Pytanie: Czy można zmienić termin realizacji zamówienia z 18 miesięcy do 12 miesięcy na etapie przed składaniem ofert? Zamawiający określił termin realizacji prac na 18 miesięcy. Zamówienie już ogłoszono i otrzymaliśmy pierwsze pytania dotyczące dokumentacji postępowania.

Pytanie: Podpisaliśmy umowę 21 czerwca 2021 r. na robotę budowlaną związaną z placami zabaw. W trakcie realizacji wykonawca przedstawił nam prośbę o wydłużenie terminu realizacji ze względu na to, że nie jest w stanie pozyskać części materiałów. Jako dowód złożył dokumenty od producenta. W projekcie umowy mamy zapis, że zamawiający przedłuży termin realizacji, jeśli nastąpi okoliczność niezależna od zamawiającego i wykonawcy. Jako przykład podano różne sytuacje, ale nie wskazano konkretnie opóźnień w dostawie materiałów budowlanych. W tym czasie obowiązywała również specustawa covidowa. Czy możemy  powołać się na jej art. 15r i w ten sposób wydłużyć termin? W umowie nie mamy zapisu, który powołuje się na ustawę covidową, ale czy samo obowiązywanie tej ustawy nie wystarczy? Jak odpowiedzieć organom kontrolnym, które pytają nas, na jakiej podstawie został zawarty aneks.

Pytanie: Zamawiający ogłosił przetarg 12 maja 2021 r. na rozbudowę szkoły podstawowej poprzez budowę odrębnego nowego budynku oraz remont istniejącego budynku w formule zaprojektuj i wybuduj. Na realizację zamówienia przeznaczył 2.100.000 zł brutto. Wpłynęło 6 ofert w podobnych cenach (w przedziale 2.100.000–2.300.000 zł; najdroższa oferta 4.500.000 zł). Zamawiający wybrał ofertę za kwotę 2.100.000 zł i zawarł umowę 5 lipca 2021 r. z terminem wykonania 19 miesięcy. W umowie zastosowano zapisy o waloryzacji oraz zmianach umowy zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w zakresie zmiany stawki VAT, minimalnego wynagrodzenia, zasad podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz cen materiałów lub kosztów w stosunku 5% do cen lub kosztów wskazanych w kosztorysie. W dniu 5 kwietnia 2022 r. wykonawca złożył wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem, motywując to niezależną od stron zmianą wartości rynkowej cen towarów i usług koniecznych do realizacji umowy. Wykonawca wyliczył wzrost ceny do kwoty 2.774.707,22 zł w zakresie budowy nowego budynku oraz do 430.000 zł w przypadku remontu starego budynku (razem 3.204.707,22 zł). Zamawiający na remont otrzymał dotację 2.100.000 zł ze środków Funduszu Inwestycji Lokalnych i nie posiada własnych środków na podwyższenie kwoty. Wykonawca proponuje rozwiązanie umowy bez naliczania kar umownych (umowa przewiduje kary w wysokości 20% w przypadku winy wykonawcy). Jak może i powinien postąpić zamawiający? Czy wolno rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron bez naliczania kar umownych?

Pytanie: Przegotowujemy postępowanie na podstawie art. 275 pkt 2 ustawy Pzp na serwis i naprawę urządzeń powielających wraz z dostawą papieru i tonerów. Termin realizacji wynosi 12 miesięcy, począwszy od 1 stycznia 2022 r. Jak powinien postąpić zamawiający, jeśli przed upływem zakończenia umowy, kwota zostanie przekroczona a zamawiający nadal chce kontynuować usługę? Czy zamawiający może po przekroczeniu kwoty zlecić zamówienie na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, jeśli przewidział taki tryb w zamówieniu podstawowym?

