zamówienie poniżej progów unijnych

Zasady powtórzenia nieudanej procedury do 130 tys. zł

Pytanie:

W marcu 2023 roku udostępniliśmy na swojej stronie BIP „Publiczne zaproszenie do składania ofert na remont bieżni sportowej (zamówienie poniżej 130 tys. netto)”. Otrzymaliśmy 3 oferty i wybraliśmy najtańszą ofertę. Niestety przed samym podpisaniem umowy urząd miasta wstrzymał inwestycję i odblokował ją dopiero we wrześniu 2023 roku, gdy wygrana firma nie miała już wolnych miejsc w harmonogramie na rok 2023. Zwróciliśmy się zatem do kolejnego wykonawcy, ale odmówił. Ostatni oferent nie wydawał się rzetelny. Zrezygnowaliśmy całkowicie z realizacji inwestycji w 2023 roku. Nastał rok 2024. Dzwoniliśmy do wykonawcy, który wygrał za pierwszym razem. Dalej jest zainteresowany współpracą, ale musiałby przekalkulować jeszcze raz ofertę, ponieważ minął rok.

Czy w br. musimy ponownie umieszczać publiczne zaproszenie do składania ofert i zbierać jeszcze raz oferty? Czy możemy bazować na wygranej w roku poprzednim, a w ramach negocjacji uwzględnić nową kwotę?

Tryb zamówienia z wolnej ręki Pzp 2023

Zamówienia z wolnej ręki 2023 – przesłanki stosowania trybu w nowym Pzp

Każdy zamawiający chce szybko i w sposób jak najmniej sformalizowany dokonać potrzebnych zakupów. Z pewnością tryb zamówienia z wolnej ręki spełnia obydwa te wymogi. Jednak z uwagi na to, że jest procedurą, która całkowicie wyłącza konkurencję, nie wolno stosować jej w sposób dowolny. W artykule możesz sprawdzić, kiedy zamówienie z wolnej ręki jest dopuszczalne Prawem zamówień publicznych. Znajdziesz tu odpowiedzi na praktyczne pytania zamawiających, które pojawiają się przy decyzji o wyborze trybu. Polecam Twojej uwadze także artykuł dotyczący procedury zamówienia z wolnej ręki krok po kroku, który ukaże się wkrótce w dziale Top tematy.

W tym artykule
  • Tryb zamówienia z wolnej ręki polega na tym, że zamawiający zwraca się do jednego wybranego wykonawcy z wnioskiem o zawarcie umowy. Podpisanie kontraktu jest oczywiście poprzedzone negocjacjami z wykonawcami. 
  • Procedura z wolnej ręki może być stosowania w zamówieniach krajowych i unijnych. Przesłanki jej zastosowania różnią się w sposób nieznaczny między sobą w zależności od wartości zamówienia.
  • Jedną z częstszych przyczyn stosowania procedury z wolnej ręki jest monopol wykonawcy na danym rynku. W tym miejscu zalecamy zachować szczególną ostrożność przy udzielaniu zamówień na zakup i wdrożenie systemu informatycznego. Jeśli wykonawca odmawia przekazania kodów źródłowych do wdrożonego oprogramowania, to nie stanowi to podstawy zlecenia mu zamówienia z wolnej ręki na modyfikacje i naprawy oprogramowania z uwagi na jego „monopol”.
  • Zamawiający często korzystają z zamówienia z wolnej ręki, gdy wystąpiła wyjątkowa nieprzewidziana sytuacja i trzeba pilnie zrealizować zamówienie. Dotyczy to m.in. awarii i wypadków. Warto pamiętać, że należy wcześniej oszacować długość trwania postępowania w trybach konkurencyjnych, sprawdzić, czy pozwoli ona dokonać potrzebnych zakupów a jeśli nie, to dopiero potem podjąć decyzję o zamówieniu z wolnej ręki.
  • W trybie z wolnej ręki wolno także kupować po nieudanych przetargach lub procedurze podstawowej. Unieważnienie tych procedur musi mieć jednak określone, wskazane ustawą Pzp przyczyny.

