zamówienie publiczne

Nie trzeba szacować zamówień „wstecz”, łącząc wartości tych planowanych z udzielonymi

Pytanie:

W 2022 roku zamawiający realizował projekt „Cyfrowa Gmina”, na który składały się różne zakupy m.in. sprzętu komputerowego, licencji, utworzenie portalu itp. Część udało się zamówić i zrealizować, ale nie wszystkie. Niektóre zrealizowano dopiero w 2023 roku. W tym roku zamawiający musi zakupić ze środków własnych (już nie projektu) m.in. sprzęt komputerowy (20.000 zł) i licencji (8.000 zł). Czy należy na nowo oszacować zamówienia i połączyć te, które zrealizowano w 2023 roku z tymi dopiero zaplanowanymi? Czy przy szacowaniu wartości zamówienia należy wziąć pod uwagę wartość całego projektu (w tym zadań zrealizowanych w 2022 roku), czy tylko tych zadań, które „przeszły” na 2023 rok?

Czy zamawiający ma obowiązek udostępnić dokumenty związane z realizacją umowy w sprawie zamówienia?

Pytanie:

W trakcie postępowania potencjalny wykonawca napisał do nas: „Dotyczy postępowania: »Świadczenie usług asystenta osobistego osoby niepełnosprawnej oraz świadczenie usług opieki wytchnieniowej dla mieszkańców gminy ........ – edycja 2023«. Nr postępowania: ...........

Proszę o udzielenie informacji o obecnym lub ostatnim wykonawcy usługi. Proszę o przesłanie trzech ostatnich faktur za realizację usługi oraz liczbę godzin faktycznie wykonanej usługi w ostatnich trzech miesiącach”.

Czy zamawiający ma obowiązek udostępnić mu faktury oraz dane z realizacji poprzedniej edycji programu?

Zamówienia podobne – przepisy starej i nowej ustawy Pzp

Pytanie:

Zamawiający zawarł umowę na publiczny transport zbiorowy świadczony na rzecz gminy na okres od 01.07.2020 r. do 30.06.2024 r. Obecnie zamawiający rozważa możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług. Zamówienie to przewidziano w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego. Mając to na uwadze, czy zamawiający na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp może zawrzeć nową umowę na 2 lata? Jeżeli tak, to w jakim terminie należy podpisać kontrakt? Jeżeli nie, to proszę o przypomnienie, jakie łącznie należało spełnić przesłanki, żeby móc skorzystać z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy pozwala zamawiającemu w razie konieczności zaspokoić jego roszczenia w przypadku nienależytego wywiązania się wykonawcy

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 15 – 19 maja 2023 r.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy pozwala zamawiającemu w razie konieczności zaspokoić jego roszczenia w przypadku nienależytego wywiązania się wykonawcy z umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający ma prawo pokryć roszczenia środkami z zabezpieczenia bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Sprawdź, w jakich formach i w jakiej wysokości można wnieść zabezpieczenie oraz jak dokonać jego zwrotu zgodnie z prawem.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 8 maja – 12 kwietnia 2023 r.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 8 – 12 maja 2023 r.

Aby oficjalnie zakończyć proces zamówienia publicznego, niezbędne są dodatkowe kroki poza podpisaniem protokołu odbioru końcowego oraz opłaceniem faktury od wykonawcy. Wymaga się mianowicie udostępnienia informacji o wykonaniu umowy dotyczącej zamówienia publicznego. Ponad to w przypadku trudności w realizacji umowy pojawią się dodatkowe obowiązki dotyczące raportowania. W artykule opublikowanym w dziale Top temat poruszamy kwestie odnoszące się do obowiązków informacyjnych, które zamawiający musi spełnić po zakończeniu realizacji zamówienia publicznego, takie jak ogłoszenie wykonania umowy, raport o realizacji zamówienia lub sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.