Pytanie: Nasze pytanie dotyczy zamówienia publicznego na budowę sieci wodociągowej w zakresie możliwości przedłużenia terminu wykonania umowy. Umowę zawarto 8 kwietnia 2021 r. Wykonawca przystąpił do robót 18 maja. Po rozpoczęciu prac wykonawca stwierdził niekorzystne warunki gruntowo-wodne, których nie przewidziano w dokumentacji projektowej. Do 1 czerwca prowadzono prace na odcinkach o dobrych warunkach gruntowych i w tym dniu wykonawca przerwał roboty. Zamawiający, w celu potwierdzenia powyższych warunków, zlecił 21 maja badania geologiczne. W dniu 9 czerwca po uzyskaniu opinii geologicznej na radzie budowy ustalono, że prace można kontynuować w pierwotnej technologii na przeważającej części sieci. Opinia wskazuje, że na odcinkach, na których występują niekorzystne warunki gruntowo-wodne, należy dodatkowo wykonać wymianę gruntu. Jako zamawiający potwierdziliśmy, że w okresie od 1 czerwca do 9 czerwca prace nie były realizowane w wyniku naszej decyzji. Po ustaleniach na radzie budowy z 9 czerwca wykonawca ponownie uzyskał front robót, ale nie wznowił prac. W dniu 15 czerwca wykonawca złożył pismo z prośbą, aby projektant doprecyzował, w jaki sposób wymienić grunt oraz jak umocnić wykopy. Zawnioskował także o przedłużenie terminu realizacji umowy o 30 dni. Wniosek umotywował zaistniałymi problemami oraz czasem, jakiego potrzeba, aby je rozwiązać a także koniecznością przerwania prac, przerzutem ludzi i sprzętu na inną budowę, z uwagi na brak frontu robót jak również prace dodatkowe. Obecnie wykonawca powinien kontynuować roboty na odcinkach, które nie wymagają żadnych ustaleń i wyjaśnień. Odcinki, o które wykonawca pyta, będą realizowane w późniejszym etapie. Nasze pytanie dotyczy możliwości przedłużenia terminu wykonania zamówienia ze względu na powyższe problemy w szczególności z uwagi na przerwanie prac przez zamawiającego w okresie od 1 do 9 czerwca.

Pytanie: W 2020 roku zawarliśmy umowę z gminą. Termin jej wykonania przypada na koniec czerwca 2022 roku (3 lata kalendarzowe). Czy w przypadku umowy zawartej zgodnie ze starą ustawą Pzp wolno stronom podwyższyć wynagrodzenie ryczałtowe? Obecnie ceny materiałów i urządzeń wzrosły nadzwyczajnie i była to okoliczność niemożliwa do przewidzenia w dniu zawarcia umowy. Na jakie przepisy prawa powołać się w piśmie do zamawiającego z wnioskiem o podwyższenie wynagrodzenia? Umowa przewiduje tylko zmianę wynagrodzenia za robociznę w związku z urzędowym podwyższeniem najniżej płacy krajowej oraz z uwagi na wzrost składek ZUS. My z kolei chcemy wyższego wynagrodzenia ze względu na podwyżki cen materiałów i urządzeń.

