Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na roboty budowlane w trybie podstawowym bez negocjacji. Wartość kosztorysowa to 2.000.000 zł. Zamawiający ma podpisaną z umowę o dofinansowanie 60% zamówienia. Pozostałe 40% musi zabezpieczyć ze środków własnych. Jednak na moment otwarcia ofert w budżecie zabezpieczono na to zadanie jedynie 10.000 zł i taką kwotę podano bezpośrednio przed otwarciem ofert. Najkorzystniejsza oferta wynosi 1.300.000 zł. Czy zamawiający ma prawo unieważnić ten przetarg, korzystając z przesłanki art. 255 pkt 3 ustawy Pzp, w sytuacji gdy cena oferty jest niższa od wartości zamówienia ale wyższa od kwoty, którą zamawiający ma w budżecie?

Pytanie: Do zamawiającego wpłynął wniosek o unieważnienie postępowania, w związku z tym że jest ono obarczone niemożliwym do usunięcia błędem. Wykonawca uzasadnia swój wniosek awarią platformy e-Zamowienia w godzinach 9:00–10:00 w dniu, w którym upływał termin składania ofert. Twierdzi, że nie mógł złożyć oferty w podanych godzinach i że posiada na to dowody w formie zrzutów ekranu oraz że zgłosił problem do help desku platformy. Wykonawca kontaktował się telefonicznie z zamawiającym w ostatnim dniu składania ofert około godz. 9:30 przed upływem terminu składania ofert i poinformował o braku możliwości złożenia oferty. Jednocześnie w tym dniu wpłynęły 3 oferty w godzinach: 7:30, 8:59, 9:28. Nikt poza tym wykonawcą nie miał problemów technicznych. Platforma e-Zamowienia potwierdziła występowanie przejściowych problemów z jej funkcjonowaniem w dniu, w którym upływał termin składania ofert. Czy zgłoszenie wystąpienia problemów technicznych platformy uniemożliwiających złożenie oferty przez tylko jednego wykonawcę stanowi automatyczną podstawę do unieważnienia postępowania? Wykonawca 2 dni przed upływem terminu składania ofert zawnioskował o wydłużenie terminu składania ofert, uzasadniając swoje stanowisko tym, że odpowiedź na zadanie wcześniej pytania do treści SWZ mają bardzo duże znaczenie w kontekście wyceny kosztów zamówienia. Wniosek o unieważnienie postępowania wpłynął „chwilę” po publikacji informacji z otwarcia ofert, które nastąpiło (w wyniku problemów technicznych platformy) kilka dni po terminie upływu składania ofert.

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na zakup systemu informatycznego (wytworzenie, dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu, serwis). W OPZ zamawiający wskazał, ile mają trwać poszczególne fazy realizacji przedmiotu umowy w tym utrzymanie systemu serwisowego (łącznie wychodzi 28 miesięcy). W projekcie umowy zostało zapisane, że „Wykonawca zobowiązuje się świadczyć serwis utrzymaniowy dla systemu przez okres 18 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru systemu, lecz nie dłużej niż do zakończenia 48 miesiąca liczonego od dnia podpisania umowy”. Zgodnie z przygotowanym formularzem cenowym wykonawcy oferując przedmiot zamówienia, mieli wskazać składowe części przedmiotu zamówienia tj. wytworzenia, dostawy, wdrożenia i utrzymania systemu – serwisu. W trakcie oceny ofert zamawiający sprawdził kwoty w formularzu oferty i zauważył, że wykonawcy wskazują inną liczbę miesięcy świadczenia serwisu (18 i 48 miesięcy) natomiast serwis miał być świadczony przez 28 miesięcy. W związku z powyższym wykonawcy zostali wezwani do wyjaśnienia, w jaki sposób obliczyli wartość wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania umowy w części stanowiącej świadczenie serwisu utrzymaniowego, w szczególności do wskazania liczby miesięcy świadczenia ww. usługi. Wykonawcy podali, że wyliczenia były przeprowadzone błędnie i powołali się na omyłki pisarskie lub rachunkowe. Wskazali ponadto, że przyjęli do wyliczenia usługi serwisu 18 oraz 28 miesięcy. Treść złożonych ofert pokazuje, iż zapisy zawarte w dokumentacji nie były dla potencjalnych wykonawców zrozumiałe (żadna ze złożonych ofert nie zawiera właściwego terminu świadczenia usługi serwisu). Także z wyjaśnień nie wynika, czy treść dokumentów była dla potencjalnych wykonawców wystarczająco jasna. Czy wobec tego zamawiający nie powinien na tym etapie zastosować art. 255 ust. 6 ustawy Pzp i unieważnić postępowania?

