Pytanie: Nasza jednostka otrzyma we władanie nieruchomość (grunt wraz z budynkiem) w trwały zarząd i będzie w nim prowadzić zajęcia w ramach dofinansowania unijnego. Budynek jest obecnie użytkowany, są zatem podpisane umowy na media np. ogrzewanie, dostawy wody, gazu, energii itp. Zgodnie z umową o dofinansowanie z budżetu projektu unijnego będziemy pokrywać opłaty za media. Czy wobec tego konieczne jest wypowiedzenie umów na media przez jednostki, które aktualnie użytkują budynek i zawarcie przez nas nowych umów np. z wolnej ręki lub na podstawie ogłoszenia w bazie konkurencyjności (w zależności od wartości szacunkowej zamówienia i zaistniałych przesłanek)? Czy możemy zastosować prawo cesji?

Pytanie: Pytanie dotyczy termomodernizacji budynku realizowanego z dofinansowaniem z RPO. W projekcie do wymiany wskazano bramy garażowe na takie o współczynniku przenikalności ciepła 1.3. Wykonawca nie jest w stanie otrzymać na rynku takich bram (rozwieralnych) wraz z odpowiednimi certyfikatami, przez co nie można dokonać odbioru robót. W związku z tym czy jest możliwość zmiany w projekcie rodzaju bram na bramy rolowane, które są dostępne na rynku wraz z certyfikatem przenikalności ciepła 1.3? Czy oprócz zmiany dokonanej przez projektanta trzeba na tę okoliczność spisać protokół konieczności?

Pytanie: Zamawiający prowadził procedurę rozeznania rynku realizowaną na podstawie regulaminu jednostki (wartość szacunkowa ok. 15 tys. zł). Odbywało się ono w formie wysyłki maili do potencjalnych wykonawców. Z uwagi na specyfikę zamówienia do maila był dołączony formularz oferty zawierający formularz cenowy, który potencjalni wykonawcy byli zobowiązani wypełnić. Z wykonawcą, który przesłał najkorzystniejszą ofertę, podpisano umowę, na kwotę wskazaną jako suma ujęta w formularzu cenowym (o ok. 300 zł niższa niż gdyby przeliczono i poprawiono omyłkę rachunkową, która w nim wystąpiła). Umowa jest zatem zawarta na kwotę wskazaną jako suma formularza, ale wyższą niż wynika z przeliczenia cen jednostkowych w formularzu. Ani wykonawca ani zamawiający nie zwrócili uwagi na to, że w treści formularza była omyłka pisarska, która powinna być wyjaśniona i poprawiona. Jednak również po korekcie właśnie temu wykonawcy udzielone zostałoby zamówienie i jego wycena byłaby najkorzystniejsza. Obecnie wykonawca ma trudność z wystawieniem faktury. Czy można aneksować taką umowę w zakresie dotyczącym ceny, dokonując jej zmiany na cenę wynikającą z przeliczenia formularza i zapłacić wykonawcy więcej o ok. 300 zł? W umowie nie było postanowień, które ograniczałyby możliwość aneksowania do konkretnych przypadków, a jedynie zapis, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej.

Pytanie: Aktualnie następuje zmiana wykonawcy umowy dotyczącej realizacji zamówienia finansowanego ze środków unijnych, z powodu sukcesji generalnej następującej w wyniku śmierci wykonawcy będącego osobą fizyczną. Czy wobec tego zamawiający powinien podpisać aneks do realizowanej umowy z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwa osoby fizycznej o zmianie stron umowy? Jakie należy podjąć działania w takiej sytuacji w związku ze śmiercią wykonawcy będącego osoba fizyczną? W umowie wskazano: „Zmiana umowy może mieć miejsce w przypadku zastąpienia Wykonawcy, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, nowym Wykonawcą w wyniku połączenia, podziału, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, lub przekształcenie Wykonawcy będącego następstwem sukcesji uniwersalnej, w związku z sukcesją generalną, dziedziczeniem spółek handlowych zgodnie z KSH, a także sukcesją z mocy prawa, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przekształcony Wykonawca musi nadal spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz nie mogą zachodzić wobec niego podstawy wykluczenia na podstawie art. 24 ust. Ustawy Pzp”.