Sprawdź też darmowe webinarium Portalu ZP: Procedura z wolnej ręki według nowej ustawy Pzp 2021

Jeśli dostawca energii elektrycznej wypowiada umowę, możesz zastosować tryb z wolnej ręki – opinia UZP

Jeśli dostawca energii elektrycznej wypowiada umowę, możesz zastosować tryb z wolnej ręki – opinia UZP

W ostatnim czasie wielu wykonawców rozwiązuje umowy na zamówienia publiczne, których przedmiotem są dostawy energii elektrycznej. Jest to prawdopodobnie spowodowane znaczącymi wzrostami cen energii. Urząd Zamówień Publicznych wydał komunikat dotyczący możliwości zastosowania w takim przypadku trybu z wolnej ręki, ale pod pewnymi warunkami.

Czy trzeba aktualizować plan, jeśli pojawiło się nowe, niezamierzone zamówienie poniżej 130.000 zł?

Pytanie:

W czerwcu 2021 roku przeprowadzamy przetarg nieograniczony na organizację kilku młodzieżowych obozów sportowych. Kwota zamówienia znacznie przekracza 130.000 zł. Pozycja ta jest zapisana w planie zamówień. Jednak kilka dni temu na spotkaniu komisji socjalnej uchwalono, że nauczyciele chcą jechać na wyjazd integracyjny w październiku 2021 roku. Czy tę wycieczkę mam również objąć procedurą przetargową? Czy należy zmienić plan zamówień? Dodam, że wycieczka nie była planowana i jej wartość nie przekroczy 40.000 zł.

Zamówienia poniżej 130.000 zł wolno zrealizować bez publikacji ogłoszenia

Pytanie:

Jednostka samorządu terytorialnego nie publikuje (można nawet powiedzieć, że nie prowadzi) postępowań w zakresie nadzorów i projektów dla branży budowlanej drogowej. Wykonawców wybiera na podstawie składanych ofert, jednak nie informuje publicznie o terminie składania takich ofert ani kiedy je otworzy. Informacje, jakie otrzymałem od jednego z pracowników zamawiającego są następujące: „Należy złożyć ofertę z początkiem roku z wartością w % od wartości zadania, dla którego prowadzony będzie nadzór”. Czy takie działanie jest zgodne z prawem? Są to postępowania na zamówienia o wartości do 130.000 zł. Jakie są przewidziane tryby dla zamówień poniżej takiej kwoty? Czy można podpisać umowę z wolnej ręki, nie publikując ogłoszenia ani nie wysyłając zapytań ofertowych?

Zasady zlecania zamówień do 5.000 zł – jakie reguły wolno ustanowić?

Pytanie:

Zamawiający chciałby odformalizować procedury udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. Czy za wystarczające można uznać dokonywanie wydatków do 5.000 zł bez składania jakiegokolwiek wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienia publiczne i bez wyliczenia wartości szacunkowej zakupu? Czynność byłaby odnotowana jedynie w aplikacji dostępnej w programie wewnętrznym (rejestr), bez akceptacji głównego księgowego, działu zamówień publicznych oraz dyrekcji. Odpowiedzialność w tym zakresie byłaby powierzona kierownikowi działu komórki merytorycznej (kierownik byłby ustanowiony dysponentem środków finansowych do określonej kwoty np. 20 tys. zł w ramach danej grupy zakupów). Czy takie założenia można uznać za racjonalne? Jak argumentować w razie kontroli zamówień publicznych do 30.000 euro, biorąc pod uwagę np. informacje o wynikach kontroli NIK „Informacji o wynikach kontroli” oraz szacowania zamówień publicznych a także zasadę racjonalnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych w kontekście art. 44 ustawy o finansach publicznych?

Których przepisów ustawy Pzp nie trzeba stosować w postępowaniu prowadzonym w trybie z wolnej ręki?

Pytanie:

Czy w przypadku zamówień udzielanych w trybie z wolnej ręki, które mogą być realizowane tylko przez jednego wykonawcę zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b lub art. 67 ust. 1 pkt 1a bądź art. 67 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający może odstąpić od powołania komisji przetargowej, wykluczenia w trybie art. 24 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp oraz przekazania zaproszenia do negocjacji?

