niezgodność z siwz

Siwz – najważniejsze elementy dokumentu

Siwz – najważniejsze elementy dokumentu, których nie można pominąć, cz. I

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest najistotniejszym dokumentem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Określa bowiem zasady, jakimi będzie się kierował zamawiający, wybierając najkorzystniejszą ofertę. Jest także pewnego rodzaju etapem przygotowawczym późniejszego procesu realizacji zamówienia. W siwz zamawiający opisuje swoje potrzeby zakupowe, określa zasady uczestnictwa w postępowaniu oraz podaje inne istotne informacje dotyczące procedury i wykonania umowy w sprawie zamówienia. Jakie są najważniejsze elementy siwz i co w tej kwestii mają do powiedzenia organy orzekające, przybliżamy w niniejszym przeglądzie.

Wykonawca – niezależnie od konstrukcji formularza oferty – ma obowiązek zaoferować przedmiot zgodny z siwz

Pytanie:

Jak postąpić w sytuacji, kiedy zamawiający nie zażądał (nie wskazał) w formularzu ofertowym, aby wykonawca podał nazwę oprogramowania służącą do realizacji usługi? Czy postępowanie trzeba unieważnić?

Zapisy siwz należy interpretować wprost, tak by wykonawcy nie byli zaskoczeni nowymi wymogami

Pytanie:

Zamówienie jest współfinansowane ze środków UE. Zamawiający przyjął 2 kryteria oceny ofert – cena 60% oraz termin przedłużenia gwarancji na oferowany przedmiot zamówienia 40%. Kryterium opisano w następujący sposób: „Punkty przyznawane za kryterium przedłużenie okresu gwarancji na oferowany przedmiot zamówienia zostaną przyznane w skali od 0 do 40 pkt na podstawie informacji podanej przez wykonawcę w formularzu oferty i w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) zgodnie z poniższymi założeniami:

  • przedłużenie okresu gwarancji o 12 m-cy – 20 pkt,
  • przedłużenie okresu gwarancji o 24 m-ce – 40 pkt.

Podstawowy okres gwarancji dla danego asortymentu został określony w OPZ a liczony jest od dnia odbioru końcowego i przekazania oferowanego sprzętu do bieżącej eksploatacji.

W przypadku niepodania w formularzu oferty okresu przedłużenia gwarancji wykonawca zobowiązuje się udzielić gwarancji na minimalny określony w OPZ okres gwarancji na dostarczony przedmiot umowy i w związku z powyższym otrzyma 0 pkt w tym kryterium. W przypadku podania w formularzu oferty okresu przedłużenia gwarancji dłuższego niż 24 m-ce, zamawiający przyzna takiej ofercie 40 pkt”.

Zamawiający nie przewidział, że wykonawca w obrębie danego pakietu zaoferuje dla każdej pozycji asortymentowej różne terminy przedłużenia okresu gwarancji. W pakiecie nr X zostały złożone 2 oferty. Wykonawca A złożył ofertę bez przedłużania okresu gwarancji i z wyższą ceną a wykonawca B ofertę z niższą ceną i różnymi terminami przedłużenia gwarancji dla pozycji asortymentowych wchodzących w skład pakietu X. W pakiecie Y ten sam wykonawca B złożył jedyną ofertę z różnymi terminami przedłużenia okresu gwarancji. Czy w związku z brakiem szczegółowego opisu kryterium, dotyczącego takiego przypadku, zamawiający może dokonać oceny poprzez przyznanie punktów zgodnie z opisem kryteriów dla każdej pozycji asortymentowej w danym pakiecie a następnie wyliczenie średniej arytmetycznej dla danego pakietu, czy powinien unieważnić postępowanie np. zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp?

774d6355293a66dc498c8a551afd64fd0fa39e41-medium

Zgodność oferty z siwz musi być oceniana przez pryzmat deklarowanych przez wykonawcę parametrów

Izba podkreśla wypracowaną w orzecznictwie zasadę, iż wątpliwości interpretacyjne oraz wszelkie nieścisłości i rozbieżności wynikające z dokumentacji postępowania należy interpretować na korzyść wykonawców (wyrok z 14 listopada 2017 r., sygn. akt KIO 1441/17).

