Pytanie: Czy w związku z zaistniałą sytuacją epidemiczną mogę zawrzeć aneks do umowy o zamówienie publiczne na podstawie art. 6 specustawy (bez stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych), rozszerzający jej zakres o usługę sprzątania budynku przygotowanego na ewentualną obecność osób objętych kwarantanną? Chciałabym zawrzeć w aneksie zapisy, że będzie on obowiązywał tylko w razie zaistnienia takiej konieczności i będzie zawarty na czas do odwołania na terenie kraju zagrożenia koronawirusem.

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu. Jako kryterium wskazaliśmy m.in. termin realizacji zamówienia. Wybraliśmy wykonawcę, który zaoferował najkrótszy termin i obecnie czekamy na podpisanie umowy. Wykonawca z uwagi na pandemię koronawirusa poinformował nas jednak, że nie będzie mógł zrealizować zamówienia w zadeklarowanym czasie i prosi o jego wydłużenie. Zastanawiamy się, czy będzie to uczciwe w stosunku do pozostałych oferentów. Obecnie nie wiemy, czy w ogóle któryś z wykonawców mógłby zrealizować zamówienie we wskazanym przez siebie terminie z uwagi choćby na ograniczenia w transporcie, problemy z przewozem towarów itp. Czy powinniśmy unieważnić postępowanie?

Pytanie: Przedmiotem umowy jest ubezpieczenie OC i majątku zamawiającego. Umowa obowiązuje do 29 lutego 2020 r. Zawierano ją przy udziale brokera ubezpieczeniowego, który każdorazowo, od kilku lat, przygotowywał opis przedmiotu zamówienia. Z uwagi na nagłą konieczność zmiany brokera powstało ryzyko, że nowy broker nie zdąży przygotować opisu przedmiotu zamówienia do przetargu na kolejny okres ubezpieczeniowy. Co za tym idzie zamawiający może nie zdążyć przed upływem ww. terminu przeprowadzić postępowania i zawrzeć umowy. Abu uniknąć sytuacji braku ochrony ubezpieczeniowej, rozważamy możliwość zawarcia aneksu do aktualnie obowiązującej umowy na okres od 1 marca do 30 kwietnia 2020 r., tak aby zapewnić sobie czas na przeprowadzenie nowego postępowania. Aktualnie obowiązująca umowa nie mówi wprost o możliwości przedłużenia terminu jej obowiązywania. Oprócz wskazanych przypadków, w których zmiana umowy mogłaby nastąpić, zawiera jedynie sformułowanie, iż „niezależnie od postanowień § 5 ust. 1, do umowy mogą zostać wprowadzone zmiany w zakresie wskazanym w art. 144 ust. 1 pkt 2–6 ustawy Pzp”. Czy wobec tego możemy zawrzeć aneks terminowy na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Pytanie: Zamawiający na początku listopada 2019 roku ogłosił postępowanie przetargowe na organizację tzw. zielonych szkół dla uczniów klas III z terenu gminy. W grudniu 2019 roku podpisano umowę z wybranym wykonawcą. Termin realizacji zamówienia ustalono na kwiecień 2020 roku. Zamawiający nie przewidział możliwości zmiany tego terminu na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Co można zrobić w obecnej sytuacji zagrożenia epidemią koronawirusa, aby przesunąć termin realizacji umowy tj. wyjazdu dzieci na czas późniejszy? Dnia 9 marca br. dolnośląskie kuratorium oświaty wydało zalecenie odwołania wszelkich wyjazdów poza teren województwa. Zamawiający nie chce odstępować od umowy na podstawie art. 145 ustawy Pzp, ponieważ wiązałoby się to z koniecznością prowadzenia w terminie późniejszym nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Czy wolno w tej sytuacji skorzystać z art. 144. ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp i przesunąć termin wykonania umowy bez zmiany wynagrodzenia wykonawcy?

Pytanie: Przeprowadziliśmy przetarg nieograniczony na usługę o wartości mniejszej niż progi unijne. W trakcie realizacji zamówienia wykonawca zgłosił podwykonawcę, w ofercie zaś oświadczył, że zamówienie zrealizuje sam. W rozumieniu ust. 1e art. 144 ustawy Pzp według zamawiającego jest to nieistotna zmiana. Po akceptacji umowy podwykonawczej sporządzono aneks do umowy o udzielenie zamówienia. Zamawiający nie zażądał od wykonawcy oświadczenia potwierdzającego brak podstaw do wykluczenia wobec zgłoszonego podwykonawcy, ponieważ w siwz dokonał zapisu, że „Zamawiający nie żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów dotyczących podwykonawcy, któremu zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia, a który nie jest podmiotem, na którego zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp”. Czy zamawiający jest zobowiązany do opublikowania w BZP ogłoszenia o zmianie umowy i ewentualnie na podstawie jakiego artykułu oraz w jakim terminie?

Pytanie: Zamawiający realizuje projekt unijny. Z uwagi na fakt niemożności podpisania wszystkich umów w terminie i wykonania dostaw zamawiający jako beneficjent projektu uzyskał od instytucji pośredniczącej zgodę na przedłużenie terminu realizacji projektu. Problem polega na tym, że realizacja jednej z dostaw sprzętu nastąpiła w terminie przewidzianym w umowie, natomiast składowe tej dostawy tj. zainstalowanie sprzętu oraz przeszkolenie pracowników – już nie. Zamawiający nie dysponuje więc protokołem odbioru, a gdy go otrzyma to z datą odbioru sprzętu późniejszą niż przewiduje umowa z wykonawcą. Procedura (unijna) była prowadzona w trybie przetargu nieograniczonego. W trakcie postępowania wykonawca wystąpił o przedłużenie terminu realizacji zamówienia z 5 tygodni na 10 tygodni, na co zamawiający wyraził zgodę i zmodyfikował siwz w tym zakresie. Kryterium oceny ofert była cena 100%. Sprzęt był sprowadzany z USA. Czy w obecnej sytuacji zamawiający może przedłużyć termin realizacji zamówienia? Czy grozi mu w tym zakresie korekta finansowa?

