zamówienie nieprzewidziane

Jak właściwie zrealizować nieprzewidziane zamówienia, gdy w ciągu roku są zlecane zakupy w podobnym przedmiocie?

Pytanie:

Zamawiający w planie zamówień publicznych oraz w budżecie przewidział remonty chodników w różnych lokalizacjach w mieście. Z uwagi na rodzajową i czasową tożsamość oraz możliwość wykonania przez jednego wykonawcę zamówienie oszacowano jako łączną wartość wszystkich przewidzianych robót remontowych. Zamówienie jest udzielane sukcesywnie w częściach, przy czym stosujemy procedury właściwe dla łącznej wartości zamówienia. W trakcie roku wystąpiła konieczność wykonania remontów innych chodników, niż wstępnie przewidziano. W związku z tym proszę o odpowiedź na następujące pytania:

1) Czy wartość „nowych” chodników należy łączyć z wartością pierwotnie przewidzianych do remontu chodników w celu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia?

2) Jeśli tak – to czy wartość „nowych” chodników należy traktować łącznie z wartością zaplanowanych pierwotnie remontów, czy tylko do tej części, na które nie udzielono jeszcze zamówienia, czy też nie wszczęto postępowania o udzielenie zamówienia publicznego?

3) Czy jest możliwość zastosowania art. 6a ustawy Pzp do zamówień pierwotnie przewidzianych w planie i budżecie?

4) Czy jest możliwość zastosowania art. 6a ustawy Pzp do zamówień „nowych”?

5) Jaką należy przyjąć wartość zamówień, o których mowa w pkt 3 i 4, jeśli odpowiedź na te pytania będzie twierdząca, mając na względzie treść art. 6a warunkującą zastosowanie tego przepisu, m.in. w przypadku gdy łączna wartość części wynosi nie więcej niż 20% wartości zamówienia?

Jeżeli wykonanie robót stało się konieczne wskutek wystąpienia sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, można udzielić zamówienia dodatkowego

Pytanie:

Realizujemy robotę budowlaną z rozliczeniem ryczałtowym i chcemy udzielić zamówienia dodatkowego na podstawie art. 67 ust.1 pkt.5 lit. a, lit. B. Konieczność wykonania robót dodatkowych wynikła w trakcie prowadzenia robót podstawowych. Roboty stanowią ok. 1 % wartości zamówienia podstawowego. Roboty te były nie do przewidzenia na etapie zamówienia podstawowego w przetargu nieograniczonym (protokół konieczności wraz z opinią inspektora nadzoru inwestorskiego). Roboty polegają na: wykonaniu wzmocnienia wybranych słupów konstrukcyjnych na kondygnacji - w budynku. Opis sytuacji: W zakres prac rozbiórkowych zgodnie z projektem wchodziło m. in. skucie tynków z powierzchni ścian i słupów konstrukcyjnych oraz wyburzenie (wycięcie) ścian działowych z betonu Rw 170 wypełniających przestrzeń pomiędzy słupami nośnymi konstrukcji szkieletowej. Po skuciu tynków, w trakcie wykonywania robót rozbiórkowych stwierdzono, że słupów nośnych konstrukcji szkieletowej częściowo brak, a te co istnieją są w bardzo złym stanie technicznym spowodowanym brakiem usytuowania zbrojenia w osiach podparcia słupów oraz złym stanem technicznym betonu (beton porowaty o niskiej wytrzymałości). Prace rozbiórkowe w obrębie piwnic wstrzymano ze względu na groźbę katastrofy budowlanej. Projektant wytypował słupy do wzmocnienia i opracował technologie wykonania wzmocnienia ich rdzeni. Zakres prac obejmuje – dla 2 słupów wzmocnienie rdzeni słupów poprzez wykonanie iniekcji żywicznej oraz wykonanie koszul żelbetowych wokół 12 słupów poprzez dodanie zbrojenia po obwodzie słupa i wykonanie otuliny zaprawą naprawczą przy pomocy natrysku na mokro. Słupy do wzmocnienia zostały wskazane przez projektanta. (wpis do dziennika budowy + opracowanie technologii wzmocnienia słupów). Zakres w/w robót stanowi roboty nieprzewidywalne, których Wykonawca nie mógł przewidzieć i wycenić na etapie składania oferty. Nie przewidział ich także projektant w dokumentacji projektowej, gdyż zakres i konieczność naprawy i wzmocnienia słupów zostały określona po skuciu tynków i rozpoczęciu prac rozbiórkowych. Bez wykonania zamówienia dodatkowego budynkowi grozi katastrofa budowlana. W/w roboty są niezbędne do wykonania podstawowego zakresu robót i nierozłącznie z nim związane. Czy możemy udzielić tego zamówienia na podstawie art. 67 ust.1 pkt.5 lit. a, lit. b.?

Nie wszystkie zamówienia można zaplanować z góry na cały okres budżetowy

Pytanie:

W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji.
Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł?
Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?