane dokumenty z wyjątkiem zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nie zalega z opłacaniem podatków. Jako uzasadnienie wskazał, że aktualnie trwa u niego kontrola urzędu skarbowego i do momentu jej zakończenia urząd nie wyda takiego zaświadczenia. Nie jest przy tym w stanie wskazać, kiedy ta kontrola się zakończy (w międzyczasie wszczęto wobec tego wykonawcy kontrolę ZUS i wtedy urząd skarbowy zawiesił prowadzone przez siebie czynności).

Powstaje problem z zachowaniem sprawności postępowania oraz co najważniejsze pojawia się ryzyko niepodpisania umowy. Zamówienie musi zostać zrealizowane w tym roku (kwestia zabezpieczonych środków). Podpisanie umowy powinno nastąpić najpóźniej do 15 maja (termin realizacji zamówienia to 200 dni od dnia zawarcia umowy). Wykonawca zgłasza gotowość do realizacji umowy, jednakże z przyczyn niezależnych od niego nie może złożyć dokumentu. Wezwaliśmy go do przedłużenia terminu związania ofertą i prawdopodobnie to zrobi. Teraz  oficjalnie wezwiemy go w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp do złożenia ww. zaświadczenia. Co w sytuacji, gdy urząd skarbowy stwierdzi jakieś nieprawidłowości u wykonawcy i odmówi mu wydania zaświadczenia? Czy prócz wykluczenia go, powinniśmy również zatrzymać jego wadium? Jak długo zamawiający powinien czekać na złożenie dokumentu?

Zamawiający w dokumentacji z innego postępowania dysponuje aktualnym zaświadczeniem z ZUS dla tego wykonawcy. Z formalnego punktu widzenia można posłużyć się tym dokumentem w odpowiedzi na ww. wezwanie z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp. Czy jednak w związku z prowadzoną kontrolą wolno tak zrobić? Czy zamawiający musi czekać na wynik tej kontroli, w której mogą zostać wskazane jakieś nieprawidłowości, czy też może zaakceptować wcześniej wystawione  zaświadczenie?

Pytanie:

W przetargu powyżej progów unijnych wezwaliśmy wykonawcę do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. W toku oceny dokumentów komisja przetargowa powzięła wątpliwości co do zaświadczenia z ZUS wydanego w wersji elektronicznej. Dokument jest w formacie pdf i umożliwia edycję jego treści, opatrzony jest tylko kwalifikowanym podpisem pełnomocnika wykonawcy i brak na nim podpisu pracownika ZUS. Mając na uwadze:

• rozporządzenie w sprawie dokumentów, zgodnie z którym zaświadczenie z ZUS powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem oraz
• rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych,

mamy wątpliwości, czy dokument można uznać za oryginał lub kopię poświadczoną za zgodność przez wykonawcę.

Czy stosownie do art. 50 ust. 4a−4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne wykonawca mógł bez tworzenia cyfrowego odtworzenia w postaci skanu lub zdjęcia wydruku z elektronicznej wersji zaświadczenia wykonać kopię/wydruk z oryginalnego dokumentu i opatrzyć go własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Naszym zdaniem wykonawca powinien przekazać oryginalny dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika ZUS. Czy należy przyjąć, że wydruk dokumentu bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego upoważnionego pracownia ZUS, ale potwierdzony za zgodność z oryginałem przez wykonawcę umożliwiający weryfikację zgodną z art. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest prawidłowy?

Pytanie:

Prowadzimy przetarg powyżej progów unijnych. Wykonawca, w odpowiedzi na wezwanie złożył drogą elektroniczną zaświadczenia z KRK, US i ZUS. Przygotował je w następujący sposób:

• zeskanował papierowe zaświadczenia,
• potwierdził ich kopię na zgodność z oryginałem,
• podpisał skany kwalifikowanym podpisem i
• wysłał zamawiającemu.

Czy tak przygotowane dokumenty są prawidłowe?

Pytanie:

Jednym z dokumentów, jakich żądał zamawiający na potwierdzenie faktu niepodlegania wykluczeniu z postępowania, było aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Wykonawca –konsorcjum składające się z 3 członków względem jednego z nich załączyło do oferty jedynie oświadczenie, że firma X nie posiada obowiązku opłacania i rozliczania składek wobec ZUS, ponieważ nie zatrudnia pracowników (zgodnie z brzmieniem przepisów sprzed lipcowej nowelizacji ustawy Pzp). W oświadczeniu podano, że wynika to z art. 46 i 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zamawiający wezwał wykonawcę do przedłożenia aktualnego dokumentu urzędowego z ZUS w zakresie opłacania składek i zasugerował, że jeżeli firma faktycznie składek nie odprowadza, to ZUS wystawi zaświadczenie, iż nie jest ona zarejestrowana jako płatnik. W takiej sytuacji zamawiający biorąc pod uwagę wcześniejsze wyjaśnienie wykonawcy, będzie mógł uznać, że skoro firma nie jest zarejestrowana w ZUS, zatem zapewne nie ma względem niego zaległości. Niestety w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego konsorcjum ponownie złożyło oświadczenie, że firma nie ma obowiązku płatności składek. Czy należy uznać to wyjaśnienie czy wykluczyć wykonawcę z powodu braku dokumentu, o który wnosił?