904c98bb18de280488b572b3465f4834179cd95f-medium

Kiedy wolno poprawić niezgodność oferty z siwz? Skorzystaj z gotowych porad

Poza omyłkami pisarskimi i rachunkowymi, które charakteryzują się oczywistością, ustawodawca przewidział również obowiązek poprawienia w treści oferty innych omyłek powodujących, że oferta pozostaje niezgodna z siwz, a których poprawienie nie powoduje istotnych zmian oferty. Instytucja, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp ma na celu stworzenie możliwości brania pod uwagę ofert obarczonych nieistotnymi wadami, tj. różnego rodzaju brakami, błędami, niejasnościami czy nawet wewnętrznymi sprzecznościami, których korekta nie zmieni w istotny sposób kształtu oświadczenia woli złożonego przez wykonawcę. Czynność poprawienia omawianej omyłki prowadzi do uszczegółowienia, doprecyzowania treści oferty, tak by doprowadzić zamawiającego do pewności, że oferta odpowiada jego oczekiwaniom. Sprawdź, w jakich przypadkach korekta takich przeoczeń jest możliwa a kiedy niedopuszczalna.

c688cc7bcaacacbf8053aa27950d49dcd3dbbfae-medium

Brak wyceny pozycji nie świadczy o niezgodności treści oferty z siwz

Wykonawca w formularzu cenowym nie wycenił jednej z pozycji. KIO stwierdziła jednak, że nie w każdym przypadku brak wyceny pozycji świadczy automatycznie o niezgodności oferty z siwz. Należy w tym zakresie wziąć pod uwagę wszystkie dokumenty postępowania (wyrok z 6 lipca 2016 r.; sygn. akt KIO 1062/16). 

Oferowanie rozwiązania zmieniającego funkcjonalność sprzętu stanowi o niezgodności oferty z siwz

Wszelkie niejasności w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinny być wyjaśniane na etapie postępowania przetargowego. Wykonawca nie może żądać uznania jego oferty za zgodną z siwz, jeżeli oferowany sprzęt nie spełnia wymaganych przez zamawiającego parametrów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 maja 2016 r.; sygn. akt KIO 607/16).

e6949a5c350ccd689990b58ddf49f4e145531e72-medium

Oferowanie rozwiązania zmieniającego funkcjonalność sprzętu stanowi o niezgodności oferty z siwz

Wszelkie niejasności w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinny być wyjaśniane na etapie postępowania przetargowego. Wykonawca nie może żądać uznania jego oferty za zgodną z siwz, jeżeli oferowany sprzęt nie spełnia wymaganych przez zamawiającego parametrów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 maja 2016 r.; sygn. akt KIO 607/16).

f9c49a1ce49d124b01f2ea835ec5edde4758c053-medium

Sprawdź, kiedy w praktyce treść oferty jest niezgodna z siwz

Niezgodność oferty z treścią siwz występuje w sytuacji, gdy treść zobowiązania ofertowego pozostaje merytorycznie sprzeczna z wyartykułowanymi przez zamawiającego wymaganiami w siwz. O błędzie w obliczeniu ceny można mówić, jeżeli cena oferty jest obliczona w sposób niezgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami (jak np. zastosowanie niewłaściwej stawki podatku VAT) lub ze sposobem obliczenia ceny określonym przez zamawiającego w siwz (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 kwietnia 2016 r., sygn. akt KIO 460/16).

Zamawiający nie ma obowiązku przygotowywać gotowego formularza oferty do wypełnienia

Pytanie:

W prowadzonym przetargu nieograniczonym przewidzieliśmy 3 kryteria oceny ofert:

  • cenę (z wagą 94%),
  • termin płatności (z wagą 3%) i
  • czas usunięcia nieprawidłowości w realizacji zamówienia (znaczenie 3%).

Zamawiający w przygotowanym formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do siwz uwzględnił dwa pierwsze kryteria, trzecie zaś przez przeoczenie nie zostało do niego wpisane. Oferty złożyło sześciu wykonawców z czego pięciu z nich wskazało trzecie kryterium w różny sposób tj.: w formie oświadczenia, w formularzu ofertowym jako dodatkowy punkt oraz we wzorze umowy w przeznaczonym do tego miejscu. Jeden wykonawca nie odniósł się do trzeciego kryterium. Inny z kolei podał termin płatności 14 dni jako drugie kryterium. W siwz umieściliśmy zapis: „termin płatności – 3%:

  1. 21 dni od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT – 0 pkt,
  2. 30 dni od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT – 3 pkt”.