Zamówienia podobne jako wyjście awaryjne dla zamawiającego

Pytanie:

Zgodnie z art. 134 ust. 2 pkt ustawy Pzp SWZ zawiera również informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień. Czy jeśli na etapie szacowania wartości zamówienia nie wiem jeszcze, czy będę potrzebować zwiększenia czy też rozbudowy zamawianych właśnie maszyn, to mogę zawrzeć w SWZ taki zapis jako tzw. furtkę awaryjną, aby w przyszłości móc skorzystać z tego typu możliwości?: „Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp”. W jakim czasie mogę od zamówienia podstawowego z tego skorzystać i czy są jakieś ograniczenia procentowe wartości tych zamówień?

Obowiązki zamawiający po wykonaniu umowy PZP

4 obowiązki informacyjne zamawiającego po wykonaniu zamówienia publicznego

Aby formalnie zakończyć realizację zamówienia publicznego, nie wystarczy podpisać protokołu odbioru końcowego przedmiotu umowy czy opłacić wystawionej przez wykonawcę faktury. Wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego należy upublicznić. Dodatkowe obowiązki informacyjno-sprawozdawcze pojawiają się, jeśli realizacja umowy „napotkała pewne trudności”. W artykule omawiamy kwestie związane z obowiązkami informacyjnymi, jakie ciążą na zamawiającym po realizacji zamówienia publicznego takimi jak: ogłoszenie o wykonaniu umowy, raport z realizacji zamówienia czy sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. 

W tym artykule
  • Zgodnie z art. 448 ustawy Pzp zamawiający ma obowiązek zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2 ustawy Pzp. Ogłoszenie będzie zamieszczane w BZP, w terminie 30 dni od wykonania umowy. Obowiązek dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych w wyniku postępowań krajowych, jak i tych unijnych.
  • Zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający są zobowiązani przekazywać roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
  • Obowiązkiem sprawozdawczym objęty jest każdy zamawiający (art. 7 pkt 31 oraz art. 4,5 ust. 1 i 6 ustawy Pzp), który udzielił zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp zamówieniem publicznym jest odpłatna umowa z wykonawcą, której przedmiotem jest  nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.
  • Zgodnie z art. 446 ustawy Pzp, w przypadku zamówień, których realizacja napotkała określone trudności (np. naliczenie kar umownych, znaczące opóźnienia w realizacji), pojawi się obowiązek przygotowania raportu z realizacji zamówienia.
  • W rejestrze umów prowadzonym przez Ministra Finansów, o którym mowa w art. 34a ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, poza informacją o zawartych umowach, będą zamieszczane także informacje m.in. o wygaśnięciu umowy. Obowiązek rejestrowania umów wejdzie w życie 1 stycznia 2024 r.
Wynagrodzenie wykonawcy jest istotnym elementem umowy o zamówienie publiczne i zarówno jego wysokość jak i formy i warunki płatności muszą być jasno określone.

Wynagrodzenie wykonawcy w umowie w sprawie zamówienia publicznego

Wynagrodzenie wykonawcy jest istotnym elementem umowy o zamówienie publiczne i zarówno jego wysokość jak i formy i warunki płatności muszą być jasno określone.

Cena za realizację zamówienia może być ustalona w formie ryczałtu, co oznacza, że będzie ona stała niezależnie od ostatecznego wykonanego zakresu zamówienia. Możliwe jest również ustalenie wynagrodzenia kosztorysowego, czyli uwzględniającego rzeczywiste koszty poniesione przez wykonawcę w trakcie realizacji umowy. Coraz częściej zamawiający stosują płatności częściowe, czyli rozkładają wynagrodzenie na kilka rat. Dodatkowo wykonawca może (a niekiedy musi) otrzymać zaliczkę na poczet wynagrodzenia, która ma na celu zabezpieczenie jego interesów finansowych.

Wszystkie te elementy trzeba precyzyjnie określić w umowie o zamówienie publiczne, aby zapewnić jej prawidłową realizację.

W artykule omówimy różne formy wynagrodzenia, takie jak płatności częściowe, zaliczki, ryczałt czy wynagrodzenie kosztorysowe, a także wyjaśnimy, jak ustala się wynagrodzenie w takich umowach.

W tym artykule
  • W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego zarówno zamawiający, jak i wykonawca ponoszą ryzyko. Zamawiający nie może zmniejszyć wynagrodzenia wykonawcy, gdy ceny prac lub materiałów spadają lub gdy zakres prac ulega zmniejszeniu. Z kolei wykonawca nie ma prawa żądać podwyższenia wynagrodzenia, gdy koszty lub zakres prac zwiększają się.
  • W przypadku wynagrodzenia kosztorysowego ostateczna jego wysokość jest ustalana po realizacji zamówienia. Sam kosztorys jest jedynie szacunkową prognozą kosztów. W trakcie wykonywania umowy mogą wystąpić nieprzewidziane okoliczności, co może wpłynąć na wzrost lub obniżenie kosztów. Przy zmianie zakresu prac, koszty realizacji mogą ulec zmianie, co powoduje, że kosztorys nie ma charakteru ostatecznego.
  • Aby zapewnić płynność finansową wykonawcy, zamawiający może zdecydować się na wypłatę wynagrodzenia w częściach. W umowie zostanie określony procent wynagrodzenia wypłacanego za każdy etap realizacji zamówienia, co pozwoli na regularne wpływy finansowe dla wykonawcy. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami, wartość ostatniej części wynagrodzenia nie powinna przekraczać 50% całkowitej wartości wynagrodzenia umownego
  • Zgodnie z przepisami prawa, termin płatności ustalony w umowie o zamówienie publiczne nie może być dłuższy niż 30 dni, które liczy się od daty doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku potwierdzającego dostawę towaru lub wykonanie usługi. Powyższy wymóg wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i ma na celu zapobieganie nadmiernym opóźnieniom w regulowaniu płatności między podmiotami gospodarczymi.

Sprawdź też:

3 pytania o waloryzację umów Pzp zgodnie z ustawą o uproszczeniach procedur administracyjnych dla obywateli

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 24 kwietnia – 28 kwietnia 2023 r.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 24 kwietnia – 28 kwietnia 2023 r.

Podpisanie umowy w sprawie zamówienia publicznego może wiązać się z pewnym ryzykiem, związanym zarówno z nieprzewidzianymi zdarzeniami na rynkach krajowym i zagranicznym, jak i ze zmianami po stronie samych kontrahentów. Klauzule dotyczące modyfikacji umowy pozwalają na zmiany jej treści w razie konieczności, np. gdy zaistnieją okoliczności, na które strony nie miały wpływu i które utrudniają lub uniemożliwiają wykonanie umowy zgodnie z jej pierwotnym zakresem. Jednocześnie, takie klauzule powinny jasno określać procedury, których należy przestrzegać przy dokonywaniu zmian, w tym np. wymagania dotyczące formy i terminów ich zgłaszania, a także wymogi co do uzgodnienia tych zmian przez obie strony.

W tym tygodniu w Top temacie przedstawiamy 9 trudnych sytuacji, które mogą wystąpić w trakcie realizacji umów między zamawiającym a wykonawcą. Aby uniknąć tych problemów, warto przestrzegać kilku opisanych tam zasad.

Poniżej wszystkie ważne treści, które pojawiły się w naszym serwisie w ostatnich dniach.

Realizacja umowy o zamówienie publiczne 2023

Realizacja umowy w sprawie zamówienia publicznego Pzp 2023 – 9 ważnych pytań i odpowiedzi

Podpisując umowę w sprawie zamówienia publicznego zamawiający i wykonawca nie zawsze są w stanie przewidzieć, jak potoczy się jej realizacja. Prócz nieplanowanych zdarzeń na rynkach krajowym i zagranicznych, zmiany mogą także wystąpić po stronie samych kontrahentów. Dlatego tak istotne jest, aby zastosować w umowie  odpowiednie zabezpieczenia, takie jak klauzule dotyczące modyfikacji umowy czy ustalenie terminów realizacji etapów zamówienia. Ważnym narzędziem w zarządzaniu ryzykiem jest także monitorowanie postępów wykonania zamówienia oraz ewentualnych problemów, które mogą wpłynąć na jego efektywność. Dzięki temu można w porę zapobiec ewentualnym trudnościom i zminimalizować ryzyko ich wpływu na realizację umowy. W tekście przeczytasz o 9 trudnych sytuacjach, jakie w praktyce napotkali zamawiający i wykonawcy podczas realizacji umów. Sprawdź, ja uniknąć ich podczas współpracy.

W tym artykule
  • Zgodnie z Prawem zamówień publicznych zamawiający nie może uchylić się od podpisania umowy. Postępowanie musi zakończyć się albo podpisaniem kontraktu, albo unieważnieniem przetargu. Jeżeli zamawiający nie ma podstaw, by unieważnić procedurę, wykonawca może żądać podpisania umowy. Jeżeli zamawiający odmawia, wykonawca może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
  • Jeśli zamawiający nie przewidział klauzul waloryzacyjnych i nie wyraża zgody na aneks na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, wykonawca może domagać się tzw. waloryzacji sądowej lub rozwiązania umowy przez sąd.
  • Zamawiający nie może – co do zasady – zlecić dodatkowych robót budowlanych, jeśli umowa przewiduje  wynagrodzenie ryczałtowe. Niemniej, ostateczna ocena sytuacji odbywa się w konkretnym stanie faktycznym.
  • Obecna inflacja może być podstawą zmiany wysokości wynagrodzenia w umowie. Jednak wykonawca musi pamiętać, że inflacja sama w sobie nie stanowi dostatecznej podstawy do aneksowania umowy i zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy. To wykonawca musi wykazać, że w toku realizacji nieoczekiwanie zmieniły się koszty. Należy również pamiętać, że niezależnie od okoliczności, zamawiający nie ma obowiązku aneksować umowy.

Sprawdź także:

Treść umowy o zamówienie publiczne wg ustawy Pzp – elementy, na które trzeba zwrócić uwagę!

Tryb negocjacji bez ogłoszenia w ustawie Pzp krok po kroku

Negocjacje bez ogłoszenia – schemat procedury krok po kroku

Na czym polegają negocjacje bez ogłoszenia? Jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Jak wskazuje nazwa procedury, zamawiający nie ogłasza procedury, ale kieruje zaproszenie do postępowania do konkretnych podmiotów. Z racji tego, że konkurencja jest tutaj znacząco ograniczona, z trybu negocjacji bez ogłoszenia wolno skorzystać w ściśle określonych przypadkach. Istnieje przy tym obowiązek stosowania ogólnych przepisów ustawy Pzp do konkretnych czynności proceduralnych takich jak opis przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości itp. Sprawdź, jak krok po kroku przejść przez tryb negocjacji bez ogłoszenia. Zachęcamy także do pobrania schematu procedury w trybie pdf – umieszczamy go na końcu opracowania.

W tym artykule
  • Procedura negocjacji bez ogłoszenia może być wykorzystana zarówno do postępowań krajowych jak i unijnych. Zamawiający przesyła w niej wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenia do negocjacji. Po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składana ofert.
  • Etapy negocjacji bez ogłoszenia dzielą się, jak w każdej procedurze, na etapy przygotowawcze i etapy właściwego postępowania. Do etapów przygotowawczych wykorzystamy przepisy ogólne ustawy Prawo zamówień publicznych.
  • Kiedy stosujemy negocjacje bez ogłoszenia? Jedną z najczęściej stosowanych przesłanek zastosowania negocjacji bez ogłoszenia jest sytuacja, w której zamawiający ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego nie może dochować terminów dla trybów udzielania zamówień publicznych o charakterze konkurencyjnym (np. przetargu) bądź prowadząc procedurę w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Ale uwaga! Należy trzymać się ścisłej interpretacji tej przesłanki szczególnie w kontekście „pilności” danego zakupu. Trzeba też pamiętać, że sytuacji tej nie mógł uprzednio spowodować sam zamawiający (np. nie przewidując odwołań, które mogą przedłużyć procedurę itd.).
  • Drugą dość powszechną sytuacją, gdy zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jest przypadek gdy w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu lub w trybie podstawowym zamawiający nie otrzymał żadnego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub żadnej oferty.
  • Dlaczego warto wybrać negocjacje bez ogłoszenia? Każdy tryb negocjacyjny to szansa dla zamawiającego, aby pozyskać zamówienie na oczekiwanych przez siebie warunkach za jak najbardziej korzystną cenę. Dodatkowo przesłanki jego zastosowania znajdują zastosowanie w trudnych dla zamawiającego sytuacjach typu konieczność pilnego zlecenia zamówienia lub brak ofert w trybach konkurencyjnych.
  • Statystki mówią, że negocjacje bez ogłoszenia są procedurą rzadko wybieraną przez zamawiających. W 2021 roku (brak jeszcze raportu UZP z 2022 roku) skorzystano z niej tylko w ok. 0,1–0,2% wszystkich procedur.
  • Tryb negocjacji bez ogłoszenia regulują przepisy: art. 208–212 ustawy Pzp – dla zamówień unijnych o większych wartościach oraz art. 300–303 ustawy Pzp – dla zamówień krajowych poniżej progów unijnych.

Czy w umowie w sprawie zamówienia publicznego można przewidzieć zmiany ilościowe dostarczanego asortymentu między pozycjami formularza cenowego?

Pytanie:

Czy dopuszczalny jest zapis w umowie na dostawę leków o treści: „Strony dopuszczają możliwość przesunięć ilościowych pomiędzy pozycjami wyrobów wyszczególnionych w danym pakiecie formularza cenowego, który stanowi załącznik nr 1 do umowy, przy zachowaniu maksymalnej wartości danego pakietu (części)”? Reasumując, czy można w trakcie realizacji umowy robić „przesunięcia” ilościowe między pozycjami i np. jednego leku zamówić więcej, a innego mniej, niż to wynika z formularza cenowego, przy zachowaniu wartości sumarycznej całego pakietu (zadania częściowego)?

Prawo opcji, wznowienie, zamówienia podobne – praktyczne zastosowanie, różnice

Prawo opcji, wznowienie, zamówienia podobne – praktyczne zastosowanie, różnice

Zamawiający, chcąc zapewnić sobie możliwość rozszerzenia bądź powtórzenia realizacji określonego zakresu zamówienia z umowy, może skorzystać z prawa opcji, wznowień bądź udzielić tzw. zamówienia podobnego. Dziś krótko o tym, czym jest każde z  tych narzędzi i jakie są między nimi różnice.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 13 marca – 17 marca 2023 r.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 13 marca – 17 marca 2023 r.

Zamawiający, przygotowując postępowanie, ma obowiązek zaprojektować treść przyszłego kontraktu o zamówienie publiczne. Następnie przekazuje go wykonawcom w dokumentach zamówienia. Dzięki temu wykonawca ma świadomość przyszłych praw i obowiązków stron kontraktu, co niewątpliwie wpływa na jego decyzję o złożeniu oferty. Pozwala mu także rzetelnie wycenić oferowane zamówienie. Przygotowując i analizując umowę, trzeba pamiętać o regulacjach prawnych, które z jednej strony nakazują, by zawierała ona określone postanowienia. Z drugiej zaś wskazują na niedozwolone zapisy umowne tzw. klauzule abuzywne. O tym wszystkim piszemy w tym tygodniu w dziale Top temat.

Zawiadomienie o wyborze oferty w procedurach częściowych

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie z podziałem na 2 zadania. Firma A złożyła ofertę na zadanie nr 1 i nr 2. Firma B złożyła ofertę tylko na zadanie nr 2. Zamawiający wybrał ofertę firmy A dla zadania nr 1 i 2, natomiast oferta firmy B na zadanie nr 2 podlega odrzuceniu. Zamawiający tworzy na stronę prowadzonego postępowania ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty, a także zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty w ramach zadania nr 1 i nr 2 do firmy A. Czy w piśmie o wyniku postępowania skierowanym do podmiotu B należy również przedstawiać wynik postępowania dla zadania nr 1 oraz punktację przyznaną ofercie wykonawcy A w ramach zadania nr 1 tak jak w ogłoszeniu o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz piśmie do wykonawcy A? Czy zamawiający tworzy pismo skierowane do wykonawcy B o wyniku postępowania wyłącznie w zakresie zadania nr 2, na które złożył on ofertę wraz z punktacją w ramach zadania nr 2 oraz oczywiście uzasadnieniem faktycznym i prawnym odrzucenia oferty wykonawcy B?

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.