Pytanie:

Jednym z dokumentów, jakich żądał zamawiający na potwierdzenie faktu niepodlegania wykluczeniu z postępowania było aktualne zaświadczenie właściwego oddziału ZUS lub KRUS. Wykonawca – konsorcjum składające się z 3 członków – względem jednego z konsorcjantów załączył jedynie oświadczenie, że firma X nie posiada obowiązku opłacania i rozliczania składek wobec ZUS, ponieważ nie zatrudnia pracowników. W oświadczeniu podano, że wynika to z art. 46 i 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zamawiający wezwał wykonawcę do przedłożenia aktualnego dokumentu urzędowego z ZUS w zakresie opłacania składek. Zasugerował, że jeżeli firma faktycznie nie odprowadza składek, to ZUS wystawi zaświadczenie, iż nie jest ona zarejestrowana jako płatnik. W takiej sytuacji zamawiający, biorąc pod uwagę wcześniejsze wyjaśnienie wykonawcy, będzie mógł uznać że skoro podmiot nie jest zarejestrowany w ZUS, z pewnością nie ma też względem tego urzędu zaległości. Konsorcjum złożyło jednak ponownie własne oświadczenie, że nie ma obowiązku płatności składek. Czy należy je uznać czy może wykluczyć wykonawcę z powodu braku dokumentu?

Pytanie:

W jednym z naszych przetargów na remont drogi spotkaliśmy się z nietypową sytuacją, której nie umiemy ocenić. Pierwsza dotyczy zaświadczenia ZUS o niezaleganiu ze składkami. Zaświadczenie zostało złożone w formie wydruku z ewidencji ZUS uzyskiwane za podpisem elektronicznym. Nie jest podpisane przez pracownika ZUS, ani nie jest potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. To czysty wydruk tak jak np. CEDG. Czy taki dokument można uznać czy należy żądać tradycyjnego zaświadczenia lub żądać potwierdzenia go za zgodność z oryginałem? Drugi problem to podpis oferty i oświadczeń. W nagłówku formularza oferty i wszystkich oświadczeń jest wymieniona inna osoba niż ta, która dokumenty podpisała. Z KRS wynika, że obie osoby są uprawnione do jednoosobowej reprezentacji przedsiębiorstwa. Tu również nie wiemy jak tę sytuację ocenić, czy można uznać tak złożoną ofertę czy też należy ją odrzucić albo wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień.

Pytanie:

Wykonawca złożył oświadczenie dołączone do oferty, w którym wskazał, że zastrzega jawność dotyczącej go informacji z KRK oraz zaświadczenia z ZUS i US, ale nie wykazał, że to jest tajemnica przedsiębiorstwa (podkreślam, że tylko poinformował zamawiającego, iż zastrzeżone informacje mają charakter technologiczny, techniczny, organizacyjny przedsiębiorstwa oraz posiadają wysoką wartość gospodarczą). Czy należy wezwać wykonawcę do wykazania, że zastrzeżone informacje w istocie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp? A może uznać zastrzeżenie za nieskuteczne, nie wzywać do wykazania i ujawnić informując o tym fakcie Wykonawcę, dając mu np. 3 dni, aby mógł się ustosunkować do takiego działania zamawiającego ?

Pytanie:

Otwarcie ofert odbyło się 20.08.2012 r. Wykonawca X sp. z.o.o przedstawił w ramach wykazania spełniania warunku o niezaleganiu ze składkami w ZUS pismo z tej instytucji adresowane do jego firmy. Treść pisma jest następująca: „W związku ze złożonym wnioskiem z 23.05.2012 r. w sprawie wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu ZUS informuje, że na dzień 23.05.2012 wnioskodawca firma X sp. z o.o. nr regon, nr nip, nie figuruje w Rejestrze Płatników składek ZUS”. Jak mamy to rozumieć? Czy wykonawca spełnia warunek ponieważ nie był zarejestrowany czy też nie jest to jednoznaczne z niezaleganiem, bo nie potwierdza jakiegokolwiek zwolnienia z opłacania składek? Na marginesie, z KRS wynika, że firma została zarejestrowana w KRS 29.03.2012 r. Przedstawiono też prawidłowe zaświadczenie z Urzędu Skarbowego. Czy należy wezwać do wyjaśnień czy uzupełnienia dokumentu o zaświadczenie?