Czy należy odrzucić wskazane oferty jako niezgodne z siwz?

Przygotowanie oferty

Dużą rolę odgrywa przygotowanie przez wykonawcę oferty zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego

Wykonawca od samego początku musi mieć świadomość, że wszelkie dane, informacje zawarte w ofercie zostaną, a przynajmniej powinny zostać, wnikliwie zweryfikowane pod względem zgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Przepisy ustawy Pzp nie uzależniają bowiem obowiązku odrzucenia oferty od stopnia jej niezgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Każda niezgodność powoduje taki skutek, o ile nie zachodzi podstawa do poprawienia omyłek w ofercie w trybie art. 87 ust. 2 ustawy Pzp.

Zamawiający decyduje, kto wykona kluczowe części zamówienia

Zamawiający ma prawo wskazać w umowie i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że kluczowe części zamówienia mają być świadczone przez osoby posiadające wymaganą wiedzę i doświadczenie.  Wykonawca do realizacji zasadniczego przedmiotu umowy musi te osoby wyznaczyć. W przeciwnym razie jego oferta będzie podlegała odrzuceniu jako niezgodna z siwz (wyrok Krajowej izby Odwoławczej z 12 listopada 2015 r.; sygn. akt KIO 2334/15).   

Przedstawienie próbki ostatecznie ma prowadzić do stwierdzenia zgodności lub braku zgodności oferowanego przedmiotu z siwz

Pytanie:

Jako wykonawca startuję w przetargu nieograniczonym na dostawy poniżej progów unijnych. Zamawiający wprowadził do siwz następujący zapis: „Zastrzegamy sobie prawo do wezwania wykonawcy do złożenia próbek po otwarciu ofert”. Jako wykonawca również jest mi na rękę dostarczyć próbki dopiero po otwarciu jeżeli moja oferta jest konkurencyjna lub budzi wątpliwości niż przedkładać próbki na etapie postępowania będąc na szarym końcu. Problem w tym, że nie widzę uzasadnienia prawnego takiego zapisu, a dokładniej konsekwencji odrzucenia naszej oferty na podstawie art 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp po złożeniu próbek na wezwanie zamawiającego, ale bez uprzedniego wezwania nas do uzupełnienia dokumentów (prawidłowych próbek – nie zawierających błędów) na podstawie art. 26 ust 3 ustawy Pzp. Kryterium oceny ofert była cena oraz termin dostawy. Zatem przyjmując dane nam wytyczne próbki w tym postępowaniu, o które zamawiający nas „poprosił” po otwarciu ofert traktować należy jako dokument zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym dokumentów jakie zamawiający może żądać od wykonawców. Oczywiście w piśmie zamawiający nie podał podstawy prawnej takiego „uzupełnienia”. Próbki jako wykonawca uzupełniłem w wyznaczonym terminie jednak organizator przetargu doszedł do wniosku po ich otrzymaniu, że są one niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia. Odrzucił ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp . Czy nie powinien najpierw wezwać nas do ich uzupełnienia?

Tylko poważne uchybienie może prowadzić do odrzucenia oferty

Niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinna wynikać z wymagań zamawiającego zapisanych w sposób jednoznaczny. Odrzucenie oferty może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy uchybienia w niej popełnione są na tyle znaczące, że wywierają wpływ na wykonanie umowy i to wpływ tego rodzaju, iż wykonanie umowy zgodnie z opisanymi wymaganiami zamawiającego jest niemożliwe (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 marca 2015 r.; sygn. akt KIO 319/15).

Informacje ze strony internetowej wykonawcy nie mogą być dowodem na niezgodność jego oferty z siwz

Dopuszczalne jest dowodzenie faktów za pomocą wydruków ze stron internetowych. Jednak często informacje tam zamieszczanie są ogólnikowe, czy niekompletne, wobec czego ich wiarygodność powinna być oceniana bardzo ostrożnie (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 23 grudnia 2014 r.; sygn. akt KIO 2591/14).

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.