Pytanie: Wykonawca rozpoczął realizację budowy sieci wodociągowej zgodnie z technologią budowy z rur PVC. Stan zaawansowania robót wynosi około 600 m z rur PVC (całość ok. 1700 m). Podczas wykonywania robót ujawniły się niekorzystne warunki gruntowo-wodne. Gmina zleciła wykonanie badań geologicznych na całym odcinku sieci. Potwierdziły one, że na terenie budowy występują grunty plastyczne na części planowanej sieci oraz woda na całym niewykonanym odcinku. Dokumentacja projektowa była tworzona w okresie suszy i problem wody nie występował. Dalsza realizacja sieci w pierwotnej technologii wg. opinii geologa będzie wymagać całkowitej wymiany gruntu, gdzie występują niekorzystne warunki oraz wykonanie odwodnienia na całej pozostałej długości sieci. Znacząco zwiększy to koszty inwestycji. Poza tym wzdłuż budowanej sieci biegnie droga gminna o złym stanie technicznym i przejazdy ciężarówek z gruntem mogą ją zniszczyć. Po konsultacji z projektantem i inspektorem nadzoru ustalono, że zasadna będzie zmiana technologii na przecisk sterowany. Zmniejszyłoby to znacznie dodatkowe koszty oraz oszczędziłoby drogę. W dokumentacji przetargowej zawarliśmy następujące możliwości zmiany zakresu i sposobu realizacji świadczenia, w przypadku: a)      ryzyka, że zastosowanie przewidzianych rozwiązań będzie groziło niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem zadania, b)      konieczności wykonania zadania z zastosowaniem innych rozwiązań technicznych lub materiałowych ze względu na zmiany obowiązującego prawa, c)      niedostępności materiałów przyjętych w dokumentacji technicznej np. przez zaprzestanie produkcji, d)      zastosowania robót zamiennych tj. wykonania prac przy zastosowaniu innych technologii, które nie będą powodowały istotnej zmiany do dokumentacji projektowej, wartość robót zamiennych nie może przekroczyć 10% wartości całkowitej umowy. Czy w tej sytuacji wolno nam zmienić technologię wykonania robót na odcinku ze złymi warunkami wodnymi i gruntowymi? Czy może jedynym rozwiązaniem jest kosztowne i ryzykowne dla drogi wykonanie wodociągu w pierwotnej technologii?

Pytanie: Czy umowę zawartą na 1 rok (do 30 marca 2022 r.) na podstawie regulaminu wewnętrznego (kwota całości zamówienia to 30 tys. zł netto) można przedłużyć aneksem na pół roku bądź rok? Szacowana kwota kolejnego takiego zamówienia to również 30 tys. zł netto rocznie.

Pytanie: Moje pytanie dotyczy umów zawartych na podstawie art. 275 ust. 1 na dostawy artykułów żywnościowych do stołówki szkolnej. Umowy podpisano 20 grudnia 2021 r. i obowiązują w okresie 1 stycznia 2022 r. – 31 sierpnia 2022 r. Dnia 15 marca 2022 r. otrzymaliśmy od wykonawcy wniosek z prośbą o aneks do umowy, którym zmienimy ceny produktów. Uzasadnienie we wniosku brzmi: „Ze względu na stan wyjątkowy, który wystąpił po wybuchu wojny na Ukrainie, wprowadzone sankcje, podwyżki cen walut, osłabienie PLN, brak eksportu, podwyżki cen prądu o 200%, cen gazu o 300%, nastąpił brak drobiu i mięsa. Ceny uległy drastycznym zmianom, co było nie do przewidzenia w momencie podpisania umowy i wpisuje się w dyspozycję przepisu art. 357 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeśli prośba o aneks do formularza cenowego nie będzie uwzględniona, wykonawca informuje, że pismo stanowi wypowiedzenie umowy w terminie 7 dni od daty otrzymania pisma”. Niektóre zapisy z naszej umowy brzmią: „Niedopuszczalne są takie zmiany postanowień umowy oraz wprowadzenie do umowy postanowień niekorzystnych dla kupującego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty sprzedającego, chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy”. Czy wobec powyższego możemy wprowadzić aneks? Jeżeli tak, na jakiej podstawie?

Pytanie: Zamawiający udzielił w grudniu 2020 roku zamówienia publicznego na usługi sprzątania w porządku prawnym ustawy z 29 stycznia 2004 r. Wynagrodzenie wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Obecnie – z uwagi na potrzeby zamawiającego ze względów organizacyjnych – chce on skorzystać z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp i zmienić umowę, zachowując tożsamość przedmiotu zamówienia. Zmiana – jedyna dotychczas – jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy Pzp i jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. Czy uzgadniając z wykonawcą wynagrodzenie za zakres objęty zmianą, zamawiający może uwzględnić aktualne zmiany cen na rynku i ewentualnie w jakim zakresie?