Pytanie: W umowie na zimowe utrzymanie dróg ustaliliśmy jednostkowe rozliczanie się z wykonawcą za realizację usługi np.: Cena jednostkowa brutto za 1 godzinę odśnieżania – 142 zł. Cena jednostkowa brutto za 1 km posypywania dróg – 99 zł. Szacowana maksymalna wartość umowy wynikająca z oferty wynosi 41.100 zł brutto. Czy można wprowadzić w umowie zapis: „Zwiększenie wysokości szacowanej maksymalnej wartości zamówienia, o której mowa w ust. 3, wymaga zawarcia aneksu do umowy, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, tj. w przypadku występowania warunków pogodowych, które uzasadniają wprowadzenie zmian szacowanego maksymalnego wynagrodzenia, z uwagi na zwiększenie przewidywanej ilości usług, w przypadku zwiększenia środków na realizację zadania w budżecie oraz w innych uzasadnionych okolicznościach”? Czy jednak zakładając szacunkową maksymalną wartość umowy, po jej przekroczeniu umowa zostaje rozwiązana?

Pytanie: Aktualnie wykonawca jest realizuje budowę nowego budynku biblioteki zgodnie z projektem budowlanym. W międzyczasie zleciliśmy opracowanie projektu wizualizacji wnętrz, ale nie został jeszcze ogłoszony przetarg na realizację projektu wyposażenia wnętrz. Projekt zakłada oprócz umeblowania, zakup systemu bibliotecznego tj. bramki, wrzutnie do książek, neon − które to będą kupione później (inny przetarg i inny budżet), ale już teraz trzeba doprowadzić do nich instalację elektryczną, która nie była przewidziana w projekcie budowlanym. Ponadto projekt wizualizacji wnętrz wprowadza zmiany do aktualnie realizowanego projektu budowlanego. Wynikają one z aranżacji wnętrz i w związku z tym potrzebne są zamiany niektórych elementów z tańszych na droższe lub odwrotnie oraz rezygnacja z niektórych elementów bądź ich wprowadzenie. Przykładowo w projekcie budowlanym w łazienkach przewidziane są umywalki montowane pojedynczo. W projekcie wizualizacji wnętrz wprowadzono umywalki montowane z blatem. Liczba umywalek nie została zmieniona. Dodatkowy blat wymaga osadzenia na konstrukcji stalowej, okładziny, itp. Ogółem zmiany te powodują dodatkowy koszt ok. 73 tys. zł. Czy można dokonywać takich zmian do projektu budowlanego, którego realizacja była przedmiotem zamówienia określonego w siwz i na podstawie którego zawarto umowę z wykonawcą, przy założeniu, że per saldo zostanie utrzymana wartość zamówienia, a co za tym idzie wynagrodzenie wykonawcy? W jaki sposób zlecić aktualnemu wykonawcy realizację dodatkowych prac wynikających z projektu wizualizacji wnętrz i zapłacić za nie? Czy wolno to zrobić w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, przy założeniu, że ich wartość nie przewyższa 30.000 euro a na resztę prac z projektu wizualizacji wnętrz rozpisać przetarg nieograniczony w trybie ustawy Pzp? Umowa z wykonawcą nie przewiduje realizacji zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Wykonawca ma wynagrodzenie ryczałtowe, które nie może ulec zmianie.

Pytanie: Zamawiający w styczniu 2016 roku zawarł umowę na wykonanie usługi utrzymania czystości w szpitalu specjalistycznym (ok. 500 łóżek) na okres 48 miesięcy. W siwz zawarto zapis o możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Mimo, że występuje możliwość zlecenia takiego zamówienia na podstawie przepisów intertemporalnych bez konieczności udzielania zamówienia z wolnej ręki, a na zasadzie aneksu do umowy − nie jest to w tym przypadku możliwe, ponieważ upłynęło już 48 miesięcy od udzielenia zamówienia podstawowego. Umowa kończy się 31 grudnia 2019 r. Odpowiedzialny za organizację przetargu dział zamówień publicznych otrzymał wszystkie niezbędne dane z poszczególnych komórek organizacyjnych z dość dużym opóźnieniem. W związku z tym ogłoszenie zostało przekazane do Dz.Urz. UE 15 listopada 2019 r. a otwarcie ofert wyznaczono na 23 grudnia 2019 r. Oczywiście nie będzie już możliwe zawarcie umowy w wymaganym terminie tj. 1 stycznia 2020 r. W jaki sposób zamawiający może przedłużyć obecnie trwający kontrakt na okres 1 do 2 miesięcy, aby zachować ciągłość wykonania usługi i nie naruszyć przepisów ustawy Pzp?

Pytanie: Wartość realizowanej przez gminę umowy podpisanej w 2018 roku na budowę kanalizacji sanitarnej to 5.750.000 zł. Obowiązuje w niej wynagrodzenie kosztorysowe. W trakcie realizacji robót pojawiła się konieczność wykonania dodatkowych elementów sieci w tym także dodatkowych przyłączy do nowo powstałych w trakcie realizacji inwestycji budynków mieszkalnych. Wartość tych dodatkowych robót to około 400.000 zł. Zamawiający nie przewidział ich w siwz. Czy mogą być one aktualnie zlecone na podstawie aneksu do umowy zawartego na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp jako zmiany o wartości do 15% wartości robót budowlanych? Ich kwota nie przekracza 10% wartości realizowanej umowy.