Reguły zmiany umowy o wartości poniżej 30.000 euro

Pytanie:

Zamawiający prowadził procedurę rozeznania rynku realizowaną na podstawie regulaminu jednostki (wartość szacunkowa ok. 15 tys. zł). Odbywało się ono w formie wysyłki maili do potencjalnych wykonawców. Z uwagi na specyfikę zamówienia do maila był dołączony formularz oferty zawierający formularz cenowy, który potencjalni wykonawcy byli zobowiązani wypełnić. Z wykonawcą, który przesłał najkorzystniejszą ofertę, podpisano umowę, na kwotę wskazaną jako suma ujęta w formularzu cenowym (o ok. 300 zł niższa niż gdyby przeliczono i poprawiono omyłkę rachunkową, która w nim wystąpiła). Umowa jest zatem zawarta na kwotę wskazaną jako suma formularza, ale wyższą niż wynika z przeliczenia cen jednostkowych w formularzu. Ani wykonawca ani zamawiający nie zwrócili uwagi na to, że w treści formularza była omyłka pisarska, która powinna być wyjaśniona i poprawiona. Jednak również po korekcie właśnie temu wykonawcy udzielone zostałoby zamówienie i jego wycena byłaby najkorzystniejsza. Obecnie wykonawca ma trudność z wystawieniem faktury. Czy można aneksować taką umowę w zakresie dotyczącym ceny, dokonując jej zmiany na cenę wynikającą z przeliczenia formularza i zapłacić wykonawcy więcej o ok. 300 zł? W umowie nie było postanowień, które ograniczałyby możliwość aneksowania do konkretnych przypadków, a jedynie zapis, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej.

Przetarg prowadzony poza ustawą Pzp – jak zmieniać umowę?

Pytanie:

Projekt jest dofinansowany ze środków RPO a zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy Pzp. Ogłoszono przetarg nieograniczony o udzielenie zamówienia. Zamawiający przedstawił w siwz wymagania odnośnie do parametrów urządzeń. W pytaniach do specyfikacji potencjalni wykonawcy pytali o możliwość zmiany urządzeń na inne, o lepszych parametrach. Zamawiający dopuścił taką możliwość, pod warunkiem zmiany przez wykonawcę pozwolenia na budowę i innych wymaganych prawem dokumentów oraz notarialnie złożonego oświadczenia, iż jeżeli nie będzie możliwości zmiany tych pozwoleń, to wykona je na pierwotnie zakładanych w terminie podanym w siwz. Wykonawca, który złożył ofertę, nie poinformował, iż planuje zmienić urządzenia. Podpisał umowę na realizację prac a dopiero potem wystąpił do zamawiającego o zgodę na zmianę urządzeń. Czy wolno nam wyrazić zgodę na zmianę tych urządzeń na inne już po podpisaniu umowy?

procedura z wolnej ręki

Procedura z wolnej ręki to tryb wyjątkowy i musi być poprawnie uzasadniony

Stwierdzona po stronie zamawiającego potrzeba udzielenia zamówienia innemu wykonawcy nie wynikała z wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć. Była ona bowiem skutkiem odstąpienia przez zamawiającego od dotychczasowej umowy. Wypowiedzenie to nie było jednak ani nagłe ani pilne. Wykonawca planowo realizował zamówione przewozy (w tym zakresie zamawiający nie przedstawiał żadnych zastrzeżeń), a żądane dokumenty zostały dostarczone zamawiającemu na co najmniej kilkanaście dni przed złożeniem oświadczenia o odstąpieniu od umowy lub znajdowały się w jego posiadaniu w innym trybie (administracyjnym). Nie było także wymagane natychmiastowe wykonanie zamówienia – w tym przypadku w postaci przejęcia realizacji zamówienia przez innego wykonawcę, ponieważ odwołujący realizował przewozy regularnie i zgodnie z umową. KIO uznała, że zamawiający nie wykazał zaistnienia żadnej z przesłanek zastosowania trybu z wolnej ręki, o której stanowi art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp (wyrok KIO z dnia 18 marca 2019 r. sygn. akt KIO 397/19).

wnioski z kontroli

NIK weryfikuje zamówienia poniżej progu 30.000 euro – skorzystaj z wniosków z kontroli i zadbaj o bezbłędne procedury

Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła kontrolę niemal 400 postępowań na zamówienia poniżej 30.000 euro. Na podstawie wyników kontrolnych wyciągnięto wnioski, które zaprezentowano w opracowanej w tym celu „Informacji o wynikach kontroli”. Sprawdź, na co zwracali uwagę audytorzy, jakie uchybienia wskazali jako najbardziej istotne i nie powtarzaj błędów innych podmiotów zamawiających. 