Pytanie: Mamy problem z umową ryczałtową na realizację małego kompleksu lekkoatletycznego. W czasie wykonywania prac odkryto, że pod planowaną bieżnią lekkoatletyczną zalega warstwa gruntu nieprzepuszczalnego (gliny). Może to powodować wysadzanie bieżni pod wpływem mrozów. Aby temu zapobiec, konieczne jest wykonanie odwodnienia terenu. Prace te nie były przewidziane w projekcie budowlanym i zamówieniu podstawowym oraz nie są naturalną konsekwencją procesu budowlanego i w związku z tym wynagrodzenie umowne ich nie obejmuje. Zamawiający przewidział możliwość udzielenia robót dodatkowych z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp na kwotę do 60.000 zł netto, ale odwodnienie nie jest powtórzeniem żadnej roboty w zamówieniu podstawowym tj. nie jest robotą podobną do robót w tym zamówieniu. Ogłoszenie nowego przetargu uniemożliwiłoby wykonanie zamówienia podstawowego w terminie. Zamawiający mimo przyjętego ryczałtu przewidział możliwość zmiany umowy oraz wynagrodzenia. Jedną z okoliczności dopuszczających zmianę sposobu wykonania zamówienia jest ryzyko, że zastosowanie przewidzianych rozwiązań będzie groziło niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem zadania. Wartość umowy to 372.000 zł brutto, zaś roboty dodatkowej − kilka tysięcy złotych. Czy w takiej sytuacji dopuszczalne jest aneksowanie umowy oraz podniesienie wynagrodzenia ryczałtowego? Jak rozumieć słowa „roboty podobne do tych udzielonych w zamówieniu podstawowym” w odniesieniu do zamówień dodatkowych z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp? Czy chodzi o powtórzenie prac, które były wymienione w projekcie oraz przedmiarze?

Pytanie: Zamawiający tworząc projekty umów w sprawie zamówień publicznych, stosuje zazwyczaj wynagrodzenie ryczałtowe. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Pzp przewiduje w kontraktach  możliwość wprowadzenia do nich zmian np.: w zakresie terminu realizacji prac, ale również wynagrodzenia poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie. Czy dopuszczalne jest zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia ryczałtowego, jeśli przewidzimy taką możliwość?

Pytanie: Zamawiający przeprowadził przetarg nieograniczony w 6 częściach. W umowie przewidziano 20% prawa opcji i możliwość redukcji zamówienia o 30%. Pomiędzy ofertami te same czynności różnią się w cenie do ok. 20%. Czy zamawiający może zredukować czynności w jednej umowie (najwyżej wycenione) na bazie postanowienia o redukcji a wykonawcy, który te same czynności wycenił niżej − dodać przewidzianą opcję? Czy taki sposób działania nie będzie potraktowany jak naruszenie ustawy Pzp i czy wykonawca może mieć roszczenie odszkodowawcze?

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę z wykonawcą w wyniku postępowania o zamówienie publiczne na opracowanie dokumentacji projektowej wraz z pełnieniem nadzoru autorskiego dla zadania „Przebudowa i remont pomieszczeń w celu utworzenia pracowni cytostatyków oraz przeniesienia zlikwidowanych pomieszczeń w inne miejsca wraz z przebudową instalacji wewnętrznych”. Wykonawca pisemnie poprosił o wydłużenie terminu realizacji umowy. Zmiany, jakie zamawiający proponuje w stosunku do dokumentacji przetargowej – opisu przedmiotu zamówienia tj. zmiany koncepcji projektu pierwotnego są okolicznościami niezależnymi od niego a będącymi wynikiem modyfikacji zakresu prac ujętych w dokumentach przetargowych tj. zmiany lokalizacji dotychczasowych pomieszczeń. W wyniku zmian proponowanych przez zamawiającego konieczne byłoby przedłużenie terminu realizacji umowy. Zmiany proponowane przez zamawiającego w stosunku do pierwotnych zapisów przedmiotu zamówienia uległyby zmianie, gdyż oprócz zmian w zakresie przeznaczenia pomieszczeń wiązałoby się to ze zmianą ich lokalizacji oraz wydzielenia nowego pomieszczenia. Czy zamawiający może dokonać takich zmian w dokumentach, które stanowiły opis przedmiotu zamówienia i były wytycznymi do opracowania ww. dokumentacji i czy w związku z tymi zmianami możliwe byłoby przedłużenie terminu realizacji umowy? Czy konieczne jest uruchomienie nowego przetargu zgodnie z art. 144 ust. 3 ustawy Pzp? W siwz zamawiający zawarł zapisy odnośnie do zmian umowy: „Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian treści umowy: 1)      zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy, będąca następstwem działania organów administracji, w szczególności przekroczenie zakreślonych przez prawo terminów wydawania przez organy administracji decyzji, zezwoleń, itp.; termin wykonania przedmiotu umowy może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czas niezbędny do zakończenia wykonywania jej przedmiotu w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności; 2)      zmiana sposobu wykonania umowy w przypadku gdy wystąpi konieczność zrealizowania przedmiotu umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań ze względu na zmiany obowiązującego prawa; 3)      zmiana ceny wykonywanych usług projektowych w przypadku, jeżeli jest to konieczne i spowodowane zmianą stawki podatku od towarów i usług (VAT) (…)”.