Pytanie: Wybrany wykonawca w trybie negocjacji bez ogłoszenia odmówił podpisania umowy. Zamawiający dokonał badania ofert spośród pozostałych i wezwał do złożenia podmiotowych środków dowodowych wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. Jednak  wykonawca ten poinformował, że rezygnuje i nie będzie składał dokumentów. Czy jego ofertę należy odrzucić? Na tym etapie postępowania zamawiający musi unieważnić postępowanie, bo na kolejną ofertę brakuje mu środków.

Pytanie: Zamawiający wyznaczył dzień i godzinę otwarcia ofert w przetargu nieograniczonym przykładowo na 15 czerwca 2023 r. godz. 10:30. Po godz. 10 jeden z wykonawców informował o problemach technicznych ze złożeniem podpisu na platformie. Czy otwarcie ofert o innej godzinie (później niż wskazano w SWZ), ale nadal tego samego dnia (np. o 12:30) może stanowić naruszenie ustawy Pzp, które skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania tylko z uwagi na ten fakt? Zarzuty o problemach technicznych nie mają póki co wiarygodnego potwierdzenia.

Pytanie: Czy zmawiający może wszcząć postępowanie bez zabezpieczonych środków publicznych? I unieważnić je w przypadku ich nieprzyznania? Na jakim etapie należy (można/trzeba) unieważnić postępowanie: przed otwarciem ofert, czy przed zawarciem umowy? Czy środkami publicznymi w rozumieniu tego przepisu będzie dotacja celowa ze środków budżetu państwa przyznawana na cel budowlany? Jeśli art. 257 ustawy Pzp nie ma zastosowania do środków budżetu państwa przyznawanych na cel budowlany, to czy można wszcząć przetarg, podczas gdy decyzja w sprawie przyznania jeszcze nie została wydana, ale wniosek o przyznanie środków złożono dysponentowi? Na jakiej podstawie unieważnić postępowanie w przypadku nieotrzymania dotacji celowej?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na dostawę sprzętu i urządzań do pracowni szkolnej, dofinansowane z UE. Wartość zamówienia to 50.000 zł. Prowadzimy je zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamawiający opublikował zapytanie i otrzymał oferty. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty okazało się, że w opublikowanym zapytaniu ofertowym pod wzorem umowy ukazał się inny plik. Wykonawcy w złożonych ofertach oświadczyli, że zapoznali się z zapytaniem i umową i zobowiązują się ją zawrzeć zgodnie z obowiązującym wzorem (jednak fizycznie nie mieli możliwości jej przeczytać). Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający? Czy należy unieważnić postępowanie?

Pytanie: Gmina podpisała umowę o dofinansowanie ze środków UE projektu składającego się z trzech zadań (robót budowlanych), każde o innym charakterze i na różnych obiektach budowlanych. W związku z tym zamawiający planuje ogłosić trzy niezależne postępowania przetargowe. Istnieje jednak ryzyko, że łączna wartość najkorzystniejszych ofert wszystkich postępowań znacząco przekroczy środki, jakie zamawiający przeznaczył na sfinansowanie tych zamówień a w jednym z postępowań cena najkorzystniejszej oferty nie przekroczy wartości podanej na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp. Warunkiem otrzymania dofinansowania jest realizacja wszystkich zadań objętych dofinansowaniem. Czy w przedstawionej sytuacji istnieje możliwość unieważnienia wszystkich postępowań, również tego w którym cena najkorzystniejszej oferty nie przekroczy wartości podanej, a jeżeli tak to na jakiej podstawie?

Pytanie: Do SWZ nie wprowadzono zapisu o wykluczeniu wykonawcy na podstawie przesłanek wskazanych w ustawie o przeciwdziałaniu agresji rosyjskiej. Termin otwarcia miał miejsce 28 kwietnia 2022 r. Co zamawiający powinien zrobić w takiej sytuacji? Postępowanie wszczęto  przed 16 kwietnia 2022 r.

Pytanie: Zamawiający nie ma możliwości zmiany ogłoszenia, gdyż od tygodnia w systemie pojawia się błąd. W związku z tym nie może zmienić też dokumentacji i odpowiedzieć na pytania wykonawców. Za chwilę mija termin składania ofert. Co zamawiający powinien zrobić w tej sytuacji?