Stawianie i ocena warunków udziału w postępowaniu poniżej 30.000 euro

Pytanie:

W zapytaniu ofertowym na realizację szkolenia zamkniętego dla pracowników jednostki zamawiający wskazał jako kryterium dostępu „wykazanie przez wykonawcę (jednostkę szkoleniową) 5 różnych szkoleń”. Wykonawca składający ofertę wskazał 5 szkoleń o tym samym tytule i identycznych blokach tematycznych. Każde z wymienionych szkoleń było realizowane w innym terminie i miejscu i skierowane było do pracowników różnych powiatowych urzędów pracy. Czy należałoby uznać, że zostało spełnione kryterium dostępu przez wykonawcę? Czy szkolenia o tej samej tematyce (ten sam tytuł, te same bloki tematyczne), realizowane w różnych terminach, dla różnych odbiorców należy uznać za takie same szkolenia?

Zamówienia poniżej 30.000 euro – pamiętaj o zasadach związanych z dyscypliną finansów publicznych

Pytanie:

W regulaminie zlecania zamówień do 30.000 euro mamy zapis, że do kwoty 50.000 zł netto wolno nam negocjować z jednym wykonawcą bez procedury opisanej w regulaminie. Jednocześnie szacując wartość zamówienia, stosujemy przy dostawach czy usługach taką zasadę, że wysyłamy do potencjalnych wykonawców pismo z prośbą o oszacowanie zamówienia. Aktualnie w wyniku takich zapytań otrzymaliśmy 3 odpowiedzi. Jedna na kwotę 10.000 zł, druga na 12.000 zł, trzecia na 15.000 zł. Wyliczając średnią, wartość zamówienia wychodzi nam poniżej 50.000 zł. Czy zgodnie z naszym regulaminem mogę teraz wybrać wykonawcę, który złożył najdroższą wycenę na 15.000 zł, ponieważ jest ona poniżej 50.000 zł?

Zamawiający w procedurze podprogowej wybrał ofertę powyżej 30.000 euro – czy zgodnie z prawem?

Pytanie:

Zamówienie na roboty budowlane (budownictwo ziemne – drenaż oraz kanalizacja) zostało ogłoszone jako postępowanie na podstawie wewnętrznego regulaminu (kwota do 30.000 euro). Złożono 5 ofert, 4 oferty – w tym moją – odrzucono. Wybrana została oferta o wartości 160.000 zł brutto. Kwota ta przewyższa 30.000 euro netto. Czy zamawiający ma prawo udzielić tego zamówienia, mimo przekroczenia przez oferenta progu 30.000 euro?

6503c2bdd6b76e15346dd00ce664c711c5caee0e-medium

Dokonując „drobnych” zakupów, musisz także pamiętać o obowiązujących Cię zasadach

Nie ulega wątpliwości, że przeprowadzanie postępowań przetargowych generuje po stronie zamawiającego pewne koszty. W przypadku nabywania rzeczy o niewielkiej wartości koszty te mogą przewyższać ewentualne zyski wynikające z przeprowadzenia sformalizowanych i długotrwałych postępowań przetargowych. Aby zapobiec takim sytuacjom, w ustawie Pzp  wprowadzono regulację określającą tzw. „próg bagatelności” w wysokości 30.000 euro. Jest to wartość zamówienia, poniżej której zamawiający ma prawo do bezpośredniego, czyli z pominięciem przepisów ustawy Pzp, udzielenia zamówienia. Nie oznacza to jednak, że zamawiający mogą zupełnie dowolnie wydatkować powierzone im środki.

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.