Pytanie: Zawarliśmy umowę na remont obiektu na kwotę 3.500.000 zł brutto. Czas trwania kontraktu początkowo wynosił 9 miesięcy (1 marca 2018 r. – 30 listopada 2018 r.). Z uzasadnionych przyczyn byliśmy zmuszeni przesunąć termin realizacji zadania na czas do 30 kwietnia 2019 r. Na początku br. wykonawca zawnioskował o zwiększenie kwoty umownego wynagrodzenia o wzrost minimalnego wynagrodzenia o pracę, czyli o 7,14% i chce podwyższenia kwoty kosztorysowej o ten wskaźnik (tj. wniósł o podwyżkę o ok. 248.000 zł brutto). Dopuściliśmy możliwość wystawiania faktur częściowych i część kwoty z 3.500.000 zł została już uregulowana w 2018 roku. Zgodnie z art. 142 ust. 5 ustawy Pzp umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy zawiera postanowienia o zasadach wprowadzenia zmian wynagrodzenia wykonawcy w przypadku wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Nasza umowa nie regulowała tej sytuacji, bo była zawarta na 9 miesięcy, co do których wykonawca nie zgłaszał uwag. Nie naliczaliśmy tez żadnych kar umownych za przekroczenie ustalonego w umowie terminu realizacji inwestycji, a ponadto wykonawca w kosztorysie ofertowym ustalił stawkę roboczogodziny na wyższą niż minimalną, tj. 17 zł brutto (która przekracza także stawkę minimalnego wynagrodzenia o pracę po zmianach w styczniu br.). Czy wniosek wykonawcy można uznać za zasadny i zwiększyć wskaźnik pozostałej części kosztorysu o 7,14%?

Pytanie: Zakres robót objętych umową zawierał m.in. montaż windy w budynku. Umowę z wykonawcą aneksowano ze względu na przedłużające się uzgodnienia z Urzędem Dozoru Technicznego. Zamawiający nie dostrzegł, że to po jego stronie leży uzyskanie akceptacji UDT (był przekonany, że jest to zadanie wykonawcy). W związku z opóźnieniem złożenia wniosku i uzyskania przez zamawiającego stanowiska UDT przedłużono termin realizacji zamówienia o 2 miesiące (przy pierwotnym 5-miesięcznym terminie realizacji zamówienia, wydłużonym wcześniejszymi aneksami o 4 miesiące z uwagi na wystąpienie robót dodatkowych). Zapisy umowy nie przewidywały takiej przyczyny dokonania jej zmian – wskazano możliwość zmiany terminu realizacji umowy ze względu na warunki atmosferyczne, działanie siły wyższej oraz wystąpienie robót dodatkowych. Żadna z umownych klauzul nie umożliwiała dokonania zmiany terminu realizacji zamówienia z uwagi na przedłużające się uzgodnienia z zewnętrzną jednostką bądź szerzej – ze względu na okoliczności wynikające z działań zamawiającego. Trudno przyjąć, że zmiana spełnia dyspozycję art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, ponieważ konieczność uzyskania uzgodnień UDT nie jest okolicznością, której zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Zamawiający stoi na stanowisku, że sytuacja miała charakter obiektywny i dotyczyłaby każdego wykonawcy. W związku z tym jest zmianą nieistotną i nie wprowadza warunków, które gdyby były postawione w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby lub mogliby wziąć w nim udział inni wykonawcy. Czy możliwe jest w związku z tym potwierdzenie zgodności dokonania zmiany zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp czy też ze względu na brak odpowiednich zapisów umowy oraz zmianę terminu (co zwykle uznawane jest jednak w orzecznictwie za zmianę istotną), można uznać, że zmiany dokonano z naruszeniem przepisów ustawy Pzp?