Pytanie: Zamierzamy przeprowadzić postępowanie na wymianę węzłów cieplnych w swojej siedzibie. Dokumentacja projektowa została uzgodniona z firmą dostarczającą ciepło w celu zapewnienia kompatybilności projektowanych rozwiązań z istniejącą siecią oraz odebrana w zeszłym roku. Wszelkie zmiany w projekcie wymagają ponownego uzgodnienia z dostawcą ciepła, który może nie wyrazić zgody na instalację zaproponowanych w najkorzystniejszej ofercie równoważnych rozwiązań. W związku z powyższym proszę o wyjaśnienie, czy należy przewidzieć taki przypadek w umowie i czy może być on podstawą np. do zmiany wynagrodzenia wykonawcy wybranego w postępowaniu (przewiduje się wynagrodzenie ryczałtowe)?

Pytanie: Zamawiający klasyczny zawarł w 2019 roku umowę o udzielenie zamówienia na usługi taksówkarskie. Postępowanie było realizowane w procedurze krajowej, gdzie nie stawiano warunków udziału w postępowaniu, a obligatoryjne przesłanki wykluczenia wykonawcy zostały rozszerzone o tę z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp. Obecnie w wyniku sukcesji doszło do zmiany wykonawcy. Zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy Pzp nowy wykonawca został poproszony o potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu z postępowania. Wykonawca w odpowiedzi poinformował zamawiającego, że nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu, ale z uwagi na siłę wyższą, tj. pandemię, nie jest w stanie potwierdzić, iż posiada wymaganą w opisie przedmiotu zamówienia flotę 500 pojazdów. Wskazał, iż z uwagi na pandemię spadło zapotrzebowanie na usługi taksówkarskie (w tym również u zamawiającego), co przełożyło się na liczbę współpracujących z nim kierowców. Wykonawca zapewnia natomiast, że jest w stanie zrealizować wszystkie zobowiązania wynikające z umowy na określonych w niej warunkach. Czy w opisanym stanie faktycznym należałoby uznać, iż zmiana wykonawcy pociąga za sobą konieczność innych istotnych zmian umowy, tj. niedozwolonych, zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy Pzp? A może należy potraktować zmianę wykonawcy niezależnie od zaistniałego zdarzenia siły wyższej? Jeśli tak, to na jakiej podstawie dokonać takiej zmiany umowy?

Pytanie: Zamawiający planuje przeprowadzić postępowanie na serwisowanie pojazdów pn. „Okresowe obsługi techniczne i naprawy pojazdów służbowych oraz dostawa części i materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do świadczenia ww. usługi”. W ramach zamówienia będą świadczone usługi związane z wykonywaniem okresowych obsług technicznych i napraw pojazdów służbowych, które są po okresie gwarancji producenta pojazdu, przy czym do wyceny oferty wykonawca przyjmie uśrednioną cenę dla „okresowej obsługi technicznej”. Zamawiający rozumie pod tym pojęciem wymianę oleju silnikowego i filtra oleju (każdorazowo), wymianę innych filtrów (powietrza, paliwa, kabinowego) i płynów eksploatacyjnych z częstotliwością określoną przez producenta danego pojazdu oraz sprawdzenie stanu technicznego podstawowych układów, zespołów i podzespołów pojazdu. W ramach zamówienia dla konkretnych pojazdów (marka i model pojazdu, rok produkcji, rodzaj nadwozia, pojemność silnika, rodzaj paliwa) zaplanowano w okresie umowy określoną liczbę przeglądów. Zamawiający, mając na uwadze art. 433 pkt 4 ustawy Pzp, zastrzegł możliwość ograniczenia zakresu zamówienia. Wskazał minimalną wartość, którą będzie musiał wykorzystać, na poziomie 50% kwoty umowy. W sytuacji, gdy nie wykorzysta w pełni środków finansowych określonych w umowie, wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Artykuł 433 pkt 4 ustawy Pzp zakazuje stosowania postanowień umowy, w których zamawiający ogranicza zakres zamówienia, nie wskazując minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron. Czy wobec tego zamawiający jest każdorazowo zobligowany wskazać minimalną wartość zamówienia, którą na pewno zrealizuje? O ile jest to możliwe w przypadku dostaw, które można ewentualnie zmagazynować, to w odniesieniu do usług istnieje ryzyko (pomimo należytego określenia minimalnej wartości zamówienia), że zamawiający nie wykorzysta tego zakresu. Czy niezrealizowanie wskazanego minimalnego zakresu zamówienia powoduje nienależyte wykonanie zamówienia ze strony zamawiającego i wykonawca powinien w takim przypadku nałożyć na zamawiającego kary z tego tytułu? Zamawiający ma wątpliwości, czy powinien zrealizować wskazany minimalny poziom zamówienia, nawet jeśli nie wystąpi taka potrzeba. Co w sytuacji gdy pojawią się okoliczności, na które zamawiający nie ma wpływu (nie dotyczy siły wyższej np. pandemii) – np. zmiana liczby pojazdów wynikająca ze strat. Jak postępować w takiej sytuacji? Co należy zrobić w przypadku sukcesywnych dostaw np. środków czystości, materiałów biurowych, które już zaspokoiły potrzeby zamawiającego, ale nie wyczerpały minimalnego zakresu zamówienia określonego w umowie? Czy zamawiający powinien nadal realizować dostawy? Czy nie naruszy to art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, z którego wynika, że wydatków publicznych należy dokonywać w sposób celowy i oszczędny? W jednej z umów zawartych w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający nie w ujął w umowie zapisów dotyczących wykorzystania minimalnego zakresu zamówienia. Czy należy wprowadzić te regulacje aneksem do umowy?

Pytanie: Czy zgodnie z aktualną ustawą Pzp umowę o zamówienie publiczne można przedłużyć aneksem o jeden miesiąc (do czasu ogłoszenia nowego postępowania) w przypadku, gdy ogłoszony przetarg został unieważniony i nie można podpisać nowej umowy, a ciągłość świadczeń musi być zachowana?

Pytanie: W umowie (okres realizacji czerwiec 2020–2023) na ,,Pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego” nie zawarto zapisów dotyczących możliwości zmiany wysokości wynagrodzenia. Inspektor nadzoru/wykonawca wybrany jest w trybie przetargu nieograniczonego (wartość przedmiotu zamówienia przekraczała próg 30.000 euro). Określono płatność jednorazową za wykonanie zadania, która nie przekracza kwoty 50.000 zł. Czy można dokonać zmian w umowie w trakcie jej realizacji, np. zawrzeć aneks i dopisać w umowie postanowienia art. 142 ust. 5 pkt 2, 3, 4 ustawy Pzp?

Pytanie: Jednostka prowadzi postępowanie poniżej progów unijnych. Czy zmiana umowy na usługę inżyniera kontraktu po rozstrzygnięciu postępowania, a przed podpisaniem umowy z wyłonionym wykonawcą usługi jest dozwolona? Zamawiający w projekcie umowy (załącznik do SIWZ) przewidział możliwość wprowadzenia zmian na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pytanie: Jednostka budżetowa tj. ośrodek pomocy społecznej w kwietniu 2020 roku zawarła na podstawie art. 6 specustawy (który utracił moc 5 września 2020 r.) umowę na schronienie, które zapewnia odbycie kwarantanny osobom bezdomnym. Umowę podpisano na czas określony od kwietnia 2020 roku do upływu 30 dnia od dnia następnego po odwołaniu stanu epidemii. Umowa przewiduje jej zmianę w przypadku udzielenia dodatkowego zamówienia, ze względu na zwiększenie liczby osób wymagających schronienia. Obecnie zachodzi taki przypadek. Czy wobec tego możemy aneksować umowę na podstawie art. 6a ust. 1 specustawy (bez stosowania ustawy Pzp)? Jakie przepisy stosować do ww. umowy w okresie od 6 września 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.? Czy w tym czasie można było aneksować umowę wyłącznie na warunkach w niej określonych?

Pytanie: Zamawiający przygotowuje postępowanie z zastosowaniem prawa opcji. W zakresie realizacji zamówienia chce przewidzieć następujące możliwości: 1)     realizacja zamówienia podstawowego w pełnej wysokości, 2)     realizacja zamówienia podstawowego oraz opcji, 3)     niewykupienie pełnej wartości zamówienia podstawowego. Na gruncie uchylonej ustawy Pzp UZP wskazał w opinii, iż „instytucja prawa opcji zakłada, że zamawiający każdorazowo określa minimalny poziom zamówienia, który zostanie na pewno zrealizowany, co pozwala wykonawcom na rzetelne i właściwe dokonanie wyceny oferty, wskazując jednocześnie dodatkowy zakres, którego realizacja jest uzależniona od wskazanych w kontrakcie okoliczności i stanowi uprawnienie zamawiającego, z którego może, ale nie musi on skorzystać”. Nowa ustawa Pzp w art. 433 pkt 4 stanowi, iż „Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać: możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron”. Czy zamawiający przewidując w postępowaniu możliwość zastosowania prawa opcji, może jednocześnie zastrzec w umowie (zgodnie z pkt 3) niewykupienie pełnej wartości zamówienia podstawowego (bez prawa opcji), ograniczając go do poziomu np. 50%?

Pytanie: Dnia 28 maja 2020 r. zawarliśmy umowę na roboty budowlane z terminem realizacji do 15 listopada 2021 r., a więc dłuższym niż 1 rok. Płatność za wykonanie zadania była jednorazowa po zakończeniu i odbiorze końcowym robót, a siwz nie przewidywała płatności częściowych. W dopuszczalnych zmianach umowy też nie było o tym wspomniane. Wykonawca wystąpił z prośbą o częściową wypłatę wynagrodzenia po realizacji określonej części zamówienia, z uwagi na trudną sytuację finansową. Czy na obecnym etapie realizacji umowy jest możliwe wprowadzenie do niej zapisów o płatnościach częściowych? Obowiązek takich płatności wprowadziła ustawa z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID­­‑19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID­­‑19 (art. 77 pkt 24). Czy możemy zastosować te regulacje do umowy zawartej przed dniem wejścia w życie wskazanej ustawy? Czy istnieje inne rozwiązanie, które pozwoli nam dokonać częściowej zapłaty, dzięki czemu wykonawca nie zrezygnuje z realizacji zamówienia?

Pytanie: W maju 2020 roku udzielono zamówienia sektorowego o wartości poniżej 30.000 euro na opracowanie dokumentacji projektowej. Już w czerwcu zmieniły się warunki – wyszedł na jaw brak prawa do dysponowania niektórymi nieruchomościami na cele budowlane. W związku z tym trzeba zmienić sposób wykonania zamówienia i przygotować dwa projekty. Wykonawcy należy wobec tego zwiększyć wynagrodzenie za realizację dwóch opracowań zamiast jednego. Wówczas jednak wartość umowy przekroczy regulaminowy próg. Czy prawidłowe będzie aneksowanie w tym przypadku umowy, jeśli przewidzieliśmy w niej zamówienie